随着时间的推移，Outlook数据文件可能会变得非常大，尤其是当您获得大量附件时。即使删除旧邮件，Outlook数据文件的大小也不会相应减小。

Outlook数据文件（.pst和.ost文件）包括您的所有电子邮件（在所有文件夹中，包括已发送的电子邮件）、联系人、日历约会、任务和笔记，以及它们关联的文件附件。当您发送和接收更多的电子邮件和附件、向日历中添加更多的约会以及创建更多的任务和便笺时，您的Outlook数据文件的大小可以轻松地增长到几GB。我的是1GB，但还是相当大。

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即使清空“已删除邮件”文件夹，或在退出Outlook时自动清空该文件夹，数据文件中占用的空间也不会释放。但是，您可以通过压缩Outlook数据文件来回收该空间。下面是如何做到这一点。

第一步：检查你的账户，删除你不需要的东西

在执行压缩过程之前，您需要先检查Outlook并删除不需要的任何内容。我们建议您检查各种文件夹的大小，以便知道哪些项目将释放最多的空间。请记住，除了电子邮件，您还可以删除日历、任务和备注项。要检查文件夹的大小，请选择要压缩的帐户（Outlook数据文件）中的收件箱（或任何其他文件夹），然后单击“文件”选项卡。

在backstage屏幕上，单击“工具”，然后从下拉菜单中选择“邮箱清理”。

在“邮箱清理”对话框中，单击“查看邮箱大小”。

“文件夹大小”对话框显示当前选定帐户中每个文件夹的大小。滚动查看哪些文件夹更大，您可能希望从中删除项目。完成后单击“关闭”。

要查看“已删除邮件”文件夹的大小，请单击“查看已删除邮件大小”。

我们的“已删除邮件”文件夹不是很大，但在压缩数据文件之前，我们应该清空它。单击“关闭”。

将返回“邮箱清理”对话框。如果您想从您的帐户中删除更多项目，请单击“关闭”返回您的帐户。选择任何不需要的电子邮件、日历、任务和备忘项目，然后按Delete。您也可以按Shift+Delete以绕过“已删除邮件”文件夹永久删除选定的项目。

第二步：清空“已删除邮件”文件夹

在继续之前，您还需要清空垃圾箱或“已删除邮件”文件夹。如果“已删除邮件”文件夹中仍有邮件，有两种方法可以清空该文件夹。一种方法是，如果邮箱清理对话框仍然打开，则单击“清空”。

将显示一个确认对话框，确保要永久删除“已删除邮件”文件夹中的项目。单击“是”。

如果“邮箱清理”对话框未打开，也可以直接清空“邮件”窗格中帐户中的“已删除邮件”文件夹。为此，首先确保邮件窗格处于活动状态。按Ctrl+1打开邮件窗格（如果不是）。然后，右键单击要压缩的帐户中的“已删除邮件”文件夹，并从弹出菜单中选择“空文件夹”。同样的确认对话框如上图所示。

步骤三：压缩outlook数据文件

现在您已经删除了不需要的邮件并清空了“已删除邮件”文件夹，现在是压缩Outlook数据文件的时候了。在Outlook主窗口中，再次单击“文件”选项卡。然后，确保帐户信息屏幕处于活动状态。如果没有，请单击左侧项目列表中的“信息”。单击“帐户设置”，然后从下拉菜单中选择“帐户设置”。

在“帐户设置”对话框中，单击“数据文件”选项卡。

在列表中选择要压缩的Outlook数据文件，然后单击“设置”。

如果当前选定的帐户是POP3帐户（.pst文件），将显示以下对话框。单击“立即压缩”。

否则，如果所选帐户是IMAP帐户（.ost文件），您将看到以下对话框。单击“立即压缩”。

压缩Outlook数据文件时，将显示以下对话框。

压缩过程完成后，将返回到“Outlook数据文件（或Outlook数据文件设置）”对话框。单击“确定”或“取消”将其关闭。

在“帐户设置”对话框中单击“关闭”。

我们的Outlook数据文件从大约951MB降到了大约845MB，所以我们得到了略多于100MB的磁盘空间。你的数据文件越大，你可能会得到更多的空间。

压缩Outlook数据文件不仅有助于节省磁盘空间，还可以提高Outlook的性能。一个大的Outlook数据文件会使Outlook在启动、使用和关闭时花费更长的时间。因此，定期压缩Outlook数据文件是明智之举。