第1部分第1部分，共3部分：评估电脑化选项

1. 1.计算机化可能有用的暴雨和研究领域。花时间考虑什么可以自动化来改善你的业务运作。想想可以通过软件简化或改进的劳动密集型工作。另一方面，考虑可能需要备份的系统（如会计或人事记录）。询问其他企业主，他们实现了哪些自动化，以及自动化对他们的运营有何影响。你也可以阅读行业出版物和行业期刊来获得计算机化的想法。

2. 2与所有员工协商。与经理和部门负责人会面。让他们列出所有可能被计算机化的活动。手写工资单和信封标签、手工计算产品总额和销售税，以及将传单生产外包给打印机，这些都是可以在计算机上内部完成的任务的几个例子。要求经理与员工会面。在对话中包括企业各个层面的员工，以实现一个惠及所有人的系统。例如，一个主要工作是送货的送货司机可能会节省公司投资GPS系统的时间，而不是手工写下方向或查阅地图。

3. 3.考虑使用会计软件。许多企业在计算机化运营中采取的第一步是使用会计软件。该软件允许您跟踪您的账户、支付员工工资、创建财务报表和报税（或者根据您选择的软件提供其中一些选项）。它还可以确保您的财务数据在异地备份，以备您需要。会计软件可以用任何易于访问的计算机版本取代那些可能杂乱无章或劳动密集型的实体账簿。一些付费选项包括QuickBooks和FreshBooks。不过，你也可以使用免费的会计软件，比如Wave accounting。

4. 4使用计算机进行沟通和/或营销。大多数小企业已经使用电子邮件，或许还有计算机传真来进行商业交流。这些方法允许以更低的成本、更简单的方式与客户和供应商沟通并向其发送信息。然而，软件也可以用于营销工作。例如，电子邮件可以用来向现有客户发送新闻稿或新产品的详细信息。更复杂的营销软件允许企业跟踪客户信息，跟踪潜在客户，并创建营销活动。例如Marketo、Sailthru和Vocus。

5. 5Get专业设计或制造软件。如果您的业务涉及产品的设计和制造，软件可以极大地帮助您的产品创建过程。设计软件允许您创建产品的虚拟模型，并在其上运行测试，而无需创建原型。此外，该软件可以链接到控制机器的制造程序，允许您在计算机上执行整个创建过程。使用的软件类型将取决于您的行业、产品类型和机器。在线搜索特定于您需求的设计和制造软件包。

6. 6.使用软件管理库存。库存软件帮助订购、接收、跟踪和运输库存。该软件还可以与会计软件和/或电子库存管理系统配合使用，以实现操作自动化。这可以让你更容易地控制库存，减少库存收缩，提高效率。例如3PL仓库经理、BizSlate和Cin7。

7. 7管理人力资源和日程安排。软件也可以用来管理部分员工关系。首先，人力资源软件包允许你为员工支付工资、登机和休假。它们还可能允许您管理员工福利或处理独立承包商的具体细节，具体取决于您选择的软件。例如Zenefits、sumHR和BambooHR。此外，还可以使用其他软件来管理小时工的日程安排和/或客户预约。这些计划简化并改进了日程安排过程，减少了可能出现的错误和忘记的约会。例如，当我工作时，Genbook和Booker。

第2部分第2部分，共3部分：安装计算机系统

1. 1选择正确的软件或软件包。选择软件最能改善操作的领域。然后，研究满足您需求并符合您预算的软件和软件包（相互关联的程序组）。一定不要把你的全部预算都花在软件上，因为你仍然需要购买硬件，并支付员工培训、系统安装和安全软件等附带费用。一定要调查开源软件。在某些情况下，它可能不具备您所需的所有功能，但它是免费的，可以作为计算机化的良好入门。像SugarCRM（用于客户管理）和简单发票（用于发票）这样的程序可以在网上免费获得。

2. 2确定您的硬件需求。检查软件包的硬件要求。请务必注意所需的处理能力、内存（RAM）、图形卡和操作系统。在大多数情况下，软件将列出最低要求，所以您可能会考虑提高一点，这样您的系统不需要升级，如果您决定在几年内改变软件。了解你需要什么类型的硬件电源将有助于指导你的计算机搜索。

3. 3研究计算机硬件选项。咨询计算机专家，解释你的业务流程，并征求硬件建议。在选择计算机硬件时，您经营的业务类型、必须处理和保存的信息量以及必须访问数据的速度都是重要的考虑因素。你花的大部分钱很可能会花在你和你的员工的个人电脑上。您的第一选择是台式机和笔记本电脑。两者都提供相同的功能（除非你需要非常强大的硬件来运行复杂的程序），但笔记本电脑是最昂贵的。然而，它们也提供了更大的灵活性，并可能鼓励协作（员工可以用笔记本电脑在办公室里走动）。如果需要的话，还记得查看电脑的外围设备。例如，某些程序或操作可能需要额外的显示器、打印机、外部硬盘驱动器、扫描仪或平板电脑。

4. 4安排计算机安装。在决定硬件和软件选项后，安排安装计算机。如果是一个小办公室，任务可能很简单，就像自己插上电脑一样。如果您购买的硬件或软件公司提供安装服务，请务必利用这一点。在安装程序离开之前，确保系统已启动并运行。如果您的计算机必须相互连接才能共享文档，请设置网络。请雇佣一名临时或永久的网络管理员为您设置。

5. 5保护你的计算机系统。咨询计算机安全专家，选择最佳的防病毒软件。探索保护客户付款信息和员工个人信息等机密数据的软件选项。你应该买一个提供防病毒、防火墙和网络入侵检测等保护的程序。对于数据敏感度更高的企业，您可以使用各种加密和员工身份识别工具更进一步。

第3部分第3部分，共3部分：合并计算机系统

1. 1为所有员工安排培训课程。工作人员可能对计算机和专业软件有不同程度的熟悉和熟练程度。安排员工接受分配任务所需的所有计算机活动的培训。对于复杂的系统，您可能希望让供应商或维修技术人员培训员工。确保培训课程全面，尤其是关键任务。例如，如果您的公司是一家医疗诊所，请确保所有医生和护士都接受过关于如何输入和访问关键患者信息的良好培训。

2. 2.启动一个有组织、有逻辑的数据输入流程。从高优先级任务和紧迫截止日期的项目开始。一次实现一个系统，这样您的操作就不会因为系统实现缓慢而陷入僵局。您的总体目标应该是快速无缝地集成计算机系统。例如，如果您的企业将计算机化工资单，请优先完成这项任务，以确保及时进行工资检查。如果有大量的数据，请考虑雇佣临时工来进行数据录入。这样，你的正式员工就可以不间断地继续工作。

3. 3保存所有硬拷贝文件。如果在数据输入或将数据保存到新系统时出错，您可能会丢失所有数据。为了防止这种情况发生，请保存所有硬拷贝文件，如发票、客户记录、员工信息和其他包含重要细节的文件。

4. 4.投资一个备份系统。咨询计算机专家，根据业务需要选择最佳备份系统。如果您的公司规模较小，您可能会选择定期手动将数据备份到便携式存储设备。对于较大的企业，选项包括通过在线文件存储提供商和备份服务器自动化备份过程。理想情况下，备份应该保持在非现场状态，可以是物理备份，也可以是云存储中的在线备份。