第1部分第1部分，共2部分：撰写结束语

1. 1如果收件人正在帮助您，请以“谢谢”结尾。当你关闭正式邮件时，考虑邮件的主要目的。在许多情况下，简单地表达感激之情是结束电子邮件的适当方式。例如，如果你的收件人已经或正在帮助你做某事，试着说：“感谢你在这件事上的帮助。”你也可以感谢收信人给了你时间和注意力。例如，“感谢您的考虑”或“感谢您抽出时间来回顾这个问题”

2. 2.如果你希望得到回应，请立即采取行动。在某些情况下，您可能需要提示收件人采取进一步行动或以某种方式回复您。你可以在邮件的最后一行陈述或重申你需要从他们那里得到什么。例如，如果你希望收件人回复你，可以这样说：“我期待与你进一步讨论这个问题。”您还可以请求其他类型的操作。例如，“请完成报告，在方便的时候尽早寄给我。”

3. 3.如果你计划采取行动，请告知收件人。如果邮件收件人需要你提供一些信息，那么邮件的最后一行就是解决这个问题的好地方。向他们保证你正在采取所要求的行动，或者你正计划这样做。例如，“我将在下周五之前将填妥的表格发送给您。”你也可以利用结束语提供进一步的帮助或信息。例如：“如果您有任何问题或担忧，请随时与我联系。”

4. 4.使用正式语言。在结束邮件时，要保持适当的正式语气。使用正确的语法和正式词汇，避免俚语或对话语言。例如，如果你正在安排一个会议，你可能会以这样的话结束：“我期待着在14日与你会面。”避免用健谈的结尾句，比如“好的，几天后见！”：提示：在正式电子邮件中，避免使用缩写（例如“我是”、“不”、“不能”或“不是”），因为这些也会让你的写作听起来健谈而不正式。

5. 5仔细检查拼写错误和语法错误。在发送电子邮件之前，仔细检查一下是否存在拼写错误、打字错误、语法错误和标点错误等问题。如果可能的话，让其他人看看你的信息，看看他们是否能发现你可能错过的任何东西。虽然许多电子邮件程序都有内置的拼写检查器，但请注意，这些程序无法捕获所有拼写错误。例如，拼写检查器可能无法纠正发音相同但拼写不同且含义不同（如“恭维”和“补语”）的单词之间的常见混淆。

第2部分第2部分，共2部分：在电子邮件上签名

1. 1在结束语和签字之间划出1-2行。完成邮件正文后，按一下“回车”键一两次，在最后一行和你的签名之间留出一个空格。在大多数电子邮件中，签名应该左对齐（或靠着页面的左边距）。我期待着与你进一步讨论这件事。向你问好，赫尔曼·琼斯

2. 2如果您不知道收件人的姓名，请以“您的忠实”或“您的真诚”结尾。如果你正在写一封非常正式的电子邮件，而你不知道收件人的名字，你可以使用其中一个签准。如果你的邮件开头写着“亲爱的先生”、“亲爱的女士”或“可能与谁有关”，这些都是不错的选择虽然你可以选择这两个选项中的任何一个，但请记住，“你的忠诚”在英国英语中更常见，而“你的真诚”在说美国英语的人中更常见。确保签名中的第一个单词大写（“你的”）。

3. 3如果你知道他们的名字，就用“你真诚的”或“你真诚的”。当你关闭一封写给已知或具名收件人的正式电子邮件时，“你诚挚的”及其变体是很好的选择。如果你的邮件开头写着“亲爱的史密斯女士”或类似的话，请使用这些签名。“你的真诚”是英国英语中最典型的格式，而说美国英语的人可能会使用“你的真诚”或只是“真诚”无论你用“你真诚的”还是“你真诚的”，只要把第一个单词的第一个字母大写即可。

4. 4以“致以最良好的问候”或“亲切的问候”结束，以获得更全面的结束。“最好的问候”和“亲切的问候”比“真诚的你的”或“真诚的你的”这样的结尾稍不正式这些功能适用于大多数正式电子邮件，但可能最适用于发送给你认识的人或之前有过通信的人的邮件。提示：虽然有些作家认为“诚挚的问候”比“最佳问候”更正式，但其他人则会互换使用。用你的判断来决定哪一个最适合你。

5. 5用“恭敬”来写一个非常正式的便条。对于大多数电子邮件，“敬重”或“敬重你的”可能会显得有点过于正式。然而，在某些情况下，这是合适的。例如，如果你给政府官员或神职人员写信，你可以使用其中一种关闭方式。这种类型的收信人表示你对邮件收件人处于从属地位。对于发给老师、同事或老板（除非他们是总统或总理）的典型商业电子邮件或消息，没有必要使用“恭敬”的字眼。

6. 6.写上你的全名。在你的签名后加一个逗号，换一行，最后写上你的名字和姓氏。如果适用的话，你可能还希望包括你的职位。例如，你可能会以：琳达·琼斯高级编辑，致以最诚挚的问候

7. 7在签名后附上您的联系信息。在你的全名之后，附上你希望收件人拥有的任何联系信息。这可能是您的电子邮件地址、电话号码、邮寄地址，或上述任何组合。例如：真诚的您，Reginald Pepper25 Cherry Tree Lane，套房101（555）555-5555如果您的电子邮件程序设置了自动签名，请确保它不包含任何可能不适合正式电子邮件的内容（如幽默的引用或浮华的图形）。坚持基本原则，比如你的姓名、职务和联系方式。

提示