什么是写商务信函的最佳方式是什么？(the best way to write a business letter?)

当你写商务信函时，你需要遵循某些格式。格式有一些变化，除非你参加了一门关于写信的课程，否则人们可能不会专门测量页面顶部和你的地址之间的距离，以及列出的地址和你的问候之间的距离。当你写一封商务信函时，最重要的一点是要明确你的目的——为什么要写这封信。然而，在你开始担心你要写什么和如何写之前，你应该熟悉一个基本的格式。。...

A person should sign off on a business letter with "Sincerely," a signature, and if applicable, a title.

Word processing programs typically come with business letter templates that are preformatted for convenience.

如果您使用文字处理程序，请检查您的程序中的商务信函模板。这些可以让你的工作更轻松，因为它们预先设置了边距，通常会准确地告诉你在哪里放置地址之类的东西。如果你没有这样的模板，那么你的信可以用两种方式格式化。第一种称为块格式，第二种称为缩进格式。除非指定，否则可以使用格式或其任何变体。这两种格式的最大区别在于段落没有缩进，文本可以对齐，因此每行长度相同。在缩进格式中，并非所有行的长度都完全相同，每个段落的第一句将缩进五个空格。。

Business letters should be concise but still be able to grab the reader's attention.

每种格式都有微小的变化，因此本说明的目的是提供一种快速撰写商业信函的方法，使用块格式，而无需证明文本的合理性。商业信函应具有以下页边距：顶部、底部、左侧和右侧各一英寸（2.54厘米）。在开始之前检查文字处理程序，必要时设置这些边距。字体应为12号，泰晤士报新罗马版是首选。

如果你是用公司信笺头打字，你不需要在信的开头写上你的地址。如果你使用的是标准纸张，你应该从你的地址开始。没有必要在地址中加上你的名字。只要包括你的地址，如果你愿意，电话号码和电子邮件。直接在地址后添加日期。您可以缩进您的地址，使其与右边距齐平，但它可以简单地从左边距开始，这更容易。

跳过一行，写下你要写信给的人的名字，他们的头衔或公司，以及他们的地址。姓名、头衔和街道地址等条目应单独列在一行。城市、州和邮政编码应构成最后一行。地址需要按以下顺序排列：公司、人员、头衔和地址。

跳过另一行，以问候语开始。这应该是正式的。如果你写信给史密斯女士，你会写信给亲爱的史密斯女士：。称呼后用冒号代替逗号。

划出一行，开始你的第一段正文。请务必在第一段中明确说明信函的意图。根据需要，使用额外的段落，中间留出一个空格，以扩展您的观点或给出示例。在完成正文段落后，跳下一行，写下“真诚”的结束语，然后在键入姓名和标题（如果有）之前跳下大约三到四行。在商业信函寄出之前，别忘了用黑色墨水在收信人和打印姓名之间的空白处签名。。

写商务信函的目的是有效地表达你的观点。如果你的信充满了错误，你就不能生效。不仅要检查拼写，还要检查你的论文是否有语法错误、经常混淆的单词和标点符号问题。大声朗读这封信，确保你清楚地表达了你的观点。使用简单的语言，但避免使用缩略语或任何俚语。一封写得好、直截了当的商业信函是非常重要的，特别是如果你是从另一家公司写的。你写一封容易理解且无错误的商业信函的能力反映了你公司的专业精神。。