第1部分第1部分（共5部分）：确定收件人

1. 做你的家庭作业。确保你给正确的人写信。例如，如果你抱怨上班路上有坑洼，那就找出谁负责维护道路。公路通常由联邦或州/省管辖，而城市内的道路则由城市维护部门负责。

2. 2.向有权处理投诉的人提出投诉。给政客所在的部门或选区办公室打电话。与秘书/助理交谈，询问你是否有正确的政治家，以及如何拼写他/她的名字。别以为你知道。别害羞。不管怎样，你很可能将来都不会和秘书通信，你想把它做好，对吗？例如：你的名字是亚伦还是艾琳？姓的拼写是麦肯齐还是麦肯齐？他们的头衔是什么？是小姐、夫人、女士、先生还是博士（一些非医生的人通过在大学完成博士学位获得了使用这个头衔的权利）？政治家是否还有其他头衔，比如财政部长或社区规划主任助理？如有必要，请使用标题，并确保拼写正确。

3. 3.恭敬地称呼接受者。如果你有礼貌，他/她会更愿意帮助你。“亲爱的琼斯女士”是恰当的，而不是“亲爱的先生/女士”，这表明你一开始并不想知道他们的名字。

第2部分第2部分（共5部分）：起草第一段

1. 1告诉他们你想告诉他们什么。一两句简短的话就足够了。

2. 2.直接。记住，他/她没有时间读你的信，所以要尽快表明你的目的。例如：“从第22大道和第6街到皮卡迪利购物中心的道路上的坑洼对许多车辆造成了损坏。作为省交通部长，你应该知道该联系谁来解决这个问题。”

第3部分第3部分，共5部分：起草中间段落

1. 1.解释你的抱怨。在这里，你应该解释你为什么抱怨。你可以用许多句子来支持你的抱怨。例如：“由于我们经历了一系列的暴风雪，道路工作人员去年冬天无法完成道路的维护。因此，原来的坑洞无人看管，现在已经发展到这样的程度，我们社区至少有12名车主与他们的保险公司打交道，以解决他们车辆的前端损坏问题。”

2. 2.过渡到下一段。写一个句子，附在中间段落的末尾，温柔地向政治家寻求帮助。“由于贵部门负责道路维护，我们认为最好先与您联系。”或者“如果您能帮助解决这个问题，我们将不胜感激。”

第4部分第4部分，共5部分：起草最后一段

1. 1需要一个解决方案，并感谢他们的合作。

2. 2.直接告诉他们，并给他们一个时间框架。要有礼貌，但同样要直截了当。（每个阅读投诉信的人都希望知道你的期望是什么，以及你的投诉有多紧急。）“请你在8月30日这个月底之前派一个道路维修队去修补坑洼。我们期待着在冬天到来之前，能无忧无虑地开车上班。”

3. 3谢谢他们。“我们感谢你的帮助，”这就是你在信的结尾所需要的。

第五部分第五部分共五部分：在信上签名

1. 1在页面上留出足够的空间供您签名。你不需要再写“真心”或“你的真心”，因为大多数人认为它过时了。

2. 2在下面输入全名（和头衔，如果有的话）。大多数签名设计为难以复制；因此，他们可能很难阅读，所以有必要让你的名字非常清楚。

3. 3.打印你的信。然后，在您键入的姓名上方留下的空白处，用蓝色或黑色墨水添加您的签名。

• 一定要把你的信打给政客或任何商人。虽然你可以阅读自己的文章，但收信人不太可能把所有的单词都挑出来。输入投诉也表明你采取了一种公事公办的方式，希望你的信得到认真对待。
• 记住：句子越短，就越容易理解。大多数新手作家都想用幽默来修饰信函，但在任何商务信函中，最好尽可能简洁。当你校对你的信时，要毫不留情地删去单词和/或改写长句。