客户概要文件是企业中每个客户的详细描述。这类档案有时在两个实体之间建立工作关系之前编制,使销售人员能够在销售过程中确定并满足客户的特定需求和需求。一旦客户正式成为企业的客户,就会在客户档案中添加其他详细信息,使企业更容易与每个客户建立长期持久的关系。
一份基本的客户档案,因为它涉及到将一家特定公司作为客户,将包括有关企业名称、地址和公司总部联系信息的基本信息。简介还将包括关键官员和经理的姓名,以及被视为决策者的任何其他员工的姓名。档案通常包括有关客户行业类型的数据,以及至少一些有关企业财务状况的数据。所有这些信息对销售人员来说都是非常宝贵的,因为他们试图找到与组织内合适的人取得联系、建立联系、培养兴趣并最终赢得潜在客户的业务的方法。
一旦与客户建立了基本关系,客户档案通常会扩展到包括与维持和加强两个实体之间的融洽关系相关的其他数据。数据的确切性质通常取决于与客户相关的行业类型、客户的业务运营结构以及客户维护的内部文化。例如,供应商可以查找并保留客户公司内每个主要联系人的生日信息,并将该数据添加到客户档案中,从而能够以客户认为合适的任何方式识别这些事件。
确保客户资料仍然是一个有价值的工具的最佳方法之一是定期更新信息。这意味着确保发布有关客户当前财务状况的信息,注意所有权、关键官员和主要联系人的任何变化,并随时了解客户准备启动的任何新项目,如新产品线的推出。此类数据增加了预测客户需求、及时与组织新成员建立融洽关系的机会,并可能增强客户和供应商之间已经存在的整体关系。
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