Microsoft Outlook是大多數辦公室中事實上的電子郵件和日曆客戶端，它還可以幫助管理您的任務和筆記。除了單擊“傳送”和“接收”，您還可以做很多事情來改進Outlook工作流，例如共享日曆、自動篩選電子郵件等等。

這篇文章是微軟辦公周的一部分，這是tl80的一個系列文章，在這裡我們提供開始使用或掌握微軟辦公的技巧。想要更多嗎？一定要在整個一週內關註Office Week標簽頁。

快速啟動並執行outlook

與其他Office應用程式一樣，您需要在Outlook中使用的命令都在功能區中。左側導航窗格也是Outlook介面的關鍵部分，允許您在Outlook的不同檢視之間快速切換。

在本指南中，我們假設您已經在Outlook中設定了電子郵件帳戶，並且瞭解一些基本知識，例如編寫電子郵件和新增日曆事件。如果您想複習，請檢視此處的Microsoft Office快速入門指南。

如何在microsoft outlook中執行最常見、最基本的任務

與其他Microsoft Office程式不同，Outlook是一個多工程式，每個程式都有一個專用目的（Word執行文書處理，Excel執行電子錶格，PowerPoint執行簡報等）。它是你的一體式私人助理，在一個地方管理你的電子郵件、約會、通訊簿、筆記和任務。對於大多數人來說，電子郵件、日曆和聯絡人（或“人”）是Outlook中最常用的功能，因此我們將在這裡重點介紹這些功能的生產技巧。

使用規則自動篩選電子郵件

Outlook的規則提供了一種強大的方式來自動組織不間斷的電子郵件。Outlook可以自動將帶有附件的電子郵件移動到資料夾中，從某些聯絡人傳送桌面或音訊警報，根據電子郵件內容對其進行分類，等等。

要開始使用規則：

1. 單擊“主頁”選項卡中的“移動資料夾”
2. 單擊規則>管理規則和警報
3. 單擊New Rule…（新建規則…）按鈕進入上面顯示的嚮導

Outlook提供了一些常用的規則模板。選擇一個，然後在步驟2中，單擊帶下劃線的連結以編輯詳細資訊。如果要建立具有更多條件的規則，請從空白規則開始：選擇“對我收到的郵件應用規則”或“對我傳送的郵件應用規則”，然後瀏覽嚮導。

您可能會考慮的其他規則：將不在通訊簿中的發件人的電子郵件移動到“可能是垃圾郵件”資料夾，標記所有滿足請求的郵件，或將多個電子郵件帳戶的郵件合併到一個統一資料夾中。

如果升級到新計算機或一次使用多臺計算機，則可以匯入和匯出Outlook規則，這樣就不必重新建立它們。再次轉到“移動”>“管理規則和警報”。然後單擊“選項”按鈕匯入或匯出規則。

使用快速步驟，只需單擊一下即可組織電子郵件

當您接收或傳送郵件時，規則可以方便地自動組織郵件，但通常您需要單獨處理郵件。Outlook的快速步驟將多個操作組合到一次單擊按鈕中，以減少管理電子郵件的時間。它就像一個處理電子郵件的巨集。

一些預設的快速步驟包括將郵件移動到特定資料夾並將其標記為已讀，以及將電子郵件轉發到特定聯絡人或多個聯絡人。例如，您可以在閱讀完時事通訊後使用快速步驟將其傳送到“參考”資料夾，或將其他部門應處理的郵件轉發到適當的電子郵件地址。

透過單擊“開始”選項卡中的“快速步驟”按鈕，然後選擇“新建快速步驟”，可以建立自己的快速步驟。例如，我經常收到公關公司的“快速”聊天或喝咖啡開會的請求，但我沒有時間。因此，我在Outlook中設定了一個快速步驟，只需單擊一下就可以快速傳送一個標準回覆。在快速步驟中，我選擇“回覆”作為操作，並單擊“選項”連結以輸入我的文字。

再加上一個Outlook規則，它會查詢包含“快速呼叫”或“快速聊天”的郵件，這有助於我一步處理一些最常收到的電子郵件。

新增電子郵件簽名

Outlook不僅允許您建立將包含在您傳送的每封電子郵件中的電子郵件簽名，還可以建立多個簽名，併在撰寫電子郵件時從中進行選擇。

建立第一個電子郵件簽名（或修改現有簽名：）

1. 轉到“檔案”選單，然後單擊“選項”
2. 單擊左側選單中的“郵件”
3. 單擊簽名…按鈕。
4. 然後單擊“新建”按鈕建立簽名或選擇可以編輯的現有簽名。

您可以格式化簽名的外觀、附加聯絡人卡片、**web連結等。

如果單擊此簽名和信紙視窗中的“個人信紙”選項卡，則可以為HTML電子郵件應用主題，併在撰寫或閱讀郵件時設定預設字型。但是，大多數人不喜歡獲取HTML訊息，所以最好保持預設值不變。

最後，如果在Outlook中設定了多個電子郵件帳戶，則可以為每個帳戶選擇不同的預設簽名。或者，在撰寫電子郵件時，可以透過轉到“新建郵件”視窗中的“**”選單，然後單擊“簽名”按鈕（看起來像一支筆蓋在一張紙上）在電子郵件簽名之間進行切換。

與其他人共享日曆

如果您的辦公室裡有人使用您的日曆來設定會議和約會，那麼有幾種方法可以設定Outlook日曆，以便在您忙或閑時向其他人顯示。

如果您的公司使用Microsoft Exchange Server，您可以透過轉到“主頁”選項卡並單擊“共享日曆”輕鬆地與其他Exchange使用者共享日曆。在共享邀請中，輸入您要與之共享日曆的人的電子郵件地址。

如果您不使用Exchange，可以透過電子郵件傳送日曆詳細資訊：

1. 單擊“主頁”選項卡中的“電子郵件日曆”按鈕
2. 選擇要共享的日曆資訊。您可以選擇預設日曆或已建立的任何其他日曆、特定日期範圍或整個日曆，以及要包括的詳細級別：可用性、可用性和日曆中的事件標題，或日曆專案的完整詳細資訊。
3. （可選）在“高階選項”中，選擇電子郵件佈局（每日計劃或事件列表）以及是否要包含標記為“私人”的專案的詳細資訊和/或新增到日曆專案的附件。

單擊“確定”後，日曆將作為“日曆快照”嵌入電子郵件正文，並作為ICS（iCalendar檔案）附件包含在內。如果您的電子郵件收件人也使用Outlook，他或她可以在Outlook中開啟日曆快照，併在預設日曆旁邊檢視您的日曆。但是，如果您更改或新增事件，則不會為其他人更新日曆，因此這是“共享”日曆的更有限版本。

最後，outlook2016的新組功能為團隊成員提供了一個每個人都可以更新的組日曆。不過，它僅適用於Office 365工作或學校帳戶。

與outlook同步或訪問您的google日曆

如果您同時使用Google日曆和Outlook，您可能希望保持日曆同步。現在唯一的方法就是使用第三方實用程式。Sliptick在這裡列出了一些可以完成這項工作的工具，包括免費的Outlook Google Calendar Sync，Geek在這裡詳細介紹了這些工具。如果你的公司在工作中使用Google應用程式，Google會為Outlook提供一個同步工具，它可以讓你的電子郵件、聯絡人、日曆和筆記在Outlook和Google的產品之間保持一致。

但是，如果您只想在Outlook中檢視您的Google日曆，則可以透過訂閱您的Google日曆來實現：

1. 在Google日曆中，單擊要在Outlook中訂閱的日曆旁邊的箭頭按鈕
2. 單擊日曆設定
3. 選擇ICAL作為專用地址
4. 右鍵單擊URL並單擊“複製連結地址”
5. 在Outlook中，轉到“檔案”，然後單擊“資訊”選項卡中的“帳戶設定”>“帳戶設定”（是的，這是多餘的）
6. 單擊Internet日曆選項卡
7. 單擊新建…
8. 貼上您複製的URL
9. 如果需要，**名日曆並輸入說明。

一旦您訂閱了日曆，當您從左側導航選單中選擇該日曆時，您將看到所有新的和已編輯的事件。

在outlook中建立聯絡人組

你可能一次又一次地給同一群人發電子郵件。如果您建立了一個聯絡人組，您不僅可以一次向所有這些人傳送電子郵件，而不必鍵入他們的所有電子郵件地址，還可以應用規則輕鬆地識別和管理這些型別的組電子郵件。

1. 單擊“主頁”選項卡中的“新建聯絡人組”。
2. 單擊成員>新增成員>從通訊簿選擇聯絡人。如果有聯絡人尚未新增到通訊簿中，請選擇“成員”>“新增成員”>“新建電子郵件聯絡人”。
3. 雙擊通訊簿中要包含在組中的每個姓名，或輸入新聯絡人的詳細資訊。
4. 單擊“確定”
5. 輸**繫人組的名稱。

瞧！現在，您可以快速向組中的所有成員傳送電子郵件，或在Outlook的其他位置使用此組聯絡人列表，例如在“日曆”檢視中建立會議邀請。

outlook 2016的新增功能

與Office中的其他應用程式一樣，Outlook沒有發現任**的功能或介面變化。不過，也有一些值得歡迎的改進：

• 雜亂：Outlook的“雜亂”功能旨在幫助你過濾掉低優先順序的電子郵件。您必須在outlookwebapp中開啟凌亂，並擁有office365訂閱才能使用它。一旦開啟，Outlook將跟蹤你讀過的和沒有讀過的郵件的種類，並將不重要的郵件移到crotter資料夾中。
• 功能區上的新存檔和組按鈕可以更快地訪問這些功能。
• 告訴我：與其他Office程式一樣，功能區頂部的“告訴我”框允許您在Outlook中搜索所需的命令。
• 更好的觸控介面：如果你有一個Windows2-in-1並將其置於平板電腦模式，Outlook的介面將變得更為觸控友好，可以點選更大的按鈕。

地表之下埋藏著更多的新舊特徵。在微軟的部落格上找到更多關於Office最新版本的資訊。

使用這些快捷鍵在outlook中工作得更快

掌握一些鍵盤快捷鍵，你會更快地到達收件箱零。Outlook有很多快捷鍵，但這些是您最常使用的：

• Ctrl+N:在檢視中建立新的約會、便箋、電子郵件或任務
• Ctrl+Shift+M:從任何檢視建立新的電子郵件
• Ctrl+Shift+A:從任何檢視建立新約會
• Ctrl+Shift+C:從任何檢視建立新聯絡人
• Ctrl+Shift+N:從任何檢視建立新註釋
• Ctrl+Shift+K:從任何檢視建立新任務
• Ctrl+E:開啟搜尋框
• Ctrl+M:檢查新電子郵件
• Ctrl+Shift+I:切換到電子郵件收件箱
• Ctrl+Shift+O:切換到電子郵件發件箱
• Alt+S:傳送訊息
• 上/下箭頭：轉到上一條/下一條訊息
• Ctrl+G：轉到日曆上的特定日期
• Ctrl+D:刪除專案

此外，您還可以右鍵單擊工作列中的Outlook圖示以快速建立新的電子郵件、約會、會議請求、聯絡人或任務，而無需切換到Outlook視窗。

高階使用者附加閱讀

不管你喜不喜歡，Outlook都是一個強大的工具，可以幫助你變得更有條理。以下是幫助您深入瞭解該計劃的更多閱讀材料：

• 12個以上的技巧和竅門，在Microsoft Outlook中更快地工作：建立電子郵件模板，並透過將電子郵件拖到Windows資源管理器將其快速儲存為檔案。
• 使用自定義搜尋資料夾：搜尋資料夾很棒；它們就像OSX中的智慧資料夾。您定期搜尋的任何內容都可以儲存起來，以便稍後再次快速訪問。
• 讓其他人管理您的日曆和電子郵件：除了共享您的Outlook資料夾或其他特定專案（如日曆）外，您還可以授予其他人在Outlook中讀取、建立、修改和刪除專案的許可權。
• 獲取Outlook中缺少附件的提醒：永遠不要忘記將該附件新增到電子郵件中。
• 使用VBA和外接程式啟動Outlook：如果Outlook中缺少您想要的功能，您可能可以新增它或使用VBA或第三方實用程式建立解決方案。Slipstick系統編譯了其中許多，還提供了更多的高階使用者提示。

Outlook的某些功能僅適用於使用Exchange的使用者（例如設定外出回覆），但即使您不使用Exchange，Outlook仍然是一個集電子郵件、日曆、聯絡人、筆記和工作管理員於一體的功能。

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