如果你對Word做了很多工作，你就知道按你想要的方式格式化會讓你多麼沮喪。雖然你不能消除所有的挫敗感，但是你可以透過學習Word中的格式化工作原理以及有哪些工具可以幫助你控制它來消除很多挫敗感。

本文中的說明和詳細資訊是基於word2010的，但除非另有說明，否則它們應該同時適用於Word的早期和後期版本。

學習單詞格式的三個層次

成功格式化Word文件的第一個技巧是學習Word如何考慮格式化。我們人類可能認為文件是由構成句子的單詞、構成段落的句子、構成頁面的段落等組成的。但總而言之，每一份檔案都由三個基本層次組成：

• 部分。每個Word文件都有一個或多個部分。
• 段落。每一節都有一個或多個段落。
• 角色。每個段落都有一個或多個字元。

儘管Word有時會讓人覺得您可以將格式應用於整個文件或文件中的特定頁面，但您總是將格式應用於這三個級別之一。

顯示word的隱藏字元

為了更好地使用樣式，能夠以Word的方式檢視文件是很有幫助的。在主工具欄上，單擊“顯示/隱藏”按鈕（它看起來像一個段落標記：¶) 開啟Word的隱藏字元。

你會看到很多額外的東西出現在你的文件中。在Word中，您按的每個非導航鍵都會在文件中**一個字元。製表符、返回符、空格和段落標記都只是Word中的字元（儘管它們包含一些額外的資訊），Word將它們視為字元。你可以像任何其他字元一樣選擇、移動、複製和刪除它們，這實際上解釋了Word中存在的許多格式怪異現象。

一開始看到所有這些字元可能會有點不安，但看到文件中發生的事情對於控制格式是至關重要的。當你寫作的時候，如果你發現它會分散你的註意力，你可以隨時關掉它。

您還可以透過進入“檔案”>“選項”>“顯示”併在“始終在螢幕上顯示這些格式標記”區域中選擇專案，來精確控制顯示哪些隱藏字元。

開啟隱藏字元並不能顯示的一個重要格式元素是文件中出現分節符的位置。為此，您需要切換到“草稿”檢視（“檢視”選單>“草稿”）。

控制路段

節控制文件的流程。所有Word文件都以單個節開頭。當您執行以下操作之一時，情況會發生變化：

• **分節符。可以透過**分節符（頁面佈局選單>分節符）手動建立新節。分節符有兩種基本型別。連續的休息會在不開始新頁面的情況下開始新的部分。下一個分頁符將在新頁上開始新的部分。您還將看到另外兩個可用的分節符：奇數頁和偶數頁。這些實際上只是下一頁的分頁符，強制新頁從該頁開始編號。
• 更改特定頁面上的頁面格式。記住，Word並不是隻看到頁面和部分。當您更改特定頁面或頁面範圍的格式時，Word會自動在這些頁面的兩側**分節符，從而為這些頁面建立一個新的節。您應用的任何頁面級格式都將真正應用於該節。

使用Word時，部分無疑是一個更令人沮喪的方面，尤其是當您必須單擊草稿檢視才能看到和使用它們時。

釋放段落的力量

段落可以說是Word文件中最重要的元素。格式化文件的成功最終取決於對其工作方式的理解。換句話說，段落就是段落標記(¶) 加上該標記前面的所有字元，包括但不包括上一段標記（上面的螢幕截圖中用紅色標出的內容）。

那麼為什麼如此強調段落標記呢？因為在Word中，段落標記是一個非常特殊的字元。該標記實際上包含有關應用於段落的格式的資訊。你有沒有想過，為什麼有時候你複製一個段落，貼上到別的地方，而格式卻跟不上？這是因為複製時沒有選擇段落標記。當你點選並拖動來選擇文字而不是僅僅三次點選來選擇整個段落時，這種情況經常發生。這就是為什麼重要的是讓那些隱藏的字元可見，這樣你就知道你在用什麼。

使用樣式組織和應用格式

樣式只是可以一次應用的格式資訊的集合。樣式是保持格式一致性和易於應用的最有效的方法，特別是如果您可以說服其他處理文件的人使用您的樣式而不是直接應用格式。

Word的主選單顯示了一個簡單的樣式選單，您可以在其中從內建的Word樣式中進行選擇。要顯示真實的內容，請單擊這些內建樣式右側的“更改樣式”按鈕。

Word提供兩種型別的樣式：

• 段落樣式。段落樣式包含應用於整個段落的格式。這包括您可能認為屬於段落的格式（如製表符、行距、邊框和縮排）以及字元格式（如字型、字型大小和顏色）。段落樣式由段落標記表示。
• 角色樣式。字元樣式包含應用於段落中選定字元的格式。字元樣式只能包含字元格式，如果將字元樣式應用於同時應用了段落樣式的字元組，則字元格式將替代段落格式。字元樣式由樣式化的字母a表示。

下麵是一個例子。假設您已經建立了一個段落樣式，用於塊引號。它是縮排的，單間隔的，斜體的。您有一個為粗體而不是斜體化的書籍標題建立的字元樣式。如果將該字元樣式應用於段落中的某些單詞，則這些單詞將採用字元格式（粗體和非斜體化）。

您可以修改現有樣式以滿足您的需要，但是如果您真的想要更好的控制，請繼續建立自己的樣式。我喜歡在我的名字的開頭加上“a”，這樣它們都會出現在列表的最前面。如您所見，在建立樣式時您有很大的能力。

你可以控制這樣的事情：

• 自動用於以下段落的樣式。對於常規正文文字，您需要使下一段使用相同的樣式。但是，當您建立標題或標題樣式時，可能需要遵循不同的樣式（如常規正文文字樣式）。
• 您可以將所需的所有字元格式應用於樣式。
• 樣式是否顯示在快速樣式列表中，快速樣式列表是直接顯示在主選單工具欄上的一組樣式。
• 當您直接將格式應用於使用該樣式的段落時，該樣式是否自動更新。這個設定有點危險，因為你可以改變你的風格，甚至沒有意識到你正在這樣做，它會影響任何其他段落使用這種風格。我通常把它關掉。
• 樣式是僅為當前文件儲存，還是作為模板的一部分儲存，以便可以與其他文件一起使用。
• 段落格式，隱藏在視窗底部的“格式”按鈕下。使用它來控制縮排、製表位、邊框、專案符號列表和編號列表的格式等等。

先準備檔案

這聽起來對大多數作家來說是不直觀的，但說到文字，在你新增一個單詞之前，採取一定步驟準備文件確實有幫助。

沒有什麼比嘗試用單詞來修複部分問題或者試圖在事實之後用樣式來解決問題更令人沮喪的了。在建立（或帶進來）文字之前，幫自己一個忙，把那些東西弄得不好。

現在，更現實的方法是繼續寫，完全不用擔心格式問題。準備好格式化後，建立一個新文件，使用上面概述的提示進行準備，然後將文字複製到新文件中。只要記住將文字作為未格式化的文字複製到它的新家中，然後將所有樣式應用到它。

如果您想更深入地瞭解如何使用模板和其他Word功能，請檢視How to Geek School的新系列。

魯迪·斯特拉默（Shutterstock）攝。