如何为员工准备w-2(prepare a w‐2 for an employee)
第1部分第1部分，共2部分：准备w-2
- 1确定个人是雇员还是独立承包商。您只为员工提交W-2，而非独立承包商。虽然没有明确的标准，但美国国税局将考察与工资和工作时间的独立性和控制有关的各种因素，例如：员工通常要服从企业关于何时、何地以及如何工作的指示。独立承包商通常选择自己的方法。员工通常会报销自付费用，如办公用品。独立承包商通常不是。员工通常期望自己能无限期地与企业合作。然而，独立承包商可以自由地寻找不同的商业机会，并公开宣传其服务。保证员工有固定的工资（小时、周等）。相比之下，独立承包商通常支付固定费用。员工可以获得健康保险、养老金计划、病假工资或假期工资等福利。独立承包商不是。当你第一次雇佣员工时，你应该在员工和独立承包商之间做出决定。
- 2.获得W-2和W-3表格。W-3表格用于雇主记录，必须与W-2表格一起提交给社会保障局（SSA）。你可以从国税局网站上订购这两种产品。请访问此处订购：https://www.irs.gov/businesses/online-ordering-for-information-returns-and-employer-returns.Alternately，你可以用电子方式存档。在社会保障管理局（SSA）网站注册。避免从互联网上打印表格。表格的副本必须用红墨水打印，以便SSA扫描。如果你不想从国税局订购表格，那么你可以从办公用品商店或当地会计师事务所获得表格。
- 3收集工资信息。要填写W-2，你必须知道员工在这一年里得到了多少工资，以及你因税收或其他原因扣缴了多少工资。提前收集这些信息。
- 4收集其他相关雇主/员工信息。相关信息包括雇主/雇员姓名、地址、社会保险或税务ID号，以及雇员工资和小费。员工将在雇佣时通过W-4表，即员工的预扣津贴证明，提供他们的联系信息和社会保险号码，但工资和小费信息将来自您的工资登记簿数据。您还需要企业的州税务ID号。如果您仍然无法识别该号码，请咨询您所在州的税务局。他们将提供在州一级缴纳的税种清单。
第2部分第2部分，共2部分：填写w-2
- 1将员工的社会保险号输入方框A。您应该已经通过W-4获得了员工的必要个人信息。方框A位于表格顶部，应为“员工社会保险号”使用黑色墨水和字号清晰的字体。美国国税局建议使用12点字体。用相应的破折号填写9位数的社会保险号，如下所示：123-45-6789
- 在方框B中填写您的雇主识别号。IRS为您分配了雇主ID号（EIN），用于识别您的企业，以用于税务目的。企业通常通过传真或邮件向IRS提交SS-4表格来申请EIN。然而，企业也可以通过电话、电子邮件或在线申请EIN。EIN是一个9位数的数字，前两个数字和其余七个数字之间用破折号隔开。例如：12-3456789
- 在C框中输入雇主的姓名、地址和邮政编码。这是指你的企业名称和地址。务必用清晰的黑色字体填写W-2。例如：约翰逊技术公司Corps850技术驱动套件400Antioch，加利福尼亚州94531
- 为方框D生成一个控制编号。每个员工的控制编号都是唯一的，这将帮助您在填写多个表格时跟踪每个人。如果你要提交多个W-2，你需要一个控制编号。您可以手动生成该数字，或者您的工资单编制软件可以以电子方式生成该数字。您的控制编号可能包含字母和数字，例如A1B2。
- 填写E和F框。在E框中插入员工姓名，在F框中插入员工地址。例如：David Johnson 123 Elm Street Concord，CA 94520
- 用工资信息填写方框1-8。这些方框涵盖了员工税收以及工资、小费和预扣税的所有领域。记住报告金额的小数点和美分。对于方框1，您需要详细说明上一年支付给您的员工的工资、小费和其他应缴纳联邦所得税的报酬总额。在框2中，确定在联邦所得税中代扣的总金额。在框3中，插入该员工缴纳社会保障税的总工资。在方框4中，注明代扣的员工社会保障税总额。不要把你作为雇主的责任包括在内。在框5中，插入员工的医疗保险总工资和小费。在框6中，输入从员工处代扣的医疗保险税总额。不要把你作为雇主的责任包括在内。对于框7和框8，您必须分别指定员工的社保提示和分配的提示。
- 填写方框10。在此框中，您可以指定支付给员工的受抚养人护理福利金额。家属护理福利是整个员工福利计划的一部分。例如，你的公司可以为员工提供日托中心。或者，你可以通过灵活的支出账户报销依赖性护理的费用。任何超过5000美元的金额也应包括在方框1中。
- 如有必要，填写方框11。在本框（以及框1）中报告非限定递延薪酬计划或非政府第457（b）节计划向员工分配的任何款项。社会保障管理局需要这些信息来确定您在方框1、方框3或方框5中申报的任何金额是否在上一年获得。
- 如有必要，填写第12栏。如果您向员工支付了附加福利，您需要填写第12栏。框12细分为较小的类别，要求在每个子类别中输入代码和货币金额。您将使用的代码位于W-2表格上。如果您在第12框中有4个以上的项目，您需要将额外的项目放在第二个W-2上。其中一些代码包括：代码“A”和“B”分别指未收取的社会保险或医疗保险小费税。代码“D-H”指退休计划的供款，如401（k）或408（b）。代码“L”表示您支付给员工的业务费用由他们自己支付。代码“M”和“N”是指团体定期人寿保险的未征收社会保障税和医疗保险税。代码“W”指定向员工的健康储蓄账户缴款。“AA”是根据401（k）计划指定的Roth供款。“BB”是根据403（b）计划指定的Roth供款。代码“DD”指的是非应税雇主赞助的健康保险金额。
- 填写第13栏。勾选任何适用于员工的框。选项包括“法定员工”、“退休计划”或“第三方病假工资”在“法定雇员”中勾选出于某些税务目的被视为雇员的独立承包商。这些独立承包商必须属于法规规定的特定类别，并满足特定条件，才能被归类为法定员工。如果您的员工参加了某些计划，请勾选“退休计划”框。参见出版物590-A。如果您是为被保险人的雇员提交W-2表格的第三方病假工资支付人，或者如果您是报告第三方支付病假工资的雇主，请选择“第三方病假工资”。
- 在第14栏中包括其他扣除或补偿。这是一个“其他”框，用于存放任何必须向IRS报告的不属于其他类别的额外款项。您可以在本框中申报的薪酬包括：车辆年租赁价值的100%州残疾保险税（含学费）不可征税的收入教育补助金
- 在方框15-20中填写州和地方税务信息。身份证号码由各州分配。在框15中，指定两个字母的州代码和企业的税务ID号。你可以从你所在州的税务局获取这些信息。在框16中输入州工资，在框17中输入预扣的州所得税，在框18中输入任何地方工资，在框19中输入预扣的地方所得税，在框20中输入地方名称。请注意，表单上有两个状态和两个位置的空间。如果一名员工在一年内在两个以上的州或地方有工资，您必须完成额外的W-2。
2.
填写w-3
- 确认您的姓名和身份证号码准确无误。它们必须与您的年度或季度纳税申报表上的信息相匹配。W-3是必须发送给社会保障管理局的传送表。必须提供您的雇主名称和雇主识别号，以便SSA跟踪您的W-2。准备好你的W-2，因为你也将在W-3上报告相同的总数。
- 确定你是哪种类型的付款人和雇主。根据以下内容勾选相应的方框：付款人。大多数企业都会勾选941框，因为941表格是大多数雇主用来报告季度工资和税务信息的表格。雇用者大多数人会选择“不适用”其他框适用于非营利组织和联邦政府。机构编号。此框适用于在一个实体下设有独立机构的企业。
- 完整的工资和税收信息。您需要从W-2表格中输入此信息。在方框C中，还应说明要发送的W-2表格的总数。要准备W-3表格，您必须将W-2中每个类别的工资相加，并使用它们来完成W-3表格。W-3表中每个项目的总计必须等于W-2表中所有相应项目的总计。请确保使用W-3表格填写正确的年份。使用收入应纳税年度的表格，而不是填写表格的年份。这也适用于W-2表格。
分发表格
- 从IRS网站打印W-2和W-3表格。你可以进入国税局。政府一周7天，每天24小时。如果你是从国税局网站订购表格而不是打印表格，要知道表格可能需要7-15个工作日才能送达。确保打印的表格与预打印的格式一致，可以在多个网站上进行验证。不要单独下载W-2或W-3表格的“副本A”。社会保障管理局只接受这些表格的红字版本或经批准的替代版本。如果你没有提供可以扫描的表格，你可能会受到处罚。请记住，该表格适用于收入应纳税的年份，而不是您提交表格的年份。
- 分发副本。将副本B、C和2发送给员工。雇员需要他们填写联邦纳税申报表。在1月31日前将这些副本提供给你的员工。将副本1寄至你所在州的税务局。
- 向社会保障局发送副本。在1月31日之前，将W-2的副本连同W-3表格一起发送给SSA。你必须在1月31日前将这些副本提交给SSA。要提交纸质表格，请使用以下地址：宾夕法尼亚州威尔克斯·巴雷市社会安全管理数据运营中心18769-0001如果使用“挂号信”进行提交，请将邮政编码标记为18769-0002。如果使用美国国税局批准的快递服务，请在地址上添加“收件人：W-2 Process，1150 E.Mountain Dr”，并将邮政编码标记为18702-7997。不要寄支票、现金、汇票或其他形式的付款。就业税表格、汇款和1099表格必须发送至IRS。你也可以在线提交表格。
- 将“副本D”和您的W-3副本与您的业务记录一起保存。如前所述，这些表格需要在雇主记录中存档4年。
提示
- 购买W-2准备软件，其中有很多，并允许它创建所有需要的表格。它的效率要高得多，而且通常使用起来非常简单。
- 许多薪资服务提供商将为您准备W-2和W-3作为其套餐的一部分。咨询服务部门，看看他们是否提供了一些服务。
- 特殊规定可能适用于家庭雇员或赚取小费的雇员。
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- 发表于 2022-04-21 12:24
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- 分类：商业金融
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