第1部分第1部分，共2部分：按字母顺序提交

1. 1确定您将使用的字母系统。即使是像按字母顺序归档这样看似简单的东西，也提供了几种选择。选择一个系统并始终如一地使用它是很重要的。逐字归档按出现顺序考虑每个单词中的每个字母，忽略单词之间的任何空格。逐字归档根据每个单词的第一个字母顺序排列项目。每个单元的归档都会考虑每个单词、缩写和首字母，并根据这些来订购物品。通常建议采用逐单元系统。

2. 2分组项目。一旦你有了所有需要归档的项目，决定如何对文件进行分组。您可以选择字典格式，所有文件都按一个字母顺序排列，无论文件类型或包含的项目如何。您还可以使用百科全书格式，按照类型或主题对项目进行分组，然后按字母顺序排列每组。如果你有很多不同类型的项目要归档（食谱、税单、信件等），那么使用百科全书格式可能会有所帮助。首先按类型对项目进行分组，然后按字母顺序对每组中的项目进行排序。使用分隔符或颜色编码将各组分开。

3. 3为文件编制索引。索引是将标题的每一部分放在正确的单元中的方式。要在归档项目之前为其编制索引，您必须分解每个项目名称的元素，并创建一个新的按字母顺序排列的名称，该名称可能不同于标准名称。例如：假设你有以下项目需要索引和归档：一篇关于土豚的文章，题为“土豚的夜间喂养”，著名土豚专家简·a·多伊的传记，以及底特律动物园土豚展览的宣传手册。简·A·多伊的传记将被编入索引为“多伊，简·A”，因为姓氏排在第一位。如果你选择字典式的分组，那么“土豚夜间觅食”一文可以按原样编入索引。它可以用字母“N”（代表“夜间活动”）来归档，使用这个分组。或者，你可以将“土豚的夜间觅食”索引为“土豚，夜间觅食”如果你使用的是百科全书式的分组，而不仅仅是归档与土豚有关的项目，这将是有意义的。该项目将被归档在“A”项下。宣传手册可以被索引为“土豚、展品（底特律动物园）”如果你希望在土豚展览上有一些材料，这是有道理的。例如，你可能会有另一个项目被索引为“土豚，展览（托莱多动物园）”或者，宣传手册可以被索引为“底特律动物园（土豚展览）”如果您希望有几个与底特律动物园相关的项目，或者如果您希望使用百科全书式的分组来按地理位置对项目进行归档，那么这可能是有意义的。

4. 4根据文件的索引名称按字母顺序排列文件。按字母顺序归档的一般规则是按从A（第一个）到Z（最后一个）的顺序排列项目。使用越来越具体的信息来区分和订购不同的商品。例如：上一步中索引文件的顺序可能是（取决于您使用的系统）：“Doe，Jane A”，“底特律动物园（土豚展览）”和“土豚夜间喂养”或“土豚，展览（底特律动物园）”，“土豚，夜间喂养”和“Doe，Jane A”。“袋鼠”的文件位于“鸸鹋”的文件之后中间夹着“袋鼠”的文件，“土豚”的文件放在“熊”和“鸸鹋”的文件之前这将为您提供以下文件顺序：“土豚”、“熊”、“鸸鹋”、“袋鼠”、“袋鼠”如果你为“食蚁兽”添加了一个文件，它将位于“土豚”的所有文件之后由于两者都以字母“A”开头，因此必须查看每个单词的第二个字母（“N”和“A”），以确定顺序，然后根据该顺序排列文件。新的顺序是：“土豚”、“食蚁兽”、“熊”、“鸸鹋”、“袋鼠”、“袋鼠”

5. 5给文件夹贴上标签。为了便于查找项目，请在每个文件夹上标记其包含的项目的正确索引名称。这也使得以正确的顺序引入新文件变得更容易。将项目放入指定的文件夹中。你可能也会发现，为文件添加颜色代码以提高可用性很有用。例如，如果您使用的是百科全书式的分组，请为每个分组指定单独的颜色，并用各自的颜色标记每个分组中的每个项目/文件。

6. 6记录索引和归档系统。与你的索引和归档系统保持一致，不管它是什么。确保任何有权访问文件的人都知道该系统。例如，您可以创建并共享一个文档，详细说明您的归档系统规则。这将帮助每个人都能有效地使用归档系统。

7. 7.正确归档新项目。根据您使用的系统，根据索引名称和字母顺序将文件放入文件柜中。根据需要移动当前文件以将新文件放置在正确的位置。

第2部分第2部分，共2部分：处理特殊情况

1. 1在其有效期限内归档项目。有时，无论标题或名称中的单词出现的顺序如何，都可以根据关键字来归档项目。这确保了可以使用最符合逻辑的术语对文件进行索引和定位。例如，“芝加哥第一银行”可以被索引并归档为“芝加哥第一银行”“Chicago”是该条目中的关键术语，而不是“First”或“Bank”，尤其是如果您可能有其他类似名称的项目，例如“塔尔萨第一银行”或“Chicago Bank and Trust”

2. 2按姓氏排列姓名。典型的归档标准建议首先按姓氏为个人编制索引，因为姓氏被认为是重要的术语。因此，“Jane A.Doe”将被编入索引并作为“Doe，Jane A”归档。在末尾添加标题（博士、夫人、少校等）。例如，“Dr.Jane A.Doe”将被编入索引并归档为“Doe，Jane A.，Dr.”通常，按拼写顺序逐字排列姓名。例如，“麦当劳”会排在“麦当劳”之前同样，“D”、“L”、“Le”、“de”等被视为名称的一部分，而不是单独的单位。例如，订单按顺序归档“Heinlein”、“Le Guin”、“L'Engle”和“Wolfe”（而不是“L'Engle”、“Le Guin”、“Heinlein”、“Wolfe”）。有关姓名的这些规则的一个常见例外是，当个人的姓名构成企业或组织名称的一部分时。在这些情况下，将个人的姓名视为企业名称中的单位。例如，“Jane A.Doe害虫防治”将在“J，而不是索引为“Doe，Jane A.害虫防治”。"

3. 3忽略冠词、连词和介词。在按字母顺序编制索引和归档时，通常会跳过冠词（如“a”、“an”和“the”）、连词（如“and”、“but”和“or”）和介词（如“for”、“of”和“in”），因为它们不被视为重要术语。即使它们构成项目名称的开头，情况也是如此。例如：“对鸸鹋喂养行为的调查”将在“E”下归档，代表“鸸鹋”（本项目标题中的重要词语），而不是“A”代表“An”“Doe和Smith害虫防治”将在“Doe，Jane A”之后归档。两个索引名称都以“Doe”开头，因此您可以转到每个名称中的下一个重要术语（“Smith”和“Jane”），以确定归档顺序。忽略“and”这个词，因为它并不重要。

4. 4处理缩写，就好像它们是拼写出来的一样。在对项目进行索引和归档时，您可能会遇到缩写词，如“Mfg.”（代表“制造业”）或“Inc.”（代表“注册公司”）。通常，您应该对项目进行索引和归档，就像这些缩写词是拼写出来的一样，而不是简单地以字母串的形式。例如，“Jane A.Doe Mining Company”将在“Jane A.Doe Mfg”之后归档

5. 5文件数字。按字母顺序归档项目时，您可能会在标题中遇到数字。通常情况下，文件编号是普通的，而不是像拼写出来的那样。数字也在字母前归档。例如，“3M公司”将在“100个伟大的商业创意”之前提交（因为“3”在“100”之前）。“伟大的商业创意”和“伟大的商业领袖”将在“100个伟大的商业创意”之后归档，因为数字排在字母之前。已经拼写出来的数字被视为单词，而不是数字。例如，将“100位伟大的商业领袖”、“伟大的商业想法”和“200个伟大的商业想法”按顺序归档。但是，如果它符合你的归档目的，你可以破例，总是像拼写数字一样归档数字。

6. 6.处理任何特殊角色。索引和归档项目时遇到的任何非字母或非数字字符都必须考虑在内。然而，如何处理这些字符取决于它们的类型：在索引和归档项目时，通常会忽略标点符号（如撇号、句点和逗号）。例如，将“华盛顿最好的咖啡”和“华盛顿州博览会”按顺序归档。变音符号被视为对应的字母，没有变音符号。例如，将“Üclair”列为“Eclair”，将“Über”列为“Uber”例外情况是，当你按照使用变音符号的语言的字母表进行归档时，在这种情况下，你应该遵循该语言的正常字母顺序。

7. 7必要时，使用“先无后有”的一般规则。通常，按字母顺序归档时会忽略空格（包括标点符号和其他跳过的元素）。但是，如果您有以相同方式开始的项目，请使用空格或规则“某物前无任何内容”来确定归档顺序。例如，按顺序填写“东北银行”、“东北制造业”和“东北银行”。同样，“Doe，Jane A.”将在“Doe，Jane A.，Dr.”之前提交

8. 8必要时，通过更详细的信息区分文件。在少数情况下，字母信息不足以决定文件的顺序。在这些情况下，您必须利用进一步的信息对项目进行索引和排序。在相应的文件上标记此附加信息，以帮助您区分它们。例如：如果你有两个名为Jane A.Doe的人的物品，你可以按出生日期订购。因此，文件“Doe，Jane A.（b.1853）”将出现在文件“Doe，Jane A.（b.1967）”之前。当你需要区分时，你也可以根据地理位置订购物品。如果你在三个不同的地点有三家不同银行的文件，每家银行都被称为“第一联合银行和信托银行”，你可以按字母顺序排列“第一联合银行和信托基金（乔治亚州）”、“第一联合银行和信托基金（俄克拉荷马州）”和“第一联合银行和信托基金（南达科他州）”。“同样，如果你有两种不同熊或熊类型的物品，你会根据物种、地理位置等进一步区分它们。例如，你可能有关于“熊，棕色”和“熊，灰熊”（按该顺序）的文件，或关于“熊（欧洲）”和“熊（北美）”的文件（按该顺序）。

9. 9.公布例外情况和特殊规则。确保所有使用你的文件的人都知道你的文件系统中包含的标准指南的任何例外情况。这将有助于确保每个人都能正确有效地使用归档系统。

• 如果你正在寻找关于更复杂或更专业的字母顺序归档问题的指南，请咨询美国国家信息标准组织（NISO）、美国图书馆协会（ALA）、记录管理者和管理员协会（ARMA）或国会图书馆等机构。