人们写商务信函和电子邮件的原因多种多样，如索取信息、进行交易、确保就业等。有效的商务信函应清晰简洁，语气恭敬，格式恰当。通过将商务信函分解为基本的组成部分，你可以学习如何有效地沟通，并提高写作技巧。

基础

一封典型的商务信函包含三个部分：引言、正文和结论。

1. 引言：引言表明作者在向谁讲话。如果你正在给一个你不认识的人写信，或者只是简单地见过面，介绍也可能是你写作的一个简单原因。通常，引言只有一两句话的长度。
2. 正文：信的正文是你陈述你的事情的地方。这一节可以短到几句或几段。这完全取决于描述当前主题所需的详细程度。
3. 结论：结论是最后一部分，你将在这里呼吁今后采取行动。这可能是一个亲自交谈、请求额外信息或进行交易的机会。和引言一样，这一部分不应该超过一两句话，并且必须明确你想从读你信的人那里得到什么。

导言

介绍的语气取决于你与收信人的关系。如果你在向亲密的朋友或商业伙伴致辞，可以使用他们的名字。但是如果你写信给你不认识的人，最好在问候语中正式称呼他们。如果你不知道你写信给的人的名字，请使用他们的头衔或一般形式的地址。

一些例子：

• 尊敬的人事主管：
• 亲爱的先生或女士：
• 尊敬的博士、先生、女士（姓氏）
• 亲爱的弗兰克（如果此人是亲密的商业联系人或朋友，请使用此选项）

给特定的人写信总是首选。一般来说，在问候语中称呼男性时使用先生，称呼女性时使用女士。只有从事医疗行业的人才可以使用医生的头衔。虽然你应该总是在商务信函的开头写上“亲爱的”，但这样做是商务电子邮件的一种选择，因为商务电子邮件不太正式。

如果你写信给一个你不认识的人或者只是路过的人，你可能想通过提供一些你联系那个人的背景来跟随问候。

一些例子：

• 关于你们在《泰晤士报》上的广告。。。
• 我正在跟进我们昨天的电话。
• 谢谢你3月5日的来信。

身体

商务信函的大部分内容都包含在正文中。这是作者陈述他或她的理由的地方。例如：

• 我写信是想询问《每日邮报》上刊登的职位。
• 我写信确认2346号订单上的装运细节。
• 我写信是为了对你上周在我们分公司遇到的困难表示歉意。

一旦你陈述了写商务信函的一般原因，请使用正文提供更多细节。例如，您可能会向客户发送重要文件以供签署，向客户道歉服务质量差，向来源索取信息，或出于其他原因。无论什么原因，记住使用礼貌的语言。

例如：

• 如果下周能与您见面，我将不胜感激。
• 下周你可能有时间开会吗？
• 我很高兴在下个月带您参观我们的工厂。
• 不幸的是，我们不得不将会议推迟到6月1日。
• 随函附上合同副本一份。请在注明的地方签名。

在信的正文中陈述了你的业务之后，通常会加上一些结束语。这是你加强与接受者关系的机会，应该只是一句话。

• 如果我们能提供任何帮助，请再次联系我们。
• 如果你有任何问题，请随时打电话给我。
• 您还可以使用结束语请求或提供未来与读者的联系。
• 我期待着很快收到你的来信。
• 请联系我的助手安排约会。

终点

所有的商务信函都需要的最后一件事是一个问候语，在这里你向读者道别。与引言一样，你如何写问候语将取决于你与收件人的关系。

对于您不是直呼其名的客户，请使用：

• 忠实地（如果你不知道你写信给的人的名字）
• 你诚挚的，（如果你知道你写信给的人的名字。

如果您是直呼其名，请使用：

• 最好的祝愿，（如果你是熟人）
• 最好的问候或问候（如果此人是亲密朋友或联系人）

商业信函样本

Ken's Cheese House 查特利大道34号 华盛顿州西雅图98765

2017年10月23日

Fred Flintstone 销售经理 奶酪专家公司。 碎石路456号 伊利诺伊州洛克维尔市，邮编：78777

亲爱的弗林斯通先生：，

With reference to our 电话交谈今天，我写信确认你方订单：120辆切达豪华车，编号856。

订单将在三天内通过ups发货，大约10天内到达您的店铺。

如果我们能提供任何帮助，请再次联系我们。

Yours sincerely, 肯尼斯·比尔 肯奶酪屋的主管