台阶

1. 1阅读并理解规章制度。每个公司，无论是营利性的还是非营利的，都有一套规章制度。公司章程规定了公司的运营方式、投票方式、高管人员以及其他重要信息。每位董事会成员都应持有一份章程副本，并将其提交给每次董事会会议以供参考。

2. 2审查合同和其他业务文件。如果合同或其他文件将在董事会会议上讨论，即使讨论会很简短，出席董事会会议的每个人都应收到文件的副本，并在出席会议之前对其进行审查。否则，当董事会成员被迫审查文件并试图当场参与讨论时，就会浪费时间。提前向董事会成员提供文件，使他们能够仔细审查文件，记录他们看到的问题，并参加会议准备讨论这些问题。例如，如果公司正在考虑租赁一栋建筑，每位董事会成员都应收到一份拟议租约的副本，以便在讨论租约的会议之前进行审查。

3. 3与委员会会面。董事会会议是一个与整个董事会分享委员会所做工作的绝佳机会。如果董事会会议不经常召开，委员会应在董事会会议前不久召开会议，审查已完成的工作，并准备好向董事会报告的意见。

4. 4跟进任何分配的任务。如果你在上一次董事会会议上被分配了一项任务，确保在下一次董事会会议之前跟进该任务。

5. 5准备好你想提交给董事会的项目的备注。如果你有什么事情要向董事会汇报，比如你征求的与供应商的潜在合同，或者从客户那里收到的反馈，记下来向董事会汇报。写下评论，或者至少记下你想讨论的事情，将使会议顺利进行，并确保你想讨论的所有项目都得到讨论。

6. 6制定议程。董事会会议的负责人（通常不一定是总裁）应在董事会会议召开前大约一周向所有董事会成员分发拟议议程。主席可请求秘书或其他董事会成员协助分发议程。电子邮件对于这项任务尤其有用。在电子邮件中，向董事会成员询问他们希望讨论的任何其他事项，并制定一个易于管理的议程。将时间敏感或最紧迫的事项放在议程的早期，并将那些可以等待下次会议的事项——如果这次会议持续很长的话——放在议程的底部。按逻辑顺序列出主题，这样你就不会跳转到议程上的不同项目上。如果你的会议通常是一到两个小时，试着相应地计划议程。如果有一些紧急事项必须讨论，尽早与董事会沟通，本次会议将比其他会议花费更长的时间，以便他们可以计划停留更长的时间。一旦议程确定，通过电子邮件将其发送给董事会成员，以便他们有一份定稿。此外，秘书应打印副本，在会议上分发，并在公司账簿中存档。

7. 7回顾上次会议的记录。这通常发生在董事会会议开始时，秘书将向董事会大声宣读会议记录。这也是你为会议做准备的一部分。回顾上次会议讨论的内容有助于为会议议程上的新项目提供背景。它还可以帮助您记住上次会议分配给您的任何任务。

8. 8.确保所需的任何设备都在现场且处于工作状态。如果董事会允许无法亲自出席会议的成员通过电话会议出席会议，请确保您配备了适当的设备，以便每个人都能听到对方的声音。会前打电话测试，确保设备正常工作。确保所有其他要使用的设备，如投影仪或计算机，都在会议现场，并提前设置好。

• 如果你是现有董事会的新成员，询问其他董事会成员他们通常做什么来准备会议，以及你能从会议中得到什么。记住，不同的董事会召开会议的方式会有所不同，因此，即使你在董事会有经验，如果这是你第一次参加某个董事会会议，一定要向你的董事会成员了解该会议的召开方式。
• 与另一名董事会成员交谈、进行旁白和打断他人不仅粗鲁，而且毫无成效。
• 董事会会议常用的工具是“罗伯特的议事规则”该规则规定了召开董事会会议应遵循的程序，但也适用于任何集团会议。罗伯特的规则相当正式，包括用“女士”和“主席”等头衔称呼其他董事会成员和高管。你的董事会可能希望不那么正式。无论是哪种情况，董事会最好尽早决定其希望以何种正式或非正式方式召开会议。