Microsoft Outlook是大多数办公室中事实上的电子邮件和日历客户端，它还可以帮助管理您的任务和笔记。除了单击“发送”和“接收”，您还可以做很多事情来改进Outlook工作流，例如共享日历、自动筛选电子邮件等等。

这篇文章是微软办公周的一部分，这是tl80的一个系列文章，在这里我们提供开始使用或掌握微软办公的技巧。想要更多吗？一定要在整个一周内关注Office Week标签页。

快速启动并运行outlook

与其他Office应用程序一样，您需要在Outlook中使用的命令都在功能区中。左侧导航窗格也是Outlook界面的关键部分，允许您在Outlook的不同视图之间快速切换。

在本指南中，我们假设您已经在Outlook中设置了电子邮件帐户，并且了解一些基本知识，例如编写电子邮件和添加日历事件。如果您想复习，请查看此处的Microsoft Office快速入门指南。

如何在microsoft outlook中执行最常见、最基本的任务

与其他Microsoft Office程序不同，Outlook是一个多任务程序，每个程序都有一个专用目的（Word执行文字处理，Excel执行电子表格，PowerPoint执行演示文稿等）。它是你的一体式私人助理，在一个地方管理你的电子邮件、约会、通讯簿、笔记和任务。对于大多数人来说，电子邮件、日历和联系人（或“人”）是Outlook中最常用的功能，因此我们将在这里重点介绍这些功能的生产技巧。

使用规则自动筛选电子邮件

Outlook的规则提供了一种强大的方式来自动组织不间断的电子邮件。Outlook可以自动将带有附件的电子邮件移动到文件夹中，从某些联系人发送桌面或音频警报，根据电子邮件内容对其进行分类，等等。

要开始使用规则：

1. 单击“主页”选项卡中的“移动文件夹”
2. 单击规则>管理规则和警报
3. 单击New Rule…（新建规则…）按钮进入上面显示的向导

Outlook提供了一些常用的规则模板。选择一个，然后在步骤2中，单击带下划线的链接以编辑详细信息。如果要创建具有更多条件的规则，请从空白规则开始：选择“对我收到的邮件应用规则”或“对我发送的邮件应用规则”，然后浏览向导。

您可能会考虑的其他规则：将不在通讯簿中的发件人的电子邮件移动到“可能是垃圾邮件”文件夹，标记所有满足请求的邮件，或将多个电子邮件帐户的邮件合并到一个统一文件夹中。

如果升级到新计算机或一次使用多台计算机，则可以导入和导出Outlook规则，这样就不必重新创建它们。再次转到“移动”>“管理规则和警报”。然后单击“选项”按钮导入或导出规则。

使用快速步骤，只需单击一下即可组织电子邮件

当您接收或发送邮件时，规则可以方便地自动组织邮件，但通常您需要单独处理邮件。Outlook的快速步骤将多个操作组合到一次单击按钮中，以减少管理电子邮件的时间。它就像一个处理电子邮件的宏。

一些默认的快速步骤包括将邮件移动到特定文件夹并将其标记为已读，以及将电子邮件转发到特定联系人或多个联系人。例如，您可以在阅读完时事通讯后使用快速步骤将其发送到“参考”文件夹，或将其他部门应处理的邮件转发到适当的电子邮件地址。

通过单击“开始”选项卡中的“快速步骤”按钮，然后选择“新建快速步骤”，可以创建自己的快速步骤。例如，我经常收到公关公司的“快速”聊天或喝咖啡开会的请求，但我没有时间。因此，我在Outlook中设置了一个快速步骤，只需单击一下就可以快速发送一个标准回复。在快速步骤中，我选择“回复”作为操作，并单击“选项”链接以输入我的文本。

再加上一个Outlook规则，它会查找包含“快速呼叫”或“快速聊天”的邮件，这有助于我一步处理一些最常收到的电子邮件。

添加电子邮件签名

Outlook不仅允许您创建将包含在您发送的每封电子邮件中的电子邮件签名，还可以创建多个签名，并在撰写电子邮件时从中进行选择。

创建第一个电子邮件签名（或修改现有签名：）

1. 转到“文件”菜单，然后单击“选项”
2. 单击左侧菜单中的“邮件”
3. 单击签名…按钮。
4. 然后单击“新建”按钮创建签名或选择可以编辑的现有签名。

您可以格式化签名的外观、附加联系人卡片、**web链接等。

如果单击此签名和信纸窗口中的“个人信纸”选项卡，则可以为HTML电子邮件应用主题，并在撰写或阅读邮件时设置默认字体。但是，大多数人不喜欢获取HTML消息，所以最好保持默认值不变。

最后，如果在Outlook中设置了多个电子邮件帐户，则可以为每个帐户选择不同的默认签名。或者，在撰写电子邮件时，可以通过转到“新建邮件”窗口中的“**”菜单，然后单击“签名”按钮（看起来像一支笔盖在一张纸上）在电子邮件签名之间进行切换。

与其他人共享日历

如果您的办公室里有人使用您的日历来设置会议和约会，那么有几种方法可以设置Outlook日历，以便在您忙或闲时向其他人显示。

如果您的公司使用Microsoft Exchange Server，您可以通过转到“主页”选项卡并单击“共享日历”轻松地与其他Exchange用户共享日历。在共享邀请中，输入您要与之共享日历的人的电子邮件地址。

如果您不使用Exchange，可以通过电子邮件发送日历详细信息：

1. 单击“主页”选项卡中的“电子邮件日历”按钮
2. 选择要共享的日历信息。您可以选择默认日历或已创建的任何其他日历、特定日期范围或整个日历，以及要包括的详细级别：可用性、可用性和日历中的事件标题，或日历项目的完整详细信息。
3. （可选）在“高级选项”中，选择电子邮件布局（每日计划或事件列表）以及是否要包含标记为“私人”的项目的详细信息和/或添加到日历项目的附件。

单击“确定”后，日历将作为“日历快照”嵌入电子邮件正文，并作为ICS（iCalendar文件）附件包含在内。如果您的电子邮件收件人也使用Outlook，他或她可以在Outlook中打开日历快照，并在默认日历旁边查看您的日历。但是，如果您更改或添加事件，则不会为其他人更新日历，因此这是“共享”日历的更有限版本。

最后，outlook2016的新组功能为团队成员提供了一个每个人都可以更新的组日历。不过，它仅适用于Office 365工作或学校帐户。

与outlook同步或访问您的google日历

如果您同时使用Google日历和Outlook，您可能希望保持日历同步。现在唯一的方法就是使用第三方实用程序。Sliptick在这里列出了一些可以完成这项工作的工具，包括免费的Outlook Google Calendar Sync，Geek在这里详细介绍了这些工具。如果你的公司在工作中使用Google应用程序，Google会为Outlook提供一个同步工具，它可以让你的电子邮件、联系人、日历和笔记在Outlook和Google的产品之间保持一致。

但是，如果您只想在Outlook中查看您的Google日历，则可以通过订阅您的Google日历来实现：

1. 在Google日历中，单击要在Outlook中订阅的日历旁边的箭头按钮
2. 单击日历设置
3. 选择ICAL作为专用地址
4. 右键单击URL并单击“复制链接地址”
5. 在Outlook中，转到“文件”，然后单击“信息”选项卡中的“帐户设置”>“帐户设置”（是的，这是多余的）
6. 单击Internet日历选项卡
7. 单击新建…
8. 粘贴您复制的URL
9. 如果需要，**名日历并输入说明。

一旦您订阅了日历，当您从左侧导航菜单中选择该日历时，您将看到所有新的和已编辑的事件。

在outlook中创建联系人组

你可能一次又一次地给同一群人发电子邮件。如果您创建了一个联系人组，您不仅可以一次向所有这些人发送电子邮件，而不必键入他们的所有电子邮件地址，还可以应用规则轻松地识别和管理这些类型的组电子邮件。

1. 单击“主页”选项卡中的“新建联系人组”。
2. 单击成员>添加成员>从通讯簿选择联系人。如果有联系人尚未添加到通讯簿中，请选择“成员”>“添加成员”>“新建电子邮件联系人”。
3. 双击通讯簿中要包含在组中的每个姓名，或输入新联系人的详细信息。
4. 单击“确定”
5. 输**系人组的名称。

瞧！现在，您可以快速向组中的所有成员发送电子邮件，或在Outlook的其他位置使用此组联系人列表，例如在“日历”视图中创建会议邀请。

outlook 2016的新增功能

与Office中的其他应用程序一样，Outlook没有发现任**的功能或界面变化。不过，也有一些值得欢迎的改进：

• 杂乱：Outlook的“杂乱”功能旨在帮助你过滤掉低优先级的电子邮件。您必须在outlookwebapp中打开凌乱，并拥有office365订阅才能使用它。一旦打开，Outlook将跟踪你读过的和没有读过的邮件的种类，并将不重要的邮件移到crotter文件夹中。
• 功能区上的新存档和组按钮可以更快地访问这些功能。
• 告诉我：与其他Office程序一样，功能区顶部的“告诉我”框允许您在Outlook中搜索所需的命令。
• 更好的触摸界面：如果你有一个Windows2-in-1并将其置于平板电脑模式，Outlook的界面将变得更为触摸友好，可以点击更大的按钮。

地表之下埋藏着更多的新旧特征。在微软的博客上找到更多关于Office最新版本的信息。

使用这些快捷键在outlook中工作得更快

掌握一些键盘快捷键，你会更快地到达收件箱零。Outlook有很多快捷键，但这些是您最常使用的：

• Ctrl+N:在视图中创建新的约会、便笺、电子邮件或任务
• Ctrl+Shift+M:从任何视图创建新的电子邮件
• Ctrl+Shift+A:从任何视图创建新约会
• Ctrl+Shift+C:从任何视图创建新联系人
• Ctrl+Shift+N:从任何视图创建新注释
• Ctrl+Shift+K:从任何视图创建新任务
• Ctrl+E:打开搜索框
• Ctrl+M:检查新电子邮件
• Ctrl+Shift+I:切换到电子邮件收件箱
• Ctrl+Shift+O:切换到电子邮件发件箱
• Alt+S:发送消息
• 上/下箭头：转到上一条/下一条消息
• Ctrl+G：转到日历上的特定日期
• Ctrl+D:删除项目

此外，您还可以右键单击任务栏中的Outlook图标以快速创建新的电子邮件、约会、会议请求、联系人或任务，而无需切换到Outlook窗口。

高级用户附加阅读

不管你喜不喜欢，Outlook都是一个强大的工具，可以帮助你变得更有条理。以下是帮助您深入了解该计划的更多阅读材料：

• 12个以上的技巧和窍门，在Microsoft Outlook中更快地工作：创建电子邮件模板，并通过将电子邮件拖到Windows资源管理器将其快速保存为文件。
• 使用自定义搜索文件夹：搜索文件夹很棒；它们就像OSX中的智能文件夹。您定期搜索的任何内容都可以保存起来，以便稍后再次快速访问。
• 让其他人管理您的日历和电子邮件：除了共享您的Outlook文件夹或其他特定项目（如日历）外，您还可以授予其他人在Outlook中读取、创建、修改和删除项目的权限。
• 获取Outlook中缺少附件的提醒：永远不要忘记将该附件添加到电子邮件中。
• 使用VBA和外接程序启动Outlook：如果Outlook中缺少您想要的功能，您可能可以添加它或使用VBA或第三方实用程序创建解决方案。Slipstick系统编译了其中许多，还提供了更多的高级用户提示。

Outlook的某些功能仅适用于使用Exchange的用户（例如设置外出回复），但即使您不使用Exchange，Outlook仍然是一个集电子邮件、日历、联系人、笔记和任务管理器于一体的功能。

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