最好的工作效率方法是將你的待辦事項擺在面前，並將其優先排序，這樣你就永遠不會想知道下一步該做什麼。有些是複雜的，但其他使它很容易看到一切，按優先順序組織，所以很容易你可以使用便利貼，如果你想。我們來談談其中一個系統：個人看板。

個人看板是一個生產力系統，很容易開始，只有兩個真正的“規則”，是設計給你一個簡單的，視覺上看什麼是你的盤子，你的優先事項是什麼，你已經完成。這有點像我們強調的其他生產力系統，比如GettingThingsDone（GTD）和Pomotoro技術。它有一個一般的結構，你可以遵循，和一些工具，可以幫助你開始，並堅持下去。這不是一個哲學的方式改善方法，但肯定有空間調整系統，為你工作，並納入經驗教訓，從你已經完成的事情。讓我們從什麼是個人看板開始，然後討論如何使用它。

什麼是個人看板(personal kanban)？

簡單地說，個人看板是一個管理待辦事項的簡單系統。它最大的好處是它可以幫助你避免一次承擔太多的工作，並且總是讓你對自己的工作有一個直觀的、一目瞭然的瞭解。它與看板精益排程和交付方法有關，但不同於看板精益排程和交付方法，通常用於**業（特別是汽車**業）。“個人”看板的概念是在生產力專家吉姆·本森和託尼安·德馬裡亞·巴裡（Tonianne DeMaria Barry）於2011年撰寫《個人看板：對映工作|導航生活》一書時產生的。個人看板作為一種視覺化和優先排序工作的方法，其基本前提要古老得多，但這本書闡述了系統的工作原理，併為那些在繁重的工作負載和相互競爭的優先順序中掙扎的人們提供了具體的提示。

個人看板有兩大“規則”：

• 想象你的工作。簡言之，您應該能夠在任何時候檢視您的總體工作負載，能夠快速確定下一步應該做什麼，具有完成優先順序和時間的視覺提示，並且該系統應該易於新增、刪除和重新組織。我們已經用了很多方法來視覺化你的待辦事項列表，包括個人看板。
• 限制在製品（WIP）。換句話說，限制你同時做的事情的數量。這有兩件事。首先，它使你的工作更容易形象化，因為你對你一次所做的事情有一個蓋子。其次，它還能幫助你避免多工的危險，更不用說精疲力盡了。小心地管理你的工作量也能教會你如何說不而不破壞你的事業。

從那以後，如何真正實施個人看板主要取決於你自己。您可以使用複雜的應用程式或工具、簡單的公告板、便利貼或筆記本。沒有官方工具或產品（當然，除了書本之外）。然而，Benson和DeMaria Barry有一些建議可以幫助您入門，其中一些建議您可能已經在tl80和web上看到過。

如何開始使用個人看板

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開始使用個人看板很容易。你真正需要的是一個你可以把你的待辦事項安排成看板或看板的地方，關鍵是它們是如何組織起來的。一個簡單的板不過是一個包含三個垂直列的圖表：Backlog/To-Do、Do和Done。

你的“正在做”部分包含了你現在正在做的或計劃馬上做的所有待辦事項。理想情況下，它們會按優先順序進行進一步的組織，這樣你就可以隨時檢視它們，看看哪些是要首先處理的。您的“待辦事項”都是您目前沒有處理的待辦事項，但需要在某個時候處理。”“完成”是有點明顯，但重要的是保持你的看板，因為看到多少工作你已經完成保持你的積極性和生產力。

這是一個簡單的看板。如果聽起來很熟悉的話，您可能已經看到了許多特色的工作區和生產力帖子，在這些帖子中，我們討論了使用Post-Its或類似的白板來組織您的待辦事項的優點。白板非常適合個人看板。很容易繪製列，然後快速新增和刪除到dos。如果您願意，您可以繪製您的列，然後使用個人待辦事項的便利貼。這使得它們在不重寫的情況下易於移動。此外，Post-It便箋有不同的顏色，這使您可以輕鬆地按優先順序組織看板。例如，黃色音符可以是中等優先順序，紫色音符是低優先順序，紅色音符是最重要的。

現在，每次你看你的白板，你都可以看到你現在的盤子裡有什麼，哪些是最關鍵的。當你有空的時候，你可以很快地從待辦事項中選擇一個待辦事項，然後從待辦事項中升級到“正在做”，並且你可以很容易地看到你的盤子什麼時候太滿了。

雖然看板很重要，但它實際上只是一種視覺化待辦事項的功能性方法。第二條規則，記住限制你正在進行的工作，也是很重要的。如果你一直在待辦事項中新增Post-Its，你會不知所措，那些視覺上的好處將被壓力和焦慮所取代。Benson和DeMaria Barry解釋說，將你的連續工作控制在最低限度是至關重要的。在“做”部分，或者看板上，任何時候都要對你願意做的事情的數量設定一個嚴格的限制（把任何需要進入“待辦事項”的東西都放在活頁夾上，或者放在便利貼上，直到有地方放為止）。這樣你的看板就保持了條理性，而且實際上是有用的。

這張幻燈片（嵌入上面）是一個來自個人看板網站的演示，有更多的具體提示，可以幫助您入門。

支援個人看板的應用程式和工具

如果你的工作空間沒有一塊可以掛在牆上的大白板，甚至一個小的寫字板或軟木板，你可以變成一個看板，那麼你還有很多其他的選擇，包括一些熟悉的名字。無論您是在網路上工作，還是更喜歡可下載的應用程式，以下是一些利用個人看板方法的生產力工具：

• Trello：沒錯，一直流行的生產力工具Trello實際上是圍繞看板式的任務組織構建的。我們在它釋出的時候強調了它，我們已經向你展示瞭如何用它來組織你的整個生活。我們甚至向您展示瞭如何將其嵌入一個類似GTD的系統中，但它的視覺設計、對組織專欄的關註以及它的“待辦事項卡片”方法使它非常適合個人看板。你所需要做的就是定義你的列並開始新增到dos中。你甚至可以給他們截止日期，筆記，提醒，視覺提示優先，影象，等等。
• 看板流：看板流看起來很像Trello，但是它比Trello更傾向於看板方法。它增加了一個額外的專欄——“今天”，這樣你就可以把正在進行的任務和現在要處理的任務分開。除此之外，其他元素也很熟悉：您可以向看板專案新增註釋和提醒，按優先順序直觀地排列它們，限制正在進行的工作，併在需要時與其他人協作。看板流還集成了一個pomotoro定時器，幫助您集中精力完成工作。稍後我們將對此進行更多討論，但看板及其工具的優點在於它與其他生產方法的整合非常好。另外，該網站在智慧**和平板電腦上看起來很棒，不需要應用程式。
• Evernote（帶看板說明）：Evernote本身並不是一個特別好的看板解決方案。它的焦點遠離視覺，儘管你可以調整它，使它更接近你新增的註釋。即便如此，它的優勢在於收集和組織資訊，而不是直觀地呈現資訊。Kanbanote改變了這一點，並將您的Evernote列表變成了您可以操作的專案的可視集合。它甚至為您添加了三個Backlog/do/Done列。甚至還有一款Android應用可以在移動中使用。

當然，沒有什麼規定你必須使用應用程式。這會很有幫助，尤其是當你依靠你的裝備來完成任務的時候。然而，如果你喜歡模擬方法，你可以用一本素描本和便箋來構建你的看板，或者只是簡單的舊筆和紙。你甚至可以購買“看板為一”黑板和白板，所有設定和準備使用，在辦公桌友好的大小。沒有規則說你的看板必須是巨大的，或者它必須使用Post-Its，它們使事情變得更容易，但是你應該做你的流程工作。

如何使個人看板長期有效

個人看板方法簡單靈活。你可以使用一塊牆，下載一個應用程式，或者在筆記本上亂塗亂畫，這是讓它長期工作的關鍵。選擇一個適合你的，你就上鉤了。關鍵是要找到一種方法來補充你的工作流程，而不是破壞它，並使用你將返回的工具，而不是掙扎。如果你能在辦公室裡使用白板，那麼快速地查詢並檢視你的日程安排會非常有幫助。然而，如果你經常旅行，使用Trello或KanbanFlow比拖著白板更方便。

我們在前面提到過這個，但是個人看板的另一個優點是它可以很好地與其他生產力技術配合使用。如果你是GTD或Pomotoro的粉絲，你仍然可以使用個人看板。事實上，任何使用待辦事項列表的系統都可以從個人看板方法中獲益。這意味著，如果你目前正在使用另一個系統，你不必切換系統或放棄你的工具，你只需重新混合你的方法一點。

例如，我們最近重點介紹了Chris S Penn的掩蔽膠帶和便簽待辦事項板，它依賴於艾森豪威爾的決策矩陣。雖然他主要使用單板，但可以很容易地將其摺疊到個人看板中，方法是將他的板轉換為“正在做”部分，併在其周圍新增“Backlog”和“Done”部分。看看你自己的待辦事項清單，以及你是如何安排的。想想你在“做”板上實際做的事情，那些你知道你必須去做但現在不會去做的事情就是你的“積壓工作”。當你把事情抓起並獲得動力時，把它們當作你的“完成”板，而不是僅僅抓起的任務。就這麼簡單。

附加讀數

您應該可以從這裡開始使用個人看板，但我們只觸及了基本內容。例如，這種方法組織團隊的效率和組織個人待辦事項的效率一樣高，而且設定起來也不需要太多的工作。當然，Benson和DeMaria Barry關於個人看板的權威著作是您應該開始學習的地方，但是如果您有興趣瞭解更多內容，下麵是一些參考資料：

• 個人看板部落格
• 個人看板101
• Facebook上的個人看板
• Jurgen de Smet和Erik Talboom的個人看板
• Udemy：個人看板入門
• 多工工作的弊端以及個人看板如何幫助你
• 個人看板庫

個人看板聽起來像是生產力的代言人，但核心原則很簡單，很難與之爭論：關註你的工作。儘量不要一下子玩得太多。其餘的是你自己塑造成完美和最有效率的工作流的細節。

看板工具，樸素秋，丹尼斯漢密爾頓，和娜佳施奈茨勒的照片。