沟通是通过言语或非言语手段（包括言语或口头交流）发送和接收信息的过程；书写和图形表示（如信息图形、地图和图表）；以及标志、信号和行为。更简单地说，交流就是“意义的创造和交换”

媒体评论家和理论家詹姆斯·凯里（James Carey）在其1992年的著作《作为文化的传播》（communication as Culture）中，将传播定义为“现实产生、维持、修复和转化的象征性过程”，认为我们通过与他人分享经验来定义现实。

地球上的所有生物都已经发展出了相互传递情感和思想的手段。然而，正是人类使用词语和语言来传递特定含义的能力使其与动物王国区别开来。

通信的组成部分

具体来说，在任何通信中，都有发送者和接收者、一条信息以及两端意义的解释。接收者在消息传递期间和之后向消息发送者提供反馈。反馈信号可以是口头的，也可以是非口头的，比如点头表示同意，或者转头看，叹气或者其他各种各样的手势。

还有消息的上下文、给定的环境以及在发送或接收过程中可能发生的干扰。

如果接收者能够看到发送者，他或她不仅可以获得信息的内容，还可以获得发送者正在进行的非言语交流，从自信到紧张，从专业到轻率。如果接收者能听到发送者的声音，他或她也能从发送者的语调中提取线索，如强调和情感。

书面形式的修辞交际

另一件使人类与动物同居者区别开来的事情是我们将写作作为一种交流手段，这已经成为人类5000多年经验的一部分。事实上，第一篇文章——恰巧是关于有效说话的——据估计大约是公元前3000年，起源于埃及，尽管直到很久以后，一般人才被认为识字。

尽管如此，詹姆斯·麦克罗斯基（James C.McCroskey）在《修辞传播导论》中指出，这样的文本“意义重大，因为它们确立了一个历史事实，即人们对修辞传播的兴趣已经有近5000年的历史了。”事实上，麦克罗斯基认为，大多数古代文本都是作为有效传播的指示而编写的，进一步强调早期文明促进实践的价值。

随着时间的推移，这种依赖只会增加，尤其是在互联网时代。现在，书面或修辞沟通是人们最喜欢的和最主要的沟通方式之一——无论是即时消息还是短信、Facebook帖子或推特。

正如Daniel Boorstin在《民主及其不满》一书中所观察到的那样，上个世纪人类意识，尤其是美国意识中最重要的单一变化是我们所称的“沟通”手段和形式的倍增。“随着短信、电子邮件、，以及社交媒体作为与世界各地其他人交流的形式。随着交流手段的增多，现在被误解的方式也比以往任何时候都多。

如果一条消息只包含书面文字（如文本或电子邮件），发送者需要对其清晰性有信心，不能被误解。例如，电子邮件通常会被冷落或剪短，而不是发件人的意图，但在正式交流中使用表情符号来帮助传达正确的含义和上下文并不被认为是专业的。

在你开口或点击“发送”之前

在准备你的信息之前，无论它是一个人一个人，在观众面前，在电话中，还是在写作中，都要考虑那些会收到你的信息、语境和你的手段来传达它的听众。哪种方式最有效？你需要做些什么来确保正确传达？你想确保你没有传达什么？

如果这件事很重要，并且要在专业的环境中传播，也许你会事先练习，准备幻灯片和图片，挑选专业的服装，这样你的外表或举止就不会分散你的注意力。如果你准备的是书面信息，你可能需要校对，确保收件人的名字拼写正确，并在发送前大声朗读，找出遗漏的单词或笨拙的措辞。