这篇客座文章是由Askar写的，他是DemoGeek技术网站背后的极客。

如果您在团队中工作，或者在与客户打交道时，您可能希望确保以正确的方式分发文档，以便文档中的信息能够到达正确的受众，并且尊重信息的机密性。

word2007有一个功能，您可以正式准备Word文档，以便适当地分发给一组人，甚至分发给任何具有一定可信度的个人。

准备

启动word2007并按您想要的方式创建文档。

一旦您对文档满意并准备好分发，请在使用电子邮件应用程序之前暂停片刻，然后按照以下简单步骤准备好分发文档。请记住，这些步骤是孤立的，这意味着你可以选择你想要遵循的步骤。

单击Office按钮并单击“准备”菜单选项。你可以看到7种不同的选择。我将解释这些选项中的每一个，这样您就可以根据您的分发需求选择正确的选项组合。

文档属性

列表中的第一个是“Properties”选项，您可以使用该选项输入有关文档的元数据信息。

您可以输入文档作者的姓名、标题、主题、关键字、类别、状态和注释。

其中一些可以通过“文件属性”对话框查看。

请记住，完成文档后，您将无法看到这些属性，但在此之前，您可以将属性与文档关联，以便其他人在打开文档之前了解文档。

检查文件

列表中的第二个选项是“检查文档”选项。作为分发文档准备工作的一部分，您可以检查文档的注释、修订、修订标记、墨迹注释。您可以检查隐藏的元数据或与文档一起保存的任何个人信息。您可以检查与文档一起存储的任何自定义XML数据。您还可以检查页眉、页脚和水印的任何信息。最后，您还可以检查文档中的任何隐藏文本。

在分发文档之前，选择要确保的检查选项，当您点击“检查”按钮时，Word将检查文档并通知您在检查中发现的任何项目。

需要注意的项目将用感叹号标记，如果需要，您可以选择重新检查。

加密文档

列表中的第三个是“加密文档”选项。如果希望文档仅由您信任的某些人查看，请选择此选项。它允许您使用自己选择的密码加密文档，用户必须输入此密码才能查看文档。

选择可以分发给组的密码。我的建议是不要选择一个你个人使用的密码，而是一个没有人可以用它追溯到你的在线帐户或任何你个人使用的敏感帐户的密码。

再次确认密码。密码区分大小写，请确保保留/记住密码，因为如果忘记密码，则无法恢复密码；如果忘记密码，则无法打开文件。

一旦加密，您应该能够看到菜单选项有一点背景色，以表明该文档已加密。

当通讯组中的人试图打开加密文档时，系统会提示他们输入密码。

没有密码他们根本无法打开文档。

限制权限

第四个是“限制权限”选项。您可以使用“限制权限”选项来限制用户可以对文档执行的操作。如果文档是敏感的，则可以使用“限制权限”来限制他们编辑、复制和打印文档。

限制权限使用Windows Rights Management客户端来实现限制。

可能会提示您安装Windows权限管理工具。别担心，继续安装吧，它来自可靠的来源。安装后，您应该能够配置人们可以对文档执行的操作。

添加数字签名

第五个是“添加数字签名”选项。数字签名确保文档的完整性。把数字签名想象成一种纸面签名，但是为了方便起见，它是以电子方式完成的。当文档具有数字签名时，它表示文档的完整性和信任。如果您要将文档分发给一个非常大的受众群，这将非常有用。

单击“添加数字签名”选项，Word将提示您使用上述对话框在Office Marketplace上搜索数字签名提供商。

在其Office Online Marketplace上，您应该能够找到一个数字签名提供商，您可以使用该提供商对文档进行签名。

运行兼容性检查器

让我们先跳过最后一个选项“运行兼容性检查器”。如果您使用了Word 2007特有的任何功能，并且怀疑您的读者可能正在使用较旧版本的Word，那么您可能需要运行兼容性检查程序，以确保您的文档可以被整个读者阅读。

word2007将运行一组预定义的兼容性检查，如果发现任何兼容性问题，它将在上面的对话框中列出这些问题，如果没有，最好在分发文档之前进入最后一步。

标记为最终

在将文档分发给组之前，这应该是最后一步。如名称所示，此操作将文档标记为已全部设置为分发。

当这对文档进行重大更改时，系统将提示您确保要将文档标记为final。

一旦文件被标记为最终文件，该文件将无法编辑，并且将清除任何校对、注释等。

定稿文档在状态栏上会有一个新图标，看起来更像是纸上的橡皮戳。

准备好分发文档可以帮助您避免在将文档分发给一大群人时所犯的某些明显错误。你不必遵循所有的步骤；相反，你可以挑选你想要/喜欢的一个。word2007足够灵活，可以在准备分发文档时执行您要求它执行的操作。

我希望您觉得这很有用，并且希望您能够利用word2007的功能，在分发之前正确地完成文档的定稿。如果您有任何问题或意见，请让我知道在评论。