第1部分第1部分（共3部分）：组织项目工作流

1. 1确定所有必要的项目利益相关者。利益相关者是指将受项目影响的任何人。这是一个很长的名单，从项目发起人到将参与该项目的员工个人。在整个过程中，您应该确定并与几个利益相关者进行沟通。项目发起人是为项目提供资金的个人或企业。他们通常拥有最终的结果。通常，赞助商必须在所有重大决策上签字。管理团队是监督该项目的人。通常，管理团队的每个成员都领导一个部门，该部门执行特定任务以完成项目。最终用户是项目完成后将使用该项目的人。例如，建筑物的访客就是最终用户。你通常不会与最终用户见面，但在规划项目时，你应该考虑到他们潜在的担忧。

2. 2与上级利益相关者会面，制定项目目标。在这个预先规划阶段，通过与利益相关者对话，明确项目目标的定义。你不必会见每一位利益相关者，因为许多人都是较低级别的员工。但你应该与管理层和所有权级别的利益相关者对话。你必须通过这个项目来满足他们的期望。与项目发起人交谈，了解他们的期望并制定项目目标。从咨询他们开始。在制定具体计划之前，与管理团队会面，以了解项目的预算、时间表、必要资源和风险。如果经理们对项目提出任何担忧，请认真对待。他们必须执行该项目，并且能够识别潜在的问题。

3. 3确定项目的范围，计划如何完成。该范围是该项目的预期结果。这个项目完成后将完成什么？它将达到什么目标？对项目范围有一个清晰的概念对于规划你将采取什么步骤来实现这些目标至关重要。在与重要的利益相关者交谈时，了解预期的项目范围是什么。例如，项目范围可能是建造一座新的豪华公寓楼。所有后续规划都将朝着这一最终结果展开。确保项目范围是可行的。例如，如果赞助者想明年去火星旅行，这可能不是一个可管理的范围。与赞助者交谈，告知他们目前可能的情况，然后确定你可以满足的范围。如果赞助商不完全确定项目的预期范围，请帮助他们解决。与他们和项目经理交谈，就最终结果得出结论。

4. 4将项目划分为关键里程碑。一旦定义了范围，就可以确定团队必须达到的里程碑。里程碑是按时间顺序进行的大型任务。当一个里程碑实现时，另一个里程碑就开始了。如果目标是建造一座公寓楼，重要的里程碑将包括购买土地，获得建筑许可证，铺设建筑地基，建造框架等，直到大楼建成。确定所有必要的里程碑。按必须完成的顺序列出里程碑。例如，你不能打基础，直到你有施工许可证。像这样组织你的项目流程。

5. 5.在项目干系人之间划清沟通界限。在整个项目过程中，沟通至关重要。不同的人和部门应该有明确的沟通渠道，这样每个经理都能了解项目的进展情况。在你开始写项目计划之前，确定谁负责每项任务，谁向谁汇报。这将帮助您的团队更顺利地运行，以便他们能够按时完成项目。这个工作流程的一部分是确保人们不会被他们部门之外的问题所困扰。例如，负责建筑物周围景观美化的人员不需要知道建筑物内的电话线是否存在问题，因此，如果出现此类问题，不应联系他们。计划在项目计划中编写此沟通工作流，以便所有参与者都知道在需要信息时联系谁。

第2部分第2部分，共3部分：研究预算和时间表

1. 1将里程碑分解为子步骤，以估算成本和进度。对于大型任务来说，估算成本和时间表是困难的。您确定的每个里程碑都太大，无法准确估计成本和进度。将里程碑进一步划分为更多子步骤以完成。然后为每个子步骤制定时间表和预算。如果有一个里程碑是“奠定建筑基础”，那么这里就有许多子步骤。你必须联系潜在的承包商，从他们那里获得报价，选择一家公司，挖掘土地，浇注混凝土，等等。在进行评估时，要考虑这些子步骤。

2. 2估算每个子步骤的成本，以计算项目总成本。随着你的里程碑被分解成子步骤，制定成本估算会容易得多。采取每个单独的子步骤，研究其潜在成本。然后利用这些信息对项目总成本进行估算。如果你在计算一栋公寓楼的“奠基”里程碑的成本，要考虑的成本包括混凝土和其他材料的价格、浇筑混凝土的许可证，以及工作的劳动力成本。研究每一步的平均成本，制定成本估算。使用你能找到的最新信息，使你的数字准确无误。如果你的公司有以前参与过这些项目的分析师，请就这些成本咨询他们。他们的工作是计算项目成本。把你的成本估算分解成几种不同的形式。制定项目总成本、每个里程碑的成本以及每个月或季度的成本。项目发起人需要这些信息来调整他们的期望和融资。

3. 3确定哪些子步相互依赖。所有项目都有一些步骤，在前一步完成之前无法完成，这会影响项目时间表和进度。这些步骤相互依赖，依赖步骤的延迟会延迟整个项目。其他步骤是独立的，不一定依赖于先完成的其他步骤。确定所有相互依赖的子步骤，为项目制定准确的日历。例如，一栋新建筑需要建筑许可证。这意味着，在获得这些许可证之前，任何工作都不能开始，所有其他步骤都依赖于此步骤。一旦建筑开始在公寓，你就不能开始布线的建筑物，直到基础建设。然而，当你连接建筑时，你可以开始在室外进行景观美化，这样这两项任务就不会相互依赖了。

4. 4为每个里程碑制定时间表。就像你把每个里程碑分解成子步骤来估算成本一样，你也可以用同样的方法来制定一个时间表。研究每一步所需的正常时间。利用这些信息为每个里程碑制定时间表，并最终为整个项目制定时间表。还要考虑规划阶段。例如，你所在城市的建筑许可证可能需要6个月才能办理。这意味着至少6个月内不能开工。然而，当你在等待许可证时，你可以开始与建筑公司谈判。然后，当许可证通过时，所有的协议都已到位，可以开始工作。找出这些可以同时进行的步骤，以加快流程。在估计项目时间表时，通常最好高估一点。这样，如果出现任何意外问题，你就有了喘息的空间。

5. 5说出可能影响项目的任何潜在风险。所有项目都涉及利益相关者应该意识到的某些风险。这些问题包括从计划延迟到可能危及整个项目的问题。在研究预算和进度的同时，确定该项目可能面临的所有风险。如果可能，提出可以克服这些挫折的建议。例如，如果你正在规划一个建筑项目，一个潜在的风险是原材料价格上涨并影响项目预算。你可能会提出，快速工作是避免这种风险的最佳选择。或者，你可以建议提前购买某些材料并储存起来，这样项目就不会遇到意想不到的价格上涨。

第三部分第三部分共三部分：展示你的项目计划

1. 1展示该计划如何满足赞助人的期望。你需要在项目计划中留下深刻印象的主要人是赞助商。如果他们喜欢你的计划，他们会继续这个项目。否则，他们可能会退出，你可能会损失很多钱。首先说明该计划如何完成项目范围。在解释你的计划时使用清晰、简单的语言。尽可能避免使用行话，这样就不会出现误解，每个人都在同一页上。清晰的陈述，比如“我将向你展示这个计划实现我们项目目标的三种方式”，最能传达你的信息。

2. 2解释制定预算和时间表的过程。赞助者和管理者会想知道你是如何估算的。准备好简要解释一下你的程序。在解释时，说出可能影响这些预测的任何潜在变量或风险，以及项目可能如何解释这些变量或风险。你不必做每一次计算。首先介绍每个里程碑的评估，并总结一下你是如何得出这个结论的。如果有人想了解更多信息，请准备深入了解更多细节。在解释预算时要简明扼要。例如，州政府，“我计算出这个项目的总预算为1500万美元。其中包括700万美元的材料成本、100万美元的许可证成本、500万美元的劳动力成本和200万美元的土地购买成本。我通过研究去年该地区的正常建设费用得出了这些估计。如果有人想了解更多细节，我很乐意进一步解释这些计算。”

3. 3向所有利益相关者提供项目计划的完整副本。你不会在会议上逐字逐句地阅读整个项目计划，一些利益相关者可能需要更多信息。向每位利益相关者提供一份完整的报告副本，可以是电子版，也可以是纸质版。给他们足够的时间来复习，然后再给你提建议。如果您的团队拥有共享云文件夹或使用通信软件，请在此处上传计划。还可以打印一些纸质副本带到会议上。您的利益相关者可能希望在没有完整报告的情况下获得信息摘要。提供一份讲义，讲到你计划中的所有要点。

4. 4要求反馈和修改。修改项目计划是该过程的正常部分。很可能至少有一个利益相关者建议对项目计划进行修改。向团队寻求反馈或批评。如果有人建议改变，请向整个团队提出。如果他们同意，就修改计划。说“我相信我对这个项目计划很全面，但我欢迎任何反馈或建议”，表明你对自己制定的计划很满意，但也有足够的灵活性与团队合作。认真对待项目经理的担忧。他们是那些必须把这个项目拿出来的人，如果他们认为你的一个估计是不现实的，你应该考虑修改它。