信件帮助

致大使的信函样本

致大使馆的信函样本

国际信件提示和技巧

第1部分第1部分，共3部分：设置信函格式

1. 1在电脑上打字。手写的信件很难阅读，可能得不到任何回复。如果你想让别人认真阅读并认真对待你的信件，使用公认的商务信函格式整齐地打字是很重要的。使用标准的文字处理应用程序，即使你计划用电子邮件发送信件。通常，发送附件比在电子邮件正文中写信要好。然而，你可能应该先与大使馆联系，看看他们更喜欢什么。大多数文字处理应用程序都有一个模板，可以用来创建商业信函。这些模板通常会为您设置页边距和段落样式。使用标准的可读字体，如Times New Roman或Helvetica，大小为12磅。不要使用脚本字体#搜索模板。在大多数情况下，你会就移民问题写信给大使馆——要么是代表你自己，要么是代表你的朋友或家人。有许多移民援助网站都有各种问题的信函模板。这些模板为您提供了建议使用的语言，因此您可以更轻松地写信和写信。不过，不要一字不差地复制它们。仔细阅读，确保建议的语言适合你的情况。如果其中任何一项不适用，不要包括在内。在使用他们建议的语言之前，先了解一下网站的背景。大多数这些网站都有一个“关于”页面，在那里你可以找到谁是网站的负责人。确保它是你可以信任的个人或组织。

2. 2.使用块状段落。传统的商务信函是用单行距、左对齐的段落书写的，段落之间有两倍的空格。使用双空格意味着你不必缩进每个段落的第一行。如果你用从右到左阅读的语言写作，比如阿拉伯语或希伯来语，你的段落应该是右对齐的。

3. 3.把日期放在最上面。你键入的第一行是你寄信的日期。如果使用模板，文字处理程序可能会自动插入日期。如果你不打算在几天内邮寄你的信，你需要调整这个日期以反映邮寄日期。一般来说，如果你最后休息一天，你不应该担心。例如，你可以写完打算当天寄出的信，但要到下班后才能寄到邮局。这意味着你必须在第二天寄出你的信，但你不必打印一封日期不同的新信。然而，虽然延迟一两天是可以的，但如果你最终无法在一周或更长时间内寄出这封信，你可能需要打印一份新的副本，并调整日期。你的读者会期望信件上的日期与邮戳日期相同或相近。

4. 4.找到合适的地址。信的顶部会有一个区域供你写下自己的姓名和地址，然后是你要写信给的人的姓名和地址。给大使馆打电话或查看其网站，了解你应该把信寄到的地址。请记住，根据你写信的原因，许多较大的大使馆会有不同的地址供你使用。如果您还不知道，您还需要找到能够帮助您解决问题的正确人选。互联网网站，如Project Visa或Embassy World，以及对该国和“Embassy”一词的互联网搜索，可以帮助您识别正确的人。你也可以直接打电话给大使馆，确定最佳联系人。请输入您要联系的人的姓名、大使馆的名称以及您要写信给的大使馆的地址。用同样的格式写这封信，就像你把它写在信封上邮寄一样。例如，如果你给加拿大大使馆的一名使馆工作人员写信，你会在地址栏的第一行写上“波特先生，加拿大大使馆”，然后是实际地址。如果波特先生是大使，你会写“尊敬的波特先生，加拿大大使，加拿大大使馆。”请注意，对于许多国家来说，大使的正确头衔是“阁下”，如“加拿大大使波特先生阁下，加拿大大使馆”

5. 5写一行主题。在地址后面写一行，让收件人知道你为什么要写这封信，以及这封信是关于什么的。你不必把你的名字写进主题行，也不必是一个完整的句子。例如，你可以写“为父母申请旅游签证”或“邀请法国领事馆参加聚会”如果你用英语写作，主题行前面通常会有字母“re”，这是一个拉丁文缩写，基本上是“关于”的意思如果你发错了信，你的主题行可以让收到你信的人把信交给正确的大使馆工作人员。有了主题行，他们可以很快做到这一点，而不必阅读整封信。由于这个原因，如果你还不能确定一个特定的人，主题行就显得尤为重要。

第2部分第2部分，共3部分：写信

1. 1重新研究你写信到的国家所使用的礼仪。不同的国家对大使和大使馆工作人员的称呼有各自的手续和外交礼节。你可以在大使馆的网站上找到这些信息，或者使用该国的名称和“礼仪”、“外交礼节”或“地址形式”等词语进行快速互联网搜索请记住，在拥有君主制并承认贵族身份的国家，可能会有贵族担任大使或其他大使馆职位。这些头衔可以取代大使馆工作人员的任何一般头衔。你的信应该用正式的语气写，尽可能地礼貌。如果你在用一种带有正式“你”的语言写作，比如法语或西班牙语，你应该使用这种语言。在给大使写信时要特别注意，因为头衔的不同取决于你是否是该个人担任大使的国家的公民。如果你是大使所在国家的公民，你可以称呼他们为“尊贵的”然而，如果你是另一个国家的公民，你通常必须按照外交惯例称呼他们为“她（或他的）阁下”。确保你有正确的性别——不要只是根据名字来假设。

2. 2.开始问候。写完信的地址栏和主题行后，就可以开始写这封信了。用正式的问候语称呼你要写信给的人的全名。为了正确称呼对方，你需要根据你的研究遵循正确的礼仪或外交礼仪。如果你向总领事或任何其他大使馆雇员致辞，你通常会使用他们的全名。例如，你可以写“亲爱的波特先生”不过，要注意此人可能拥有的任何其他头衔，比如他们是否是贵族或拥有博士学位。如果你直接向大使讲话，请使用“尊敬的大使”。如果你不知道写信人的姓名或性别，你可以以“亲爱的先生或女士”开头然而，你应该尽一切努力把你的信写给一个特定的人。如果你找错人了，它总是可以改道的。按照大使馆所在国的惯例，用标点符号表示问候。在某些情况下，逗号是合适的，而另一些情况下，在问候语后面加上冒号。

3. 3.自我介绍。问候后用两倍的空格，在信的开头让收件人知道你是谁。包括任何必要的身份信息，如与您信函主题相关的任何申请号或参考号。第一句应该写明你的名字和国籍。然后附上与你写作原因相关的其他身份信息。在第一句话之后简要描述你写作的原因。这不应该超过一两句话。

4. 4.解释你写作的理由。在你信的其余段落中，你将详细说明你案件的背景，包括收件人正确回复你信所需的任何信息。你信的长度，以及其余段落的内容，将取决于你写作的原因。如果你想让大使或另一位大使馆官员对某一情况做出回应，你需要提供一个详细的背景或时间表，这可能会很长。如果你是出于程序上的原因写的，比如申请访客签证，你的信一般不应该超过三段，最多也不应该超过一两页。保持你的写作清晰简洁，始终使用正式的语言。如果你在信的正文中的任何地方称呼你要写信给的人，使用他们的正式头衔，并遵循你从研究中收集到的任何其他礼仪规则。

5. 5.添加结束语。你的信的最后一段通常只有一两句话，告诉收件人你希望他们对你的信采取什么行动。如果你希望在一定的时间范围内得到回复，这里应该提到。如果你需要对方提供一些具体的信息，请说明具体内容以及需要的时间范围。记住要留出邮寄的时间。在给大使或更高级别的工作人员写信时，尤其要小心给出截止日期。与其提出要求，不如说“请注意，我必须在一个月内收到我要求的文件，否则我将无法完成申请”，或者“请在本月底前回复，以便我能在截止日期前完成申请”然后用一句话感谢收信人的时间和关注。例如，你可以写“我很感激你对时间有很多要求。感谢你对此事的及时关注。”如果你不确定你的信是否寄给了正确的人，你可能需要附上一个说明。例如，你可以写“如果大使馆里有其他人能更好地处理我的问题，我请求你将这封信转发给他们。”

第三部分第三部分：寄信

1. 1完成你的信。写完信后，仔细校对，纠正任何印刷错误和语法或标点错误。你可能想大声朗读你的信，以确保它容易阅读。在信的结尾写上一句结尾的问候语，比如“真诚地属于你”，并留下几行空白供你签名。在下面，输入您的姓名和地址，以及您认为必要的任何其他身份证明或联系信息，如您的电话号码或电子邮件地址。如果你在信中包含了其他文件，请在信的底部列出，这样读者就知道需要什么样的附件。你也可以用这个清单作为自己的检查清单，以确保你已经包括了所有必要的东西。打印最后一封信，用蓝色或黑色墨水笔签字。在寄出信件之前，请检查信件上的日期，确保不需要提前调整。当你在信上签名后，把签名的信复印一份，以备个人记录。

2. 2.收集任何附件。如果您需要在信中附上任何其他文件，请复印这些文件。看看你是否需要寄送原件或者复印件是否足够。如果您必须发送原件，请在发送文件之前为自己的记录制作一份副本。如果您发送的是原始文件，通常最好使用更大的manilla信封，这样您就可以在不折叠的情况下邮寄这些文件。对于复印件，除非你有三到四张纸，否则使用标准信件大小的信封。在这种情况下，通常最好使用更大的马尼拉信封，并将其平放，而不是折叠。仔细标记每份副本或文件，以防它们彼此分离。

3. 3.把你的信寄出去。一旦你把所有的东西都装进信封，你就需要去邮局一趟，确保信上的邮资正确，地址格式正确，尤其是当你要把信寄到外国的时候。在信封上写上你的名字和回信地址。这将写在信封背面或右上角，具体取决于该国的习俗。收件人的姓名和地址应写在信封的中间或右下角，这同样取决于国家的习俗。如果适用，使用收件人的正式头衔。你可能想等到你到邮局去给你的信封写地址，或者提前研究一下格式。如果你在信封上写地址，使用圆珠笔，这样墨水就不会弄脏，然后仔细打印或用大写字母书写。不要在信封上写草书或手写体，因为它很难阅读。

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