有几种不同的方法可以用来写一封终止信，但在大多数情况下，你需要包括三件基本的事情：陈述你认为收件人做错了什么；你希望他们对此做些什么；如果他们不服从，你打算怎么做。这类信件通常不被视为法律文书，因此通常不必遵循任何固定格式，也不必向法院提交。也不必由律师撰写。同样，保持语气正式、陈述简短和专业也是一个好主意。视情况而定，这封信可能会成为以后诉讼的依据，如果发生这种情况，这封信应该尽可能地修饰和尊重你的利益。许多法律团体在网上提供免费的模板，你可以遵循这些模板，通常带有示例语言和示范段落。。

确定你的目标

你需要做的第一件事就是尽可能准确地识别问题。一个人可能会写一封终止信的原因有很多。骚扰或持续侵入等个人问题就是一些例子；债权人的骚扰、个人或组织的诽谤或未经授权使用商标或版权也很常见。这类信件通常是在你认为如果案件诉诸法庭，法官会命令另一方停止诉讼，但你想避免法律诉讼时发出的。。

同样重要的是要意识到这种信件不能做什么。例如，它实际上不能让某人停止一种行为——它只能提出要求，并引起人们对这个问题的注意。如果你写这封信是为了阻止一种非常危险的行为，或者让你或他人受到伤害，那么寻求一种更正式的法律工具，比如限制令，可能会更明智。你还需要准备好让接受者回应他或她自己的要求。有时人们收到这类信件，只是改变了他们的方式，但并不总是这样。在开始写作之前，你应该仔细考虑所有潜在的结果，并据此制定计划。。

列出细节

所有终止信都应该包括一些基本内容，从你或你所代表的组织以及所有收件人的全名开始。你还应该具体描述行动，包括日期、时间和任何可用的细节。在许多版权和商标问题上，书信作者包括大量附录，证明了所有据称的不当使用。这既可以突出问题的范围，也可以作为不当行为的存档记录。。

如果你想阻止的行为似乎违反了任何法律，你也应该说出这些法律。你不需要详细说明，但指出某项活动违反了某项命名法律，往往比简单地断言“你的活动是非法的”之类的模糊说法更有力、更有说服力

陈述不作为的后果

这封信的另一个重要组成部分是简要说明如果收件人没有按照你的要求做，你打算做什么。在大多数情况下，这被表述为直接要求停止行动，通常应给出最后期限。有时，你会希望动作立即停止；在其他情况下，几周或几个月更为现实。这在很大程度上取决于环境。有时，告诉收件人如果事情没有按要求发生变化，你打算提起正式诉讼也是个好主意。。

关注行动，而不是情绪

通常情况下，这类信件只有在问题持续很长时间后才会被写出来，在这种情况下，情绪往往会很强烈。不过，保持中立、正式的语气非常重要。停止信不应使用辱骂或亵渎的语言，也不应发出超出法律体系内后续行动范围的威胁。请记住，如果需要采取进一步的法律行动，这封信很可能会成为正式法庭记录的一部分。这将使这封信成为法庭审查的文件，并成为公共记录的一部分，如果它不专业或情绪化程度很高，可能会对你造成不良影响。。

考虑一下格式

写这类信并不是一种“错误”的方式，但在形式上犯错通常是最好的做法。一般来说，信函应采用商务信函的格式。你的姓名和地址，收件人的姓名和地址，以及信件的日期应在正文之前。信的末尾应该有你的原始签名，并且你应该保留至少一份原始信的副本。

通过挂号信寄出这封信也是一个好主意，因为这会迫使收件人确认收到，并会给你一个相同的记录。这意味着，如果有必要采取进一步的法律行动，此人不能声称未收到信函。