什么是保留电子记录的最佳提示？(the best tips for electronic records retention?)
电子记录保留只不过是建立一个系统来备份工作场所内的重要数据，好消息是，在适当的设置下，大部分工作都可以自动完成。然而，许多企业都会犯将其有价值的文档备份到多台服务器的错误，这可能会创建数百甚至数千个重复文件，从而占用空间，并最终降低服务器的运行速度。同样，对于传统的备份，如文书工作和光盘，一旦实施了完善的电子记录保留系统，保留重复备份就毫无意义。通常会寻求具有互联网技术经验的专业人士来建立这样一个系统，而且由于在线备份通常是电子记录保留包的一部分，因此信息应该永远受到保护。。
在实施电子记录保留程序之前，重要的是用户要考虑什么需要存储在多个位置。例如，许多员工全天访问的业务文件应保存在每个单独的计算机系统上，但处理前客户或税务信息的文件应安全地隐藏在大型机上，因为这种类型的文件很少需要。电子记录保留计划的另一个重要功能是在一段时间后清除不必要的文件，以使整个网络尽可能无杂乱。这些任务不仅有助于简化信息在整个工作场所的分发速度，而且还为每位员工在处理公司数据时制定了标准。。
电子记录保留的另一个关键方面是实施定期自动备份，此任务可以设置为每周、每天甚至在必要时按分钟运行。除了将文件放在集中服务器上，许多公司还实施到外部驱动器、远程驱动器或光盘（CD）的备份，以确保数据始终存在于两个独立的位置。虽然对许多人来说，这个过程似乎是不必要的，但电路中的过载可以有效地擦除公司内的每个硬盘驱动器。在线备份变得特别流行，因为数据存储在不同的地理区域内，因此即使飓风或龙卷风等灾难性事件摧毁了每一个硬件，公司的信息仍将保持安全。。
电子记录保留的另一个智能方面是物理验证备份是否确实发生，因为像损坏的以太网线这样简单的事情可能会阻止信息正确保存。许多企业错误地认为自动备份不会受到灾难的影响，但事实并非如此。个人应始终至少每月或在实施新文件或程序时验证数据是否正确备份。
- 发表于 2022-01-03 10:36
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- 分类：商业金融
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