如何写一封证明信(write an attestation letter)
第1部分第1部分（共3部分）：设置信函格式
- 1如果有信头，请使用信头。特别是如果您是以专业身份写信，则最好使用公司或公司的信头作为证明信。但是，如果你是以个人身份写作，不要使用公司信笺。例如，如果您正在为一位前员工写一封证明信，以证明他们的技能和专业知识，您可能希望使用公司信头。如果你是为自己写证明信，如果信的主题与你在公司的工作无关，不要使用公司信头。
- 2选择可读字体。对于证明信，您通常希望使用更正式、更保守的字体，如Times New Roman。此字体可用于任何文字处理应用程序。您还可以使用默认字体，如Arial或Helvetica。
- 你信的日期。你的信的第一行应该是你写这封信的日期。如果你认为在一两天内无法寄出这封信，你可能想在信上注明日期。写出月份而不是数字。如果您正在通过文字处理应用程序使用商务信函模板，则默认情况下，它可能会插入当前日期。
- 4包括收件人的地址。包括收件人的全名（如已知）及其职务。如果你只是写信给学校、公司或专业委员会，那么实体的名称就足够了。商务信函上的地址通常采用块格式，类似于你在信封上写地址的方式。如果您使用的是文字处理应用程序中的模板，它将已经为您设置了这些文本框。如果你不使用信笺头，你信上的第一块就是你的姓名和地址。然后，您将跟随收件人的姓名和地址。
- 5提供主题行。主题行告诉收件人信件的内容。如果你不把信寄给特定的人，这一点尤为重要。无论谁打开它，都需要知道如何引导它，以便正确的人看到它。主题行通常是您写证明信的原因。如果你是为另一个人写这封信，你可以用他们的名字作为主题行。例如，您可以写：“Sally Sunshine的证明信。”
- 6创建您的签名块。跳过几行，为信的正文留出空间，然后继续格式化要放置签名的区域。使用基本的结束语，如“真诚”，下拉四行，然后键入您的名字和姓氏。如果你打算让你的信公证，你还需要包括一个公证块。在线搜索您可以复制的公证块。在美国，你通常可以在你州的国务卿网站上找到这些。
第2部分第2部分，共3部分：起草您的信函
- 1将信函寄至适当的个人或实体。通常，在正式商务信函的问候语中，你不需要以“亲爱的”一词开头。只需键入将收到信件的个人或部门的名称。例如，如果您正在写一封证明信，证明您已满足许可证的继续教育要求，您可以将其称为“许可证委员会”，后跟冒号。尽可能使用特定部门或董事会的名称，而不是将其称为“可能关注的人”。如果您代表另一个人（如前员工）写证明信，请尽可能按收件人的姓名写。
- 2如果合适，介绍自己。特别是如果你代表别人写证明信，用信的第一段来解释你是谁。包括您与此人的关系以及您拥有的任何适用证书。例如，如果你正在为一位前雇员写一封证明信，你可以先描述你在公司的职位以及你在那里工作了多长时间。如果你是为自己写这封信，除了你的名字，你可能不需要任何介绍。例如，你可以写“我，莎莉·桑尼，证明我完成了10月3日至7日在阳光谷举行的周末研讨会。”对于这种证明信，信的正文通常只有一两句话。
- 3确定你写信给的人。如果你是代表别人写证明信，你应该在自我介绍后不久提供他们的名字。你可以选择把它包括在第一句话中，然后继续自我介绍。例如，如果你正在为一位前员工写一封证明信，你可能会写道：“我是霍莉·亨德森，亨德森汽车公司的总裁。我写这封信是为了证明莎莉·阳光的机械专业知识。”
- 4提供您证明的事实或信息。您的信函正文大部分由您希望通过信函证明的任何信息组成。根据您写作的原因，这可能是一个句子，也可能长达几页。坚持事实，用主动语态尽可能使你的写作清晰简洁。
- 5如果你是为自己写这封信，请附上一份声明。如果你写信给一个组织或实体来证明你自己的一些东西，你通常会在信的结尾声明，信中的一切都是真实的，尽你所知是正确的。例如，您的最后一句话可能是：“通过在下面签名，我声明，就我所知，以上所有信息都是真实和正确的。”如果您计划对您的签名进行公证，这种声明尤其重要。
第3部分第3部分，共3部分：完成您的信函
- 请仔细阅读你的信。证明信中的拼写和语法会影响您的信件的接收方式。如果它有许多拼写错误和错误，收件人可能不会认真对待。同时检查你的事实。当你在信上签名时，你将证明信中的一切都是真实的。仔细检查任何数字、日期和其他数字，确保其准确无误。
- 把你的信打印出来。如果你要邮寄信件，请用正式信笺或高质量纸张打印。避免使用普通的复印纸，这会使它看起来不那么正式。如果你没有高质量的纸张，你可以在当地的办公用品商店买一个小盒子。确保信件打印干净，页边空白足够。页面的所有侧面至少应有1英寸（2.5厘米）。如果您的信不止一页，请确保这些页已编号。使用“1/2”格式将有助于收件人确认他们拥有所有页面。
- 3如有必要，在公证人面前签名。证明信并不一定要经过公证。在许多情况下，只需您的签名即可。联系收件人以了解是否需要公证。如果证明函具有法律意义，通常需要公证。例如，如果您发送证明信以证明您符合专业执照的要求，则可能需要公证。
- 4将您的信件发送给收件人。您可能需要联系收件人，以找到他们接收证明函的首选方法。对于这样一个正式的文档，如果可能的话，您希望发送它。然而，一些收件人可能更喜欢电子邮件或传真。如果你正在通过电子邮件发送证明信，请先打印并签名。然后扫描原始文档，以便您可以附上已签名信函的PDF。
- 发表于 2022-08-19 18:26
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- 分类：教育和通信
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