第1部分第1部分（共4部分）：开发库存跟踪方法

1. 1选择库存监控方法。库存跟踪通常有两种选择——系统或手动。库存系统通常是连接到您的会计系统或收银机的软件产品，在您销售和购买新产品时更新您的库存记录。您还可以通过在纸上或excel工作簿中保存库存日志，以及自己定期更新库存来手动跟踪库存。当你决定你的监控方法时，考虑你需要多久访问库存记录和你拥有什么样的库存。你还需要考虑到你能在系统上花多少钱。如果你是一个小企业，你的库存是不危险或非常宝贵的，你应该考虑手动跟踪你的库存，以节省成本。如果你经营一个大企业或有价值或危险的库存，考虑支付使用库存系统。

2. 2创建库存组和标签。列出库存中的所有产品或产品类型，并为每种产品选择一个名称。你可以按照自己的意愿详细描述，但库存中的每一项都应该归入其中一个（且仅限于一个）库存组。包括任何你将来需要的库存物品或库存日手头没有的物品，并为这些物品创建组。不要把你的标签写得太宽。如果你经营一家咖啡馆，里面有全脂、低脂和豆浆，不要建立一个叫做“牛奶”的大库存群如果你卖雨靴，你可以按性别和尺寸来组织库存，但不能按颜色。只对你用来提供服务的东西进行分组，比如咖啡店的咖啡和精品店的服装。不要包括咖啡研磨机或更衣室椅子等设备。

3. 3清点你的存货。花尽可能多的时间对每组中当前的物品数量进行初始计数。将你的库存分成你决定的组，并在清点完后标记每个组。如果你的库存特别有价值、复杂或危险，你可以数两次以确保准确性。如果你有一家大公司和大量存货，你可能需要让你的员工参与进来。应定期进行实物盘点，以验证自动盘点。通过这些计数，您可以识别由于盗窃、损坏或过时导致的差异。使用视觉提示使库存盘点更容易。例如，如果你数一数架子上的一组物品，把数字写在黄色的纸上，然后用胶带粘到架子上。如果你的供应品是大包装的，比如每个盒子里装着10卷胶带，数一数盒子的数量，然后乘以10，得到总数。如果你经营一家出售食品的企业，清点库存可能会特别困难。您可能希望通过重量、单位或百分比来测量项目。

4. 4记录你的库存数量。如果要手动跟踪库存，请使用笔记本作为库存日志，或创建excel电子表格。为系统中的每个组创建一行，然后根据计数写入该组中的数量。如果您使用的是库存系统，系统将指导您为每个组创建标签，并记录每个组的现有数量。

第2部分第2部分，共4部分：实施库存跟踪方法

1. 1安排库存更新。为了保持准确的库存记录，你需要在购买时添加新库存，在销售时减少库存。如果您使用的是电子库存系统，您可能可以选择将系统连接到收银机，并使用连续库存记录。如果要手动跟踪库存，请决定是在购买新库存时更新库存记录，还是定期清点所有库存。不管怎样，你应该每年至少做一次实物盘点。根据你的业务情况，你甚至可能希望每周做一次。如果清点你的全部库存似乎不切实际，试试循环清点，一次只清点一组库存。经常分组轮换，保持库存最新。

2. 2定期调整库存。每次盘点时，调整记录的库存水平以反映当前的数量。如果您使用手动系统，请使用您现有的数量更新库存中的每个项目。如果你使用电子系统，它可能会引导你完成调整的步骤，但你也会根据你的盘点来增加或减少每件物品的库存水平。这也是监控库存使用的好时机。如果你的库存水平比你预期的要低很多，考虑一下你是否正在偷窃存货。你也可能会发现你的业务需要比你预期的更多的物资，或者你可能会因为损坏或缺陷而失去库存。由于盗窃、损坏、缺陷等原因造成的库存损失称为收缩，你应该在考虑合理误差的同时尽量减少收缩。

第3部分第3部分，共4部分：建立库存控制

1. 1确定你的库存控制需求。您建立的控制级别应基于与库存相关的价值和风险。如果你的库存包括处方药、弹药或其他危险品，你应该制定强有力的控制措施。如果你的库存是食品、饮料或其他低成本物品，你的控制可以不那么严格，因为你的库存没有那么高的风险。如果你有员工，你可能希望确保你的库存不被盗窃或滥用。记住，过度控制库存是可能的——控制越复杂，相关成本就越高。

2. 2将库存与商业活动分开。通过将库存存储在与您开展业务的地方不同的地方，您可以确保库存不会随时可用或可见。例如，你的咖啡店后面可能有一个大冰箱和冰柜，员工需要时可以把冰箱里的牛奶带到酒吧。有一个单独的存储区域可以更容易地跟踪您的库存。

3. 3限制对库存存储区域的访问。这可以简单到在你的库存储藏室外面有一个“仅限员工”的标志，也可以复杂到需要钥匙或员工徽章才能进入。对库存的受限访问级别应反映与手头物品相关的风险。许多待售库存系统要求密码或徽章才能进入上锁的库存存储室，从而限制了访问。

4. 4记录库存使用情况。您可以要求员工在从库存中取出商品用于您的业务时进行登录。一种简单的记录形式是结账单，这样员工就可以写下他们的姓名、日期以及他们清除的库存量。记录库存使用的一种更复杂的形式是计算机访问系统，员工必须使用其唯一的ID登录，并扫描他们提取的每个库存项目。记录物品被移除的时间可以减少盗窃，并确保你有记录谁在何时拿走了什么。

5. 5执行库存审核和周期盘点。如果您使用的库存系统在每次销售时自动更新库存量，您可以进行随机库存审核，并将审核时的盘点与库存系统中记录的金额进行比较。定期盘点是确保会计记录和实际库存一致所必需的。为了提高效率，您不需要审核每个库存组，每次只需选择几个不同的组进行审核即可。注意在审核过程中始终存在的项目，并考虑进一步限制对这些项目的访问。

6. 6建立库存系统控制。无论你用什么来记录你的库存水平，都应该加以控制，以防止任何人错误地或意外地更改你的记录。如果你使用电子库存系统，确保你设置了一个只有你知道的安全用户名和密码。如果您使用excel电子表格来跟踪库存，请将电子表格存储在只有您可以访问的安全计算机上。同样，如果你使用笔记本电脑，把它放在一个安全的地方。如果您有一个电子系统，并且您的员工需要访问该系统，请向他们提供自己的登录信息。

7. 7.言行一致。如果你的员工知道你对库存准确性很认真，并且会调查差异，他们就更有可能认真对待你的系统并遵循它。为了明确这一点，请向所有员工提供有关库存系统的充分培训，并让员工负责遵守这些说明。告知员工您对库存的控制，并告诉他们您计划监控库存水平，以防被盗和误用。最重要的是，你自己要认真对待库存准确性。你能做的最糟糕的事情就是让员工对你的库存持一种随意的态度——如果你不认真对待，他们肯定不会认真对待。

第4部分第4/4部分：重新进货

1. 1规划你的采购周期。使用你的库存系统来计划你的购买，这样你的库存不会超过你的需求。确定每个工作日需要多少产品组，然后决定多久补充一次。将每天的需求量乘以购物行程的间隔时间，再加上两到五天的额外需求。这是你购买后手头需要的产品数量。要确定你需要补充多少，请计算你目前手头上有多少产品，然后从你想要的数量中减去该数量。例如，如果你每天使用一瓶清洁剂，每月补充一次，补充后需要33瓶。如果你下单时剩下7瓶，你会买26瓶。对产品的需求波动越大，除了经营业务所需的产品之外，你应该拥有更多的额外产品。此外，还要额外储备难以采购的产品。

2. 2如果你有库存系统，寻找自动化的机会。例如，你可以对你的库存系统进行编程，当你在某个特定的组中达到低数量时，就会向你发出警报。有些系统甚至会根据你手头的供应量为你订购库存。这种方法比手工盘点和采购成本更高，但在库存量大的大型企业中，它可以节省大量时间和头痛。如果你有一个自动库存系统，当你把每件物品从仓库里拿出来时，你可以扫描它，你的系统可以让你自动重新进货。例如，当你的库存减少到5瓶时，你可以对系统进行编程，从你的供应商那里订购30瓶新的洗发水。即使你不自动购买，你的库存系统也可能在你的产品用完时提醒你，这样你就可以手动下订单了。

3. 3根据你的经验调整你的购买。随着时间的推移，你会越来越准确地预测你的库存需求。如果你去购物时经常注意到手头有很多产品，那就减少必要的库存水平。你只想要比你需要的多一点，因为你需要为你未使用的存货支付存储和潜在的浪费成本。

• 将库存标签集成到存储系统中。例如，如果你按衣服尺寸计算你的衣服库存，那么按照你计算的方式存储衣服，一个位置用于小尺寸男士，另一个位置用于中尺寸男士，依此类推。按组名标记存储位置，以使存储清晰简单。到时候，这也会加快计数速度。
• 将库存记录用于会计和税务目的。通过乘以每件商品的购买或销售价格，你可以计算出存货的价值。