你應該保留那份檔案還是把它撕碎?

我們都會收到一大堆垃圾郵件,無論是信用卡申請、保險包,還是一份長達60頁的退休基金報告,都是關於你10年前工作中揮之不去的401(k)計劃的。謝天謝地,決定你需要保留什麼和你可以安全地撕碎什麼很簡單。根據你處理的文件型別,你需要將其中的一些文件儲存一定的時間段;還有一些你可以數字化,還有一些你可以完全扔掉(但最好先把它們切碎)。...
A paper shredder and a **all pile of shredded paper.

我們都會收到一大堆垃圾郵件,無論是信用卡申請、保險包,還是一份長達60頁的退休基金報告,都是關於你10年前工作中揮之不去的401(k)計劃的。謝天謝地,決定你需要保留什麼和你可以安全地撕碎什麼很簡單。根據你處理的文件型別,你需要將其中的一些文件儲存一定的時間段;還有一些你可以數字化,還有一些你可以完全扔掉(但最好先把它們切碎)。

你需要永遠儲存的檔案

讓我們從你應該永久儲存的檔案開始:

  • 出生和死亡證明
  • 社保卡
  • 養老金計劃檔案
  • 身份證和護照
  • 綠卡
  • 結婚證
  • 營業執照
  • 任何保險單(即使保險人提供了數字副本,也要妥善保管,以防出現問題)
  • 遺囑、生前遺囑和授權書
  • 車輛所有權和貸款檔案
  • 房屋契約及按揭檔案

一般來說,你想保留任何與州或聯邦事務有關的實體副本,包括證書、許可證或契約。原因有兩個:你想在需要的時候很容易得到它們,而且它們也很難替換,因為要替換它們,你通常需要直接向有關的**機構提出請求,這需要很多時間,而且,正如正在發生的流行病隨著許多**辦公室的關閉而證明的那樣,由於無法預料的原因,這可能是一個極端的麻煩。

如果您不確定如何處理這些重要檔案,我們建議您保留一個“應急包”,以便您(和您的親人)隨時知道他們在哪裡。你也可以使用像Get Your Sh*t Together這樣的網站來幫助你收集你需要長期儲存的所有東西。

需要保留一段時間的檔案

要保留的文件的第二個子集與您需要保留的文件有關,即使只保留一小部分。對於這些,按照我們的指南去無紙化和掃描他們,如果你喜歡,或儲存在一個安全的地方,如果空間不是一個問題。此類檔案包括:

  • 稅務記錄和收據(儲存七年)
  • 工資單和銀行對賬單(儲存一年)
  • 房屋買賣或改善檔案(**後至少儲存六年)
  • 醫療記錄和賬單(如有爭議,付款後至少儲存一年)
  • 保修文件和收據(只要您擁有有問題的物品,就可以儲存)

最後,最後一個子集是您至少需要保留最新版本的文件:

  • 社會保障宣告
  • 年度保險單報表
  • 退休計劃報表(401(k)、529、IRA等)

差不多了。一旦你知道要保留什麼,用一種適合你的方式來組織它們(不管你是用那臺舊的備用機、檔案櫃還是別的什麼),你就準備好了。如果您仍然不確定是否應該保留它或是否可以儲存它,那麼可以考慮的一個好問題是,如果您出於任何原因需要替換它,那麼您正在考慮的文件將有多難。如果你需要冒險去**辦公室,在醫院排隊,或者在電話上坐一個小時,最好還是堅持住。如果你可以輕鬆地上網下載一份複製,你可能不需要手頭有一份實體複製。

把其他的都撕碎

所有你能安全地撕碎或扔掉的東西。切碎任何有個人資訊的東西,比如你的姓名、地址、電話號碼,尤其是你的社保號碼或銀行賬戶資訊,總是一個好主意。

清單上的零碎物品包括你可能不認為敏感的東西,從自動取款機和信用卡收據,到賬單,甚至是用過的機票。立即撕碎過期的信用卡、**、護照和身份證,最好的撕碎檔案的方法是使用一個好的橫切碎紙機。從好的方面來說,這是一種樂趣。這篇文章最初發表於2013年,併在2020年9月進行了更新,以重新整理連結,包括更新的資訊,並將內容與當前的tl80風格保持一致。

  • 發表於 2021-05-12 12:47
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