零用现金是一家公司为支付非实质性费用而持有的小额现金。零用现金对账是查看零用现金支出收据并将总额与原始现金金额相匹配的过程。步骤通常包括审查个人零用现金申请、分析收据上的支出、平衡现金、过账日记账分录以及补充现金。会计部门通常负责这些工作,尽管小公司可能依赖所有者或秘书。。
大多数公司要求员工填写一份小型文件或申请小额现金。这可能需要管理授权,以便公司避免将资金用于非商业目的。这也有助于会计师追踪谁拥有零用现金资金,并跟踪这些个人,以确保这些钱不会被员工偷走。零用金申请还将连同剩余现金和采购收据一起返回会计,以便进行零用金对账。
会计人员在进行零用现金对账时必须仔细分析收据。这使得会计师能够发现这些钱是否花得不恰当,或者所购买的商品是公司不需要的。核对个人收据的基本过程是将初始资金申请与剩余现金和收据相匹配。完成后,会计将核对所有零用现金。
零用现金对账包括提取零用现金箱的起始余额,并根据返回的收据减去总支出。然后,会计师可以将盒子中当前的现金相加,并将其与计算的数字进行比较。如果数字匹配,则小额现金对账完成。差异可能要求会计发现错误,并发现现金是否高于或低于计算数字。公司可能不会将这些差异视为重大差异,从而导致对账不完整。。
一旦收据匹配过程完成,会计将创建日记账分录,将支出过账到会计分类账中。大型组织可以将金额过账到杂项费用账户。小企业可能希望将这些支出分开,这样他们就不会有大额杂项支出账户。一旦过账,会计师将提出补充零用现金的请求。这通常涉及向应付账款部门发送支票请求,请求所有者或经理授权,并在公司银行兑现支票。然后,这些资金将进入现金箱供将来使用。。
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