優先收件箱是Gmail最好的無名功能之一。這是驚人的治癒電子郵件過載,但如果你不給它一個學習的機會,所有它會做的是弄髒你的收件箱。下麵是如何讓它正常工作。
如果你和我一樣,每天都會收到大量的電子郵件,仔細檢查它們更不用說收到通知了,這簡直是一場噩夢。暫時忘掉你以前的優先收件箱的經歷,假設它能讀懂你的心思。你的收件箱被分為多個類別,所以你可以看到最重要的東西,而不是垃圾。你根本不需要掃描收件箱就可以找到它;就在那裡。
此外,當優先收件箱開啟時,Gmail只會在你有重要資訊時通知你。如果你在一個標簽中開啟Gmail,那麼只有當你收到一封重要的電子郵件時,未讀郵件的數量才會上升,這樣你就不會經常被收件箱裡滿滿的郵件所吸引。而且,如果你使用Android的Gmail,你只會在重要的事情發生時收到推送通知,所以你的**不會整天嗡嗡作響。有些人會認為你應該完全關閉電子郵件通知,但如果你每天只收到一些來自你想聽的人的通知,通知會變得更加誘人。
好吧,那麼你覺得這聽起來不錯,但優先收件箱在過去除了讓你失望什麼也沒做。很可能,你只需要在它開始工作之前幫它多學一點。以下是一些加快這一程序的方法。
首先,也是最重要的,只是透過觀察你。如果你經常閱讀某個特定發件人的郵件,它會學會將這些郵件標記為重要郵件;如果你經常回覆他們的郵件,它會知道得更好。如果你不看就刪除了東西,它會發現那些東西並不重要。所以,你最不應該做的就是像平常一樣處理你的郵件。給優先收件箱一點時間從你的行動中學習,當它需要的時候,用上面的技巧給它一點推動。如果你有一點點耐心,你很快就會發現,它能幫你過濾郵件,而且不用做很多額外的工作。
過濾器是一個驚人的工具,他們幫助學習真的很快。假設你想把同事的郵件標記為重要郵件。只需建立一個匹配from:tl80.cn (或您公司的電子郵件域)並選中“始終標記為重要”核取方塊。同樣,您可以使用任何篩選器從不將郵件標記為重要。
標簽對此也很有效。例如,我有一個過濾器,它將一個名為“內部”的標簽應用於來自任何同事的電子郵件。Gmail現在認識到許多內部電子郵件是重要的,儘管它並不總是把它們標記為重要的。根據傳送者和訊息的上下文,它將使用內部標簽作為另一個決定因素,這非常方便。
在有時間觀察你的行為之前,Gmail在將訊息標記為重要資訊時做了很多猜測。就像它的“垃圾郵件”按鈕一樣,只需單擊一下即可更改郵件的重要性。如果Gmail搞錯了,只需點選黃色小標簽就可以切換郵件的重要性。如果你是鍵盤快捷鍵的狂熱愛好者,你也可以使用鍵盤上的+和-鍵!
不要一開始就氣餒。再說一次,你看郵件的次數越多,一段時間後它就會學到越多,你很少需要再手動將郵件標記為重要或不重要。你只需要一開始就知道。Gmail實際上在2010年更新了Priority-Inbox,賦予了它更多的權重,所以它應該也比釋出時執行得更好。
最後,如果你不明白為什麼Gmail會將一條訊息標記為重要資訊,只要將滑鼠懸停在黃色的小標簽上,它就會告訴你!通常是因為“談話中的人”,因為你“經常閱讀帶有這個標簽的資訊”,或者諸如此類的東西。儘管如此,它還是可以讓你對Gmail的頭腦有一點瞭解,以及你可能需要做些什麼來糾正它(例如,如果你閱讀帶有“newsletter”標簽的電子郵件,但不想將其標記為重要郵件,你需要建立一個從不將新聞稿標記為重要郵件的過濾器)。
優先收件箱是我最喜歡的Gmail功能。如果沒有它,我會花更多的時間瀏覽電子郵件,檢查**,看看工作中是否發生了什麼重要的事情。只需要一點耐心就可以開始工作,但一旦你訓練了它,它會比你更瞭解重要的電子郵件。當然,如果你決定不喜歡它,它也很容易關閉。
標題圖片重新混合從卡納特(Shutterstock)和馬斯泰帕諾夫帕維爾(Shutterstock)。
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