每当小额购买提前付款时,零用现金凭证就会存入零用现金基金。零用现金基金是一种小额资金,通常在100美元到250美元之间,用于附带购买,以避免开支票或使用公司信用卡。零用现金券加上零用现金基金内的金额应始终等于基金的原始总额。
零用现金通常以两种不同的方式支付:报销或预付款。当已经购买并且提供收据作为收款人欠款的证明文件时,就会发生报销。当必须进行小额购买且需要在购买前支付款项时,会发生预付款。在这种情况下,零用现金凭证将代替支付的金额存入基金。
公司通常会有管理零用现金基金使用和监控的程序。这些程序将详细说明小额现金凭证上需要哪些信息。这通常包括支付日期、金额、目的和收件人姓名。零用现金凭单样本可以在线下载、在办公用品商店购买,或者只是在企业内部创建,作为其自定义表单之一。
小额现金基金的保管人通常是获得公司信任的某个级别的主管。他或她负责确保零用金的每一分钱都通过收据或零用金凭证入账。一旦收到收款人的收据或其他适当文件,应将文件附在凭证上并相应存档。通常由托管人决定购买费用的适当总账账户。常见的杂项费用总账账户包括办公用品、停车费报销和其他小额采购。。
托管人的主管应定期对零用金进行对账。这将确保在问题仍然可以得到纠正的情况下,及早发现并找到任何丢失的钱。此外,这使保管人受到控制,因为即使是少量现金也可能被滥用。小额现金滥用是一种常见的小规模贪污行为,如果不加以控制,在数年内很容易累积数千美元的损失。
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