如何在2020年更好地使用電子郵件
新年來臨之際，如果你還在處理一個從2019年開始的收件箱裡堆滿的電子郵件，這裡有三個小貼士可以幫助你在2020年更好地處理電子郵件。
首先，把任何超過三句話的郵件都收起來，看看你能不能把它縮短一些。正如tl80的尼克·道格拉斯（Nick Douglas）在其關於如何編寫完美電子郵件的帖子中所解釋的：
仔細閱讀你的資訊，去掉所有的自我暗示，第二次猜測和冗餘。再說一遍，你寫的這些都不是問題。如果你不把它刪掉就成問題了。它類似於另一個基本的編輯工具：刪除第一段，你可能花了熱身。刪除最後一段，這是重覆或過度。節省讀者的時間和精力。
當你去掉所有的自我暗示和二次猜測時，檢查一下你郵件中的任何短語是否可以被更清晰、更有力的替代。用丹尼·多諾萬的電子郵件就像老闆的可列印資訊圖一樣獲取靈感，而不是寫“抱歉耽擱了”，例如，你可以寫“謝謝你的耐心”
多諾萬是一位漫畫藝術家，他的作品專註於多動症，他創作了這本指南，以此幫助自己和他人：
我有一個壞習慣，過度使用感嘆號、表情符號和限定詞，如“just”和“mably”，在電子郵件中顯得格外友好和沒有威脅性只是想知道/只是確認/只是檢查/只是確定/只是想讓你知道“）
多諾萬的另一個電子郵件技巧是停止對電子郵件草稿的執著，把那些冗長、多次修改的電子郵件變成實際的對話（最好在你花一個小時重新修改它們之前）。雖然我們都知道有些電子郵件需要保留電子郵件，這樣才能保持通訊記錄，但尼克·道格拉斯（Nick Douglas）所說的“三分鐘規則”也有一個好處：
如果你在寫郵件和回覆郵件方面有困難，這裡有一個簡單的竅門：設定一個三分鐘的計時器。現在趁時間還沒到，把這封郵件全部寫下來。
同樣，這並不是在所有情況下都有效，但它應該可以幫助你清除收件箱中的很多內容。
所以。三分鐘，三句話，盡可能少的猜測。使用這三個技巧可以幫助您改進您的電子郵件，並快速回覆您閱讀本文所花時間內積累的所有郵件。
- 發表於 2021-05-13 07:26
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- 分類：網際網路
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