第1部分第1部分，共3部分：开始电子邮件

1. 做你的研究。在给陌生人写电子邮件之前，你需要知道很多信息。在开始打字之前，快速浏览一下收件人所在公司的网站。如果您不知道收件人的电子邮件地址，可以通过扫描公司网站找到。如果没有列出电子邮件，请小心通过电子邮件联系此人。你可能想要选择一个实体字母。如果你打算在电子邮件中提出任何问题，请查看网站是否解决了这些问题。你不想让人觉得你很懒，没有花时间彻底阅读一个网站。确保你联系的是正确的人。很多人在开始发邮件时会说：“我不确定你是不是该问的人，但是……”这被认为是不专业和不尊重收件人的时间。如果你不知道该联系谁，请暂停发送电子邮件，直到你能找到相关信息。

2. 2.写一个描述性的主题行。你的主题行应该传达你发送电子邮件的确切原因。通常，陌生人的电子邮件会被忽略或忽略。一条坚实的主题线可以减少你的邮件被转发的机会。用几句话说出邮件的内容。使用尽可能多的细节，包括在4或5个字。例如，“上午10点开会讨论新电脑”比“今天上午开会”要好模糊的主题行，如“Hello”和“Hi”，有时会被无意中解读为垃圾邮件，并重定向到收件人的垃圾邮件文件夹。使用专业电子邮件，因为你的电子邮件将显示在主题行旁边。使用使用全名的电子邮件，而不是使用人物角色或模糊短语的电子邮件。不要在邮件主题行中使用所有大写字母，即使是紧急邮件。这是一种叫喊，可以解释为敌意。

3. 3决定如何称呼收件人。如果你给陌生人发邮件，这可能会很棘手，因为你可能不知道他们的首选名字。然而，有一些礼仪准则可以帮助你避免失误。如果你不知道对方的名字，避免使用过于正式的短语，如“与谁有关”或“亲爱的先生/小姐”也不要太随便。“嗨”对于商务邮件来说太不专业了。你最好以一个简单的“你好”开头如果你知道这个人的名字，一定要拼写正确。检查拼写几次，因为如果你以前从未给对方发过电子邮件，很容易出错。只使用“先生”和“女士”，后跟此人的姓氏。例如，如果你给Jane Hart发邮件，你的邮件开头应该是“亲爱的Hart女士”，而不是“亲爱的Jane Hart女士”永远不要对女性的婚姻状况做出假设。如果你知道她的婚姻状况，最好还是避免在电子邮件中引起注意，因为这与商界无关。坚持使用“Ms”，不要使用“Miss”或“Mrs”。除非收件人自己使用这些称呼。如果某人拥有博士学位，在称呼他们时使用“博士”是合适的。

4. 4确认你自己和你所代表的公司。记住，当你发送商务邮件时，你代表的是你的工作地点。在第一句话中，说明你自己和你的公司。例如，一封电子邮件的开头可以是：“亲爱的哈特女士，我叫约翰·道森，在威尔逊科技公司从事市场营销工作。”

第2部分第2部分，共3部分：写电子邮件

1. 1要简明扼要。通过切中要害，明确你的目标，你展现了一个专业形象，读者会认真对待。这也增加了你的电子邮件被迅速阅读和回复的可能性，因为人们会推迟处理过于冗长的回复。在确认你自己和你的公司之后，你的下一句话应该解释电子邮件的目的。最好用两句话陈述你的情况。要乐观。即使你写信是为了解决投诉或担忧，也要在整个邮件中保持礼貌和尊重。不要说老板、其他公司或员工的坏话，因为这会给你带来负面影响。在求职信中，如果你是代表一家公司发邮件，通常会包含一些关于你自己的基本背景信息，但不要包含这些信息。只需说出你的名字和你在公司的职位，然后再转到电子邮件的目的。

2. 2.使用简单、直接的散文。商务电子邮件应该尽可能容易阅读。这意味着使用清晰易懂的语言。选择主动语态而不是被动语态。例如，不要说：“我的老板詹姆斯·彼得森给你发了一份备忘录。”而是说：“我的老板詹姆斯·彼得森给你发了一份备忘录。”避免使用行话和技术术语，即使这些术语在你的公司里被大量使用。选择简单的英语和常用短语。使用短句。尽可能去掉连词，把长句分开。例如，“我们没有收到您关于备忘录的回复，希望跟进以确保您了解相关信息。”最好是这样说：“我们没有收到你关于备忘录的回复。我们想跟进，以确保你理解这些信息。”使用正确的语法、拼写和标点符号。点击“发送”按钮之前，请检查所有电子邮件的拼写并校对。

3. 现在知道应该避免发送什么。关于通过电子邮件发送的内容，有一定的礼仪规则。在联系某人之前，了解避免发送的内容。如果你发的邮件是关于特别要求的信息，附件是可以的，但不要在没有提示的情况下向陌生人发送附件。避免过大的附件和文件。如果有必要发送此类信息，请提前发送电子邮件给收件人一个提示。不要使用过长的签名。理想情况下，你的签名应该只包括你的姓名、邮寄地址、电子邮件地址和电话号码。如果你想的话，也可以把你的头衔写进去。不要包含图形或背景。他们往往会堵塞电子邮件存储空间，在商业环境中表现得不专业。

第3部分第3部分，共3部分：完成电子邮件

1. 1向收件人提供如何回复的说明。在邮件末尾，提供收件人如何跟进的说明。礼貌地指定一个你希望回复的时间范围。例如，“如果你能在明天结束前给我回电，我会非常感激。”根据需要提供任何联系信息。你可以简单地说，“这是联系我的最好的电子邮件”，或者要求打电话，并附上你的号码。具体说明你想从收件人那里得到什么。不要简单地说：“我希望很快收到你的来信。”相反，你可以说：“我希望很快能收到你的来信，这样我们就可以讨论过渡到新计算机系统的后勤问题了。”

2. 2使用适当的送别方式。在你的名字之前，会有某种形式的告别。为你的邮件选择一个适合商业的送别方式。不要简单地用连字符然后加上你的名字。这看起来太不正式了，就像“再见”和“放松”这样的签字一样表情符号，如笑脸，最好避免使用。在商务电子邮件中，像“最好的”或“最好的”这样的词是合适的，因为它既友好又不牺牲专业精神。“真诚”是另一个很好的选择，但可能会显得很乏味。“谢谢”和“谢谢”也很合适，但如果你没有要求收件人执行特定的任务或职责，应该避免使用。

3. 3.跟进。商界很忙。如果您在适当的时间内没有收到收件人的回复，则发送后续电子邮件是适当的。如果有人没有回应，那很可能不是故意的。电子邮件会被备份，通常情况下，即使你遵循正确的协议，事情也会意外地进入垃圾邮件过滤器。后续邮件应该是对你已经发送的邮件的直接回复。礼貌一点，从“我知道你可能很忙，但我只是想确保你收到我的电子邮件”开始然后简单地重述原始信息的主题。

电子邮件写作帮助

向陌生人发送电子邮件

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适当的商务问候

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给你不认识的教授的带注释的电子邮件

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