如何将libreoffice电子表格转换为用于邮件合并文档的数据库(convert a libreoffice spreadsheet into a database for mail merge documents)
第1部分第1部分（共3部分）：创建电子表格
- 1打开LibreOffice Calc。您可以在Windows的“开始”菜单或Mac的“应用程序”文件夹中找到它。Calc是一个电子表格应用程序，与Microsoft Excel和Google Sheets非常相似。
- 2标记列标题。您需要使用相关的标题，如名称、地址、州和邮政编码等。这些标签应该放在电子表格第一行的单独单元格中。为每一列标注尽可能少的信息量是很有帮助的。例如，您可以使用StreetAddress、State和Zip来代替名为Address的单列。您可以使用FirstName和LastName，而不是一列作为Name。实际的标题栏应该根据您的需要进行个性化设置。
- 3用要合并的数据填充列。每行应包含一个联系人的数据。在第一行输入第一个联系人后，在下一行输入下一个联系人，依此类推。您不需要使用任何特殊的格式或样式（例如粗体打印），因为数据将由邮件合并文档格式化。
- 4将文件另存为ODF文件格式。ODF文件格式以结尾。ODS文件扩展名，这可能看起来有点奇怪，但它是正确的。保存电子表格：单击左上角的“文件”菜单，然后选择“另存为”。浏览到要保存文件的文件夹。你需要记住这个位置。从“另存为类型”或“格式”下拉菜单中选择ODF电子表格（*.ods）。单击保存。此时，请随时关闭Calc应用程序。
第2部分第2部分，共3部分：连接电子表格
- 1自由撰稿人。你可以在Windows的“开始”菜单或Mac的“应用程序”文件夹中找到它。不要担心起草你的信件或文件，现在你只是把地址和作者联系起来。
- 2打开地址数据源向导。该工具使从电子表格创建数据库变得容易。要执行此操作，请单击左上角的“文件”菜单。单击菜单上的向导。单击地址数据源。
- 3选择“其他外部数据源”，然后单击下一步。这是最后的选择。
- 4单击设置按钮。此时会出现“创建地址数据源”窗口。
- 5选择“电子表格”，然后单击下一步。这告诉Writer您正在使用电子表格格式。
- 6选择您创建的电子表格，然后单击“下一步”。要执行此操作，请单击浏览按钮，导航到包含地址的电子表格（以.ODS文件扩展名结尾），然后双击该电子表格以将其选中。要验证是否选择了可以使用的电子表格，请单击右下角的“测试连接”按钮。您应该会看到一条消息，说明连接已成功建立。如果看到错误，可能是选择了错误的文件或以错误的格式保存了文件。
- 7单击“完成”按钮。现在已经连接了电子表格，可以开始导入数据了。
- 8单击“下一步”继续。不要点击“字段分配”按钮，因为它不适用于电子表格。
- 9将数据库文件命名为（.ODB）。查看“位置”字段中的文件名。默认情况下，该文件名为“Addresses.odb”。如果你愿意，你可以保留这个名字，或者改成别的名字——记住要保留这个名字。文件名末尾的ODB。如果选中“将此通讯簿定义嵌入当前文档”框，请立即取消选中。“地址簿名称”字段是此地址列表在其他LibreOffice应用程序中的显示方式。如果你愿意，请随意更改。
- 10.点击完成。您的电子表格现在已连接到LibreOffice Writer，可以用于邮件合并。该数据库将继续用于未来的信函或文件格式。
第3部分第3部分，共3部分：创建邮件合并文档
- 1在LibreOffice Writer中打开新文档。如果您已经创建了表格信函、标签页或信封模板，请立即打开它。
- 2打开“数据源”面板。为此，请单击顶部的“视图”菜单，然后选择“数据源”。您将在文档顶部的面板中看到地址电子表格的值。该小组将留在那里，让事情变得容易。
- 3按您希望的方式格式化文档。例如，如果你正在写一封正式的信，就按照你希望的样子来写。
- 4将数据列标题拖至相应位置。数据列标题是顶部面板中地址数据上方的灰色标签。例如，如果你在写一封信，希望它以“亲爱的（名字）”开头，你可以键入“亲爱的”，将“名字”列标题拖到你要键入名字的地方，然后键入逗号。当您将列标题拖到所需位置时，它会在两侧显示三角形括号（例如：<；FirstName>；）。
- 5.保存您的文档。要确保您的辛勤工作不会发生任何变化，请单击“文件”菜单并选择“另存为”。该文件应与文件一起保存。ODT文件扩展名，因此从“另存为类型”或“格式”菜单中选择ODF文本文档（*.ODT）。
- 6.打印文件。执行此操作的步骤因打印内容而异。如果要打印表格信函，请单击“文件”菜单并选择“打印”。系统会询问您是否要打印一封信，提示时选择“是”。如果不想打印地址列表中所有人的信件，请按住Ctrl（PC）或Command（Mac）键，同时单击要打印的信件。单击确定，然后根据需要打印。如果要创建标签，请转到文件>；新>；标签，选择数据库、表和字段。在底部，选择要打印的标签纸类型（例如Avery A4）和其他附加标签制作首选项，然后单击保存。从那里，在“选项”选项卡上，单击“同步内容”，然后单击“新建文档”以创建标签页。然后，您可以根据需要打印该文档，方法是选择“文件”>；打印
提示
- 发表于 2022-03-17 15:41
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- 分类：IT
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