写一封正式的电子邮件和写一封正式的信没什么区别。但是，如果你习惯于只把电子邮件用于与朋友的非正式交流，那么写正式电子邮件可能需要一些时间才能习惯。在本文中，我们将帮助您编写一封正式的电子邮件，并用一封示例电子邮件来指导您。你可以按照以下步骤写一封正式的电子邮件。

如何写正式电子邮件

使用中性电子邮件地址

您的电子邮件地址应该始终反映您的真实姓名，而不是您的宠物名或昵称。反映你真实姓名的电子邮件地址看起来很专业。如果你的邮件很有趣或不合适，没有人会把你当回事。

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[电子邮件保护]X

适当地陈述主题

确保主题行反映电子邮件的内容。如果你写的是一个会议，主题应该包含单词meeting。如果你正在写一份求职申请书，主题栏应该写明你申请的职位。

先打个招呼

The mail should start with a salutation such as Dear Mr. Price. It is always good to address the recipient by name. (Dear Dr. Smith, Dear Ms. Dustan, etc.) If you don’t know his or her name, you can use Dear sir/madam or To whom it may concern.

先介绍一下

在第一段中，介绍你自己和写这封信的目的。你可以用这样的句子开头。

我写信是想询问…。。

我写这封信是指……。

在明确说明目的之后，您可以直接转到主消息。

身体

邮件正文应该包含您的信息。就像在一封正式的信中，正文应该写得清楚和简洁。尽量简短。在大多数情况下，两段或三段就足以清楚地表达信息。语言应专业、正式。

结束语

转达信息后，礼貌地感谢读者的时间和关注。你可以使用像这样的短语和从句

谢谢你抽出时间…

非常感谢您抽出时间…

如果您有任何问题或顾虑，请随时告诉我

然后以适当的结尾结束邮件。你的真诚、最良好的祝愿、问候、恭敬等是你可以使用的一些结尾。

附件

如果你在邮件中附上了任何文件，你可以说“请参阅附件”。你可以在任何适当的地方使用这句话。

校对

与任何书面工作一样，仔细校对电子邮件。确保使用了正确的标题、日期、姓名等。检查是否有语法或拼写错误。

单击“发送”

仔细校对电子邮件后，您可以单击“发送”按钮。

正式电子邮件示例

你可以从这里下载这封电子邮件-正式电子邮件样本