第1部分第1部分，共4部分：会议规划：早期阶段

1. 1.早点开始。你应该至少提前八个月开始规划会议的早期阶段，如果会议参与者众多或规模较大，甚至需要更长的时间。请记住，许多场馆和餐饮服务必须提前几个月预订，许多参与者将不得不旅行并安排出席。此外，你可能需要赞助商和大公司提前几个月准备年度预算，因此任何财务或非财务帮助都必须提前与他们协商。

2. 2成立一个委员会。一个会议委员会负责会议的所有决策，有多个人可以确保你有足够的视角来对重要问题做出决策，并且有足够的人来实际解决细节问题。你需要一位会议协调员，他是所有重大决策的关键人物，最终会花最多的时间把所有事情协调起来。如果你有足够大的预算，你也可以雇一个活动策划人，省得自己头疼。如果你正在计划一个年度会议，请上一年的协调员加入委员会，或者至少要求上一年的任何材料来帮助简化计划。

3. 3.写下你的目标和议程。你需要明确定义你希望通过这次会议完成什么，因为这将影响你的其他决定。在开始任何其他会议组织之前，知道你想要传达什么以及传达给谁可以减轻前进的压力。第一次组织会议时，坚持一个相当简单的计划。例如，在不超过250到300人的情况下，保持1-2天。花些时间对会议目标进行一些非正式的市场调查。小的焦点小组和调查很好地解决了这个问题！

4. 4.选择城市和日期。虽然你可能无法在没有更多计划的情况下选择具体的日期和地点，但重要的是你要清楚地知道你需要计划多少时间。在决定日期之前，先了解一下你所在地区的行业规范。例如，在欧洲，会议通常在3月至6月或9月至11月之间举行。同样，会议往往在周四至周五或周一至周二举行。时间长短取决于会议需要完成的所有工作。对于250-300人的会议，计划整整两天。一般来说，在自己的城市组织会议最容易，城市需要有附近的机场、酒店和可接受的场地选择。如果这座城市是一个人们无论如何都想去的地方，以吸引不愿参加的人，那就最好了。

5. 5.说出会议的名称。这将有助于你开始宣传，但也有助于规划，因为你可以保持材料的一致性，并开始为会议建立社交媒体。选择一个暗示会议目标和/或受众的名称。查找类似会议的名称以获得想法，但要确保你的会议听起来与另一个会议不太相似，尤其是与你的细分市场相关的会议。

第2部分第2部分，共4部分：组织会议

1. 1制定预算。如果你不知道你要花多少钱，然后把这些钱分解成会议场地、材料和演讲费等分配，你就不可能做任何其他事情。坚持你的预算，如果你委派责任，确保你的助手也遵守他们的金钱限制。确保你的预算和定价模式反映出健康的投资回报率。考虑为你的活动招募赞助商。赞助商支付费用支持会议，但也可以对会议本身的内容拥有发言权。如果您有赞助商，您的赞助商通常会用自己的扬声器主持演示或座谈会，他们可能会用自己的徽标为会议材料打上品牌。赞助商可能包括当地行业领袖或慈善家，具体取决于您的主题。

2. 2.制定门票价格和销售方式。有些会议对与会者免费，有些则收取高昂的费用。在设定票价和确定如何开始售票的时候，有几个因素需要考虑：如果是一个小型的地方会议，很少或不收取费用，就不收费去参加。另一个选择是允许出席者免费参加，而其他人则支付少量费用来支付会议费用。多日会议或提供膳食的会议通常收取注册费，在美国，注册费从30美元到几百美元不等。许多会议对处于职业生涯不同阶段的人采用浮动工资表。例如，学术会议对学生收取的费用通常低于对教师收取的费用。你也可以向赞助协会的会员收取比普通公众更低的费用。

3. 3.选择你的会议地点。在搜索地点时，请记住参与者的数量、地点的便利性、停车场以及与公共交通、机场和酒店的距离。你在找一个地方举行会议的目标应该是让与会者尽可能容易地参加会议。看看你所在的城市是否有会议中心或带会议室的酒店。对于小型会议，你通常可以租用当地的教堂或社区中心。

4. 4.寻求场馆工作人员的帮助。如果你选择了一个以举办会议而闻名的地点，那么就利用这个宝贵的资源。这是员工每天都做的事情，应该能够回答任何问题或担忧，并在需要时提供建议。一些场馆将提供一名活动策划人，他可以处理会议的许多剩余细节。即使规划师收取费用，在接下来的几周里，防止这成为你自己的全职工作也是值得的。

5. 5.决定菜单。当你组织一次会议时，你需要记住，参与者不想整天坐着不吃一顿像样的饭，而且很多人不知道该地区有什么。弄清楚你是否会雇佣餐饮服务来提供早餐、午餐和零食，或者你选择的会议地点是否会提供餐饮服务。请记住，与会者可能有饮食限制、过敏和偏好，这会使计划膳食变得相当困难。如果你选择了一位经验丰富的餐饮服务商，他们可以为你提供素食、无坚果、无麸质、犹太教或其他用餐选择。

6. 6坚持走一遍。在你完成了大部分的会议组织工作后，不要在会议开始时与其他参与者一起走进来，把任何事情都留给机会。前天前往会议地点与工作人员会面，确保一切就绪，并处理好最后一刻的细节。

第三部分第三部分，共四部分：规划会议内容

1. 1计划时间表。你已经知道会议的名称，并且对主题有了大致的了解。但现在你必须决定它到底会如何发展。会议有多种类型，不同的行业采取不同的方式。如果你不确定该如何进行，那么考虑一下一种常见的会议形式：从一个基调或开始地址开始。这通常是给业内知名人士的。会议的其余部分应分为较短的会议。会议的实际内容通常由计划参加会议的人决定（参与者将提交提案）。你也可以计划研讨会、电影放映或其他你知道你想包括的形式。根据参加人数的不同，你可以一次开一次会（称为“全体会议”），也可以同时开几次会（称为“分组讨论”）。以一位鼓舞人心的演讲者或向观众发起挑战的方式，以一个高调结束会议。

2. 2.确定要进行的会话类型。这些将根据行业标准而变化，但您可以考虑讲座、正在进行中的演示、研讨会、政策更新或现场地址、交互会话或开放式海报展示。你希望举行的会议类型将影响你宣传会议的方式，所以尽早决定什么类型的内容对你的目标受众最有意义。每次会议的时间从45分钟到3小时不等，具体取决于演讲的数量和内容。

3. 3如果您需要包括任何其他活动，请进行计划。弄清楚如何将其他重要活动安排到会议日程中，对于活动的成功至关重要。你也可以为组织事务安排时间，比如商业会议或奖项。你可以提供餐点，或者让与会者带上棕色的袋子。你也可以休息一下，让与会者在附近的场所吃午饭。一般来说，如果你希望人们提供至少一顿饭，你会收取费用。根据您的位置，考虑提供娱乐，如本地旅游，在喜剧俱乐部的夜晚，或电影或戏剧表演。

第四部分第四部分共四部分：会议宣传

1. 1确定谁将参与。会议有很多种，包括学术会议、宗教会议和工业会议，每种类型的会议都有不同的参与者类型。在继续规划之前，你需要确保对目标细分市场有足够的兴趣。如果你只针对一小部分人，可以通过电子邮件和在时事通讯或行政会议中提到的内容来宣传会议。

2. 2寻找行业领袖参与。你需要一个大的头条新闻或主旨演讲者来帮助说服业内其他人。一旦确认该领域的知名人士将参与会议，您可以在会议材料中包含这些信息，例如对与会者的电话。

3. 3创建一个会议网站。如今，为了一场成功的会议，几乎必须有一个数字存在。找到一个包含会议名称或其逻辑派生内容的可用URL，以便轻松找到。在网站上包含有关会议的所有重要信息，并确保在所有与会议相关的印刷材料和广告上列出URL。确保包括会议地点的日期、时间和地址，以及任何著名发言人的姓名。您还可以提供有关交通、住宿、区域景点的信息，如果需要，还可以在会议日程安排可用时附上会议日程。当你准备好打开注册时，用注册链接更新网站。

4. 4.做广告。尽早开始（最多提前一年），这样演讲者就可以开始提交会议想法的提案。根据你的会议规模和目标受众，你的方法会有所不同。记住你的目标受众是从哪里获得关于这个行业或群体的信息的。这些可能包括：社交媒体，如赞助组织的Facebook页面和Twitter提要列表服务和电子邮件联系列表，以及发送给相关团体、组织或企业的博客、杂志、时事通讯或日志海报、传单或其他公告

5. 5.征求建议。在你的广告材料中，你还应该包括“邀请参与者”或“邀请提案”，要求个人或团体提交论文、小组或研讨会提案。提案的长度取决于你所在的行业。在学术界，小型会议通常要求提供几百字的摘要；大型会议需要完整的手稿。

6. 6开始接受注册。一个好主意是，让参与者在会议之前，甚至提前几个月注册，让你知道会有多少人出席。建立一个与会议网站链接的注册网站。您还可以使用第三方主机进行在线注册，如RegOnline。如果你有办法用信用卡付款，你也可以允许参与者打电话或传真注册。如果你不想在线或通过电话注册，请将注册表格上传到你的网站，然后让参与者打印并邮寄给你。为了鼓励提前注册，提前一个月或更长时间注册的人可以享受折扣。

• 提前询问演讲者是否需要任何额外的设备，如讲台、电视、大屏幕或电脑。
• 在准备菜单时，了解您的与会者是否有特殊的饮食要求。
• 考虑会议的目的时，设置房间，或提供礼堂式座位或座位表，做笔记。
• 在比较场馆的价格时，还要询问食物、水、饮料等的价格。这些价格可能非常昂贵。