样本计划

在线交流计划示例

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听觉沟通计划样本

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视觉传达计划样本

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第1部分第1部分，共3部分：确定目标和受众

1. 1创建一个时间表或日历，使你的计划保持一致。要开始勾勒出你的沟通计划，你需要几张草稿纸和一张空白的时间表或日历，你可以用它来组织你的不同计划。当你头脑风暴并缩小你的想法时，你将开始把它们输入你的日历或时间表。现在，只需把日历放在你旁边，这样你就可以在制定计划的过程中记住时间和日程安排。你可以用纸质日历挂在墙上或桌面上，也可以用电脑日历，当截止日期临近时，它可以提醒你。

2. 2描述公司或项目的现状。在你开始为你的公司或项目规划你的想法之前，你需要对目前的状况有一个很好的了解。与你的员工、同事或利益相关者交谈，然后尽可能地分析和规划当前的情况。在头脑风暴时写下这些要点。考虑一下你的市场和公司或项目的整体状况。问问自己，你的公司或项目哪些方面做得对，哪些方面可以改进。例如，您可以详细说明公司当前的销售额、预算前景和预计增长。你也可以谈论员工、客户满意度和保留率。

3. 3.陈述你更广泛的目标，以保持计划的重点。为了准确地确定你的目标，问问自己你需要做什么，为什么需要这样做。你的公司或项目的目标是什么？在坚持底线的同时，你有什么想法需要改进？考虑一下一旦你的想法被实施，你的公司或项目会有什么不同。用粗体大写字母写下你的远大目标。当你继续创建你的沟通计划时，你会想继续引用它。例如，如果你想让你的公司从店面业务转向数字客户，你可以把它作为一种在不断变化的商业环境中继续盈利的方式。

4. 4按照智能布局制定更小的子目标。一旦你确定了自己的总体目标，就可以制定出一些有助于实现目标的次级目标。例如，如果你正在过渡到一个数字店面，一个目标可能是创建一个网站，而另一个目标可能是转向网络广告。遵循SMART方法，使这些目标尽可能具体和可实现。在你的头脑风暴表上，在你的大目标下面写下你的子目标。制定明智的目标使你的商业目标……具体而集中。可衡量的，所以你可以量化你的进步。可实现的，所以你能够在一个时间范围内，用你拥有的资源完成它。与贵公司更广泛的目标相关。有时间限制，目标是在某个日期前完成目标。

5. 5.指出你要与之交谈的听众。一旦你决定了你的目标，想一想你最终想和谁交谈并施加影响。问问自己，谁将帮助你实现目标，谁将负责实施变革，如果适用，谁将为变革提供资金。开始考虑如何最好地把你的目标传达给特定的听众，并记下每个人的笔记。例如，如果你与一家大公司和消费者群体进行沟通，你可能会将受众分为员工、利益相关者和客户。如果你与不同的受众交流，你可能需要为每个人想出不同的策略，因为对一个群体有效的策略可能对另一个群体无效。例如，使用基于图像的方法与客户沟通可能最有效，而利益相关者可能更喜欢更多的数据和分析。

第2部分第2部分，共3部分：创建特定的关键点

1. 1确定你需要向每位观众传达的3个要点。根据你的受众和更广泛的目标，开始规划出每个受众需要知道的大约3个（或更少）要点。问问自己，对于每个观众来说，最重要的事情是什么？每个观众需要多少细节？例如，假设你正在扩大一家零售公司的库存，既包括儿童服装，也包括成人服装。您可能需要告诉制造部门如何实施变更以及他们需要如何更改当前流程的更实际的事实。对于一个受直接影响较小的分支机构，您可以将您的信息集中在变更的更广泛影响上。

2. 2.首先告诉观众决定是什么。每个观众都想知道到底是什么决定，所以尽可能清楚地表达出来。试着用一两句话来表达，保持简单明了。例如，你可能会说，“作为一家公司，我们决定向儿童和成人开放零售。”

3. 3传达为什么这是正确的决定。现在，你将告诉你的听众，为什么你决定做出这些改变，为什么它们很重要，为什么现在会发生。用数据、事实或故事来支持你的观点，可能会针对不同的受众使用不同的细节。想一想对每一位听众来说，什么最有吸引力，以及你如何使用这种策略来表达你的观点。例如，你可能会说，“作为我们的数据团队，你知道我们的大多数客户也是他们的父母，其中大约70%是。扩大我们的库存，包括儿童产品，使我们能够让现有客户更加满意。”

4. 4.说出是谁做的决定及其影响。你的观众会想知道这个决定到底是谁做出的，谁会看到最大的变化。在这里要具体和诚实，即使有些变化可能不受欢迎。例如，你可能会说，“这个决定是由公司每个分支机构的员工和高管组成的团队做出的。扩大我们的库存也意味着增加工作量。我们所有人，尤其是数据团队，都需要比以往任何时候都更努力地工作，以获得这一主动权。与此同时，我们将开始招聘新分析师，以帮助减轻一些负担。”

5. 5.讨论该决定是如何做出的，以及将如何实施。一些受众可能需要或想要知道决策是如何在更高层次上做出的，告诉他们这个过程表明了对他们需求的信任和考虑。大多数受众还需要知道变革将如何实施，因为它会影响他们。例如，你可以说，“我们是在完成了对客户满意度和参与度的几次全面审查后做出这个决定的。我们还向所有客户发送了调查，看看我们能做些什么来保留他们的业务，开设一个儿童部受到了压倒性的欢迎。”当你告诉分支机构它对他们的影响时，你可能会说，“作为我们的数据团队，这意味着你现在将从一个新的来源获取信息：我们的儿童部门。当我们第一次启动时，这将意味着测量点击率和页面保留率，以及项目到结账信息，并将其直接与我们的男性和女性产品进行比较。”

6. 6.说出什么时候会发生变化。一旦你完全描述了这些变化的范围和背景，你就需要告诉你的听众什么时候做出决定。您可能需要告诉他们何时开始看到某些更改，以及何时需要开始实施自己的操作。你可以这样说，“设计团队将在未来几周内开始开发新产品。从那时起，制造业将开始生产它们。我们的目标是在3个月内准备好我们的网站和第一批库存，发布日期为5月15日。作为数据团队，你在这方面的角色将在那时开始。”

7. 7告诉他们在哪里可以找到更多信息。根据你与听众的沟通方式，你可能可以亲自或通过电子邮件询问他们是否有问题。如果是不那么直接的交流，你可以把他们转到FAQ页面或帮助热线。例如，如果你亲自与一个团队交谈，你可以简单地说，“有人有问题吗？”对于大规模的变更，您可能希望通过电子邮件征求问题，并举行后续会议，逐一进行讨论。

第3部分第3部分，共3部分：支持和传递您的信息

1. 1以清晰、有说服力的方式表达你的信息。一旦你确定了你的关键点，你仍然必须以一种有效且有趣的方式来传达它们。使用说服性策略，直接与你的每一位听众建立联系，向他们展示为什么这对公司和他们个人来说都是正确的决定。获取信息的技巧保持你的想法简单，并以意想不到的、令人难忘的方式表达它们。在可能的情况下，用图片来表达你的观点。使用叙事结构，比如故事，来建立情感联系。包括来自可靠来源的事实和数据。

2. 2.描述如何向每位听众传达信息。不同的受众可能需要不同的沟通方式。不过，总的来说，无论是在团队会议上还是在一对一的谈话中，重大变化最好是亲自沟通。想一想这些变化会有多大，以及它们将如何影响每个观众，从而决定如何最好地提出这些变化。沟通策略针对重大变化采用面对面沟通。如果新想法更复杂，或者你想从其他人那里得到想法，那就开会吧。使用纸质讲义帮助人们记住日期和细节。如果你的公司更依赖科技，那就发邮件吧。

3. 3制定一个策略来衡量你的沟通有多成功。除了成功地实现更广泛的公司目标外，你还需要确保你的沟通计划是有效的。这可以帮助你提高作为主管、员工或沟通者的整体素质。在你推出你的沟通计划之前，想想你将如何衡量它的成功。考虑一下选项：向你的听众分发一份调查报告，要求他们判断这些信息是如何被呈现的。衡量投资率，如果你正在与投资者沟通衡量客户或员工的保留率

4. 4.执行你的计划。既然你已经制定了你的沟通计划，是时候开始了！你应该严格按照日程表展开计划的每个阶段，但如果不得不不时偏离计划，也不要担心。根据需要调整日期和时间，但要确保你在实现更广泛目标的轨道上。

• 与其他人（包括同事、主管或员工）一起制定沟通计划，可以让你对自己的选择有其他看法，并使计划总体上更有力。
• 如果你要亲自与人交谈，无论是在会议上还是一对一，事先计划好你想说什么。你可以不时地浏览笔记，但自然地说话和眼神交流是传达信息的最佳方式。