议程帮助

附加说明的会议议程

第1部分第1部分，共3部分：制定基本计划

1. 1向同事索取信息。如果人们在议程上有发言权，他们将更多地参与会议。询问关于要包括哪些内容的建议，并尝试将其中一些内容添加到你的议程中。你可以提前发送电子邮件或单独拜访他人。确保至少提前6-7天这样做，这样你的团队成员就有机会做出贡献。你想在会议前3-4天敲定议程。

2. 2确立你的主要目标。会议应有明确的目的，例如做出决定、共享信息、制定未来计划或提交进度报告。否则，你一开始就不应该见面。一次会议可以有多个目标。例如，您可能希望共享进度报告，以帮助您对未来做出决策。

3. 3关注那些不仅仅影响几个人的问题。如果你议程上的一个项目可以通过两个人的会议来解决，那就不要讨论了。相反，利用你宝贵的会议时间来解决每个人都需要考虑的问题。例如，如果你和另一个人需要就一个新项目聚在一起，可以为此单独安排一次会议。如果你把宝贵的会议时间花在少数人可以解决的问题上，其他人会觉得你在浪费他们的时间。此外，很难安排与大量人员的会议，所以要利用这个机会。

4. 4.把议程项目的范围缩小到你想讨论的内容。优先考虑在这次会议上最重要的事情。你可能无法涵盖所有内容，所以请坚持最重要的内容。例如，你可能有“协商项目截止日期”、“进度报告”、“新项目”和“头脑风暴会议”你可能会决定没有时间在这次会议上进行头脑风暴。你可能需要安排较小的会议，以帮助完成大型会议主要议程之外的事情。

5. 5.先安排最重要的话题。在计划会议时，通常最好先安排最重要的主题。这确保了每个人在会议开始时都能在最犀利、最不疲倦的时候讨论这些重要的话题。例如，您可能希望将决策项目置于进度报告之前（除非您需要听取进度报告才能做出决策）。另外，如果会议需要提前结束，或者某些与会者需要在会议结束前离开，那么你已经讨论了最重要的话题。

6. 6画出每个项目需要多少时间。虽然你无法确定每件物品需要多长时间，但你确实需要一个大致的想法。记住会议要多长时间，你要讨论多少话题。试着为最重要的话题分配更多的时间。例如，你可能会花30分钟做进度报告，10分钟讨论，10分钟就新的截止日期投票。如果你没有固定的话题时间，你就无法完成你的议程。在会议之前考虑一下时间安排，因为你可能会决定不能在规定的时间内完成所有你想做的事情。在确定时间增量时，考虑参加会议的人数。如果你有15个人，你给一个主题15分钟，这意味着每个人只能发言不到一分钟。即使不是每个人都会说话，这也可能是一种紧密契合。

第2部分第2部分，共3部分：制定议程

1. 1从议程和会议的标题开始。你的标题应该告诉读者他们正在阅读议程。它还应该介绍会议的主题。当你做出决定时，把你的标题放在空白文件的顶部。保持你的标题简洁明了。例如，你的标题可以是“7月会议议程：讨论新项目想法”或“2019年8月会议议程：提前项目截止日期”坚持使用简单的商业字体，如Times New Roman或Calibri。

2. 2在会议上留出时间问候和欢迎。会议的这一部分让人们有机会打招呼。这也是一个让你或其他会议负责人打开会议并讨论你将要讨论的主要项目的空间。如果会议中有许多彼此不认识的人，你也可以使用破冰机。如果你正在为一个大型会议写议程，比如在一个会议上，这一部分所需的时间可能很长。在一个小型的办公室会议上，这一部分可能只需要几分钟。你也可以在开始时为议程的更改留出空间。

3. 3.将议程项目表述为问题，以吸引团队成员。当你只在议程上写几句话时，可能会让你的同事感到困惑。一个问题有助于提供背景，让他们有机会提前思考。例如，你可以不写“项目截止日期”，而是写“项目截止日期是否可以提前以满足不断增长的需求？”如果需要，在问题下方添加简短描述。

4. 4在每个议程主题旁边写下预计时间。虽然你不一定需要包括时间，但它可以帮助人们做好准备。例如，如果需要，这将允许他们要求更多的时间。如果时间短，人们也有机会缩短自己的发言时间。

5. 5为列表中的每个项目创建一个流程。这个过程确定了你将如何处理每个议程项目。例如，如果你说的是改变项目的截止日期，那么每个人都会从不同的角度来讨论这个话题。通过建立一个流程，你可以让每个人都站在同一个页面上。例如，假设议程项目是，“项目截止日期能否提前以满足不断增长的需求？”你的过程可能是“10分钟讨论当前的进展。15分钟确定提高生产力需要什么。10分钟权衡利弊。5分钟投票决定是否应该提前截止日期。”

6. 6确定谁将领导议程上的每个部分。记下谁将领导会议的每个部分。不要让这个人感到意外。你应该提前解决这个问题，然后把它写在议程上。如果你是整个会议的负责人，你可以把这一点放在议程的首位。

7. 7.为特殊客人安排时间。如果有客人来参加你的会议讨论重要的话题，你会想把会议的大部分时间花在这些人身上。计划为每位客人分配一个单独的议程条目，即使他们有多个讨论主题。通过这种方式，他们将能够组织他们认为合适的主题。最好提前与客人联系，以确定每个人的讨论主题需要多少时间。这有助于避免尴尬的日程安排冲突。

8. 8.为其他业务留出空缺。议程的这一部分应该放在最后。它只是让你有机会问别人会议上是否还有其他需要解决的问题。此外，它让会员们有机会回到之前可能被掩盖的事情。当你把话题列入议程时，它会让成员们知道，即使你的议程没有涵盖他们需要谈论的内容，他们也有机会做出贡献。你也可以在这一部分加入提问和回答的时间。

第三部分第三部分，共三部分：结束议程

1. 1将会议细节添加到议程中。包括会议的时间、日期和地点。此外，请添加将出席会议的任何人的姓名。这样一来，人们就提前知道在那里他们能联系到谁。把通常会在那里但不能来参加这次会议的人包括进来也是个好主意。明确表示他们不能参加。如果有不熟悉你所在地区的人参加会议，请附上地图或方向。

2. 2注意会议需要做的任何准备工作。也许你的同事需要提前阅读一些东西，或者他们需要研究解决方案。你可能还想让他们思考某些问题。在议程的底部留出一个空间。用粗体字体或突出显示使其突出，以便参与者看到。

3. 3分发议程前，检查议程是否有错误。因为一些与会者最终可能会严重依赖会议议程，所以在发布之前，最好先校对一下议程的错误和完整性。这样做不仅仅是对与会者的礼貌；它还积极地反映了你对细节的关注和对细节的尊重。

4. 4在会议前3-4天发送议程。让你的同事看到议程，让他们有机会做好准备。不过，您不想过早地发送它，因为它会在洗牌过程中丢失。对于大型会议，你可能需要提前几个月完成议程。

• 尝试使用文字处理器附带的模板。许多文字处理程序，如Microsoft Office、Mac Pages等，都有用于各种个人和专业文档的模板，其中可能包括会议议程。这些模板使生成专业文档变得既快捷又简单。
• 如果您的公司有一个特殊的议程表格，请使用此表格作为模板。
• 坚持你的日程安排，但要灵活。注意时间，确保会议按时举行。当你有机会的时候，礼貌地说：“如果我们想准时离开这里，我们应该转到下一个话题。”