备忘录与正式信函的主要区别在于其简洁性。因为备忘录是为了快速阅读的，所以它们通常会直截了当，忽略了过多的玩笑和个人信息。公司通常使用备忘录进行内部沟通，因此，如果您希望向公司以外的个人或组织请求服务，那么写一封正式的请求信可能更合适。

要包括的重要信息

写下备忘录的“收件人”字段，其中包含您向其发送备忘录的人员或组织的名称。例如：“致：总经理阿曼达·马利。”

写下备忘录的“发件人”字段，在该字段中说明您的姓名。你还应该包括你的职位或部门。

在“日期”字段中填写撰写备忘录的完整日期。

在“主题”字段中写下备忘录的主题。备忘录的适当主题是简要说明其目的。例如：“11月报告审计请求”。每份备忘录应包括一个主题。

备忘录的正文

在备忘录的第一句或第一段中直接介绍您希望提出的请求。以诸如“你好吗？”或“我希望你和你的家人度过了一个愉快的假期”之类的个人玩笑开始是没有必要的，或者通常是不合适的。备忘录通常以目的声明开始，通常使用“我写信给……”这句话

在介绍备忘录的目的后，提供您请求的服务的所有相关细节，包括具体说明和截止日期。

如果你愿意，在下面签上你的名字。这是可选的，因为您已经在“发件人”字段中声明了您的姓名。

检查并校对你的电子邮件。删除无关信息，以确保备忘录简单易懂。

笔记

保持句子和段落简短。

理想情况下，备忘录的总长度应小于一页。