高中生和大学生需要学习正式信函的结构和格式。这些信件通常遵循特定的结构，因此收件人可以快速找到他们需要的信息。写信人应包括地址信息、日期、问候语、正文和结束语。选择常用字体，如Arial或Times New Roman，以确保您的信函具有优雅、专业的吸引力。避免使用情绪化的语言，保持信函尽可能简短，并清楚地表达您发送信函的原因。

块格式与缩进格式

块样式和缩进样式是两种常见的正式字母格式。作为大学申请的一部分发送正式信函的高中三年级和四年级学生可以使用这两种格式。使用块格式时，将每行向左对齐。使用缩进格式时，将每个段落的第一行缩进大约五个空格，并将其余行左对齐。对于这两种样式，行与行之间的间距为一倍，段落之间的间距为两倍。为了扭转区块样式（称为“修改区块”格式），请将正文、发件人地址和收件人地址以及选项卡左对齐到中心点，以键入日期和结束日期。修改后的块样式为页面添加了视觉效果。

页面布局

在信中注明您的寄件人地址。如果你的地址在信头上，不要在信上再打一次。寄件人的地址应该比日期高一行，作为信件上的第一条信息。包括您的街道地址、城市、州和邮政编码，但不包括您的姓名。高中生应该使用他们的家庭住址，除非他们从工作地点寄出正式信函。大学生可以使用他们永久的家庭住址，也可以使用他们在学校的个人住址，这取决于他们将来想在哪里收到信件。在日期行的正下方键入收件人的信息，在地址和日期行之间以及日期行和收件人地址之间键入两倍空格。包括收件人的姓名、职务、公司或组织名称、街道地址、城市、州和邮政编码。再次将空格加倍，并在收件人地址下方添加一个简单的问候语，后跟冒号，例如：亲爱的琼斯女士：。

身体

北卡罗来那大学写作中心说，正式书信的正文必须是具体的，关键是因为收件人可能会略去材料。收信人希望快速了解您的信函的目的或原因，以便他们能够快速回复或解决问题。为你的信找到合适的平衡和基调——既不过于友好也不过于商业化——这样你就不会冒犯读者或给人留下过于随意的印象。例如，在第一段中，考虑一个友好的开头，然后说正题，比如：“我喜欢上个月和你见面参加我的大学入学面试。我只是想确定你收到了我高中指导老师和英语老师的推荐信。”使用收件人理解的语言，关注您希望收件人理解或执行的事实或任务。正文中的结尾段落应该重申目的并列出你想让接收者考虑的任何行动。问候语后和正文中的每一段后用空格隔开。

结束

在结束语中的第一个单词大写，并在结束语和键入的签名之间留出四行。在与日期相同的垂直点开始结账。如果问候语后使用冒号，请在结束语后加逗号，如“谢谢”，然后留下四行并键入您的全名。另外，普渡大学在线写作实验室建议，不要在结束语后使用任何标点符号，如问候。如果你随信发送其他文件，请在结束语下方添加“附件”一行，如果有人为你打字，请在结尾处加上打字员的首字母缩写。在正式信函上签字时，务必注明您的名字和姓氏。如果你是通过普通邮件寄出的话，在你打印的名字上面用墨水签上你的名字——否则只需要你打印的签名就足够了。