如果你对Word做了很多工作，你就知道按你想要的方式格式化会让你多么沮丧。虽然你不能消除所有的挫败感，但是你可以通过学习Word中的格式化工作原理以及有哪些工具可以帮助你控制它来消除很多挫败感。

本文中的说明和详细信息是基于word2010的，但除非另有说明，否则它们应该同时适用于Word的早期和后期版本。

学习单词格式的三个层次

成功格式化Word文档的第一个技巧是学习Word如何考虑格式化。我们人类可能认为文档是由构成句子的单词、构成段落的句子、构成页面的段落等组成的。但总而言之，每一份文件都由三个基本层次组成：

• 部分。每个Word文档都有一个或多个部分。
• 段落。每一节都有一个或多个段落。
• 角色。每个段落都有一个或多个字符。

尽管Word有时会让人觉得您可以将格式应用于整个文档或文档中的特定页面，但您总是将格式应用于这三个级别之一。

显示word的隐藏字符

为了更好地使用样式，能够以Word的方式查看文档是很有帮助的。在主工具栏上，单击“显示/隐藏”按钮（它看起来像一个段落标记：¶) 打开Word的隐藏字符。

你会看到很多额外的东西出现在你的文档中。在Word中，您按的每个非导航键都会在文档中**一个字符。制表符、返回符、空格和段落标记都只是Word中的字符（尽管它们包含一些额外的信息），Word将它们视为字符。你可以像任何其他字符一样选择、移动、复制和删除它们，这实际上解释了Word中存在的许多格式怪异现象。

一开始看到所有这些字符可能会有点不安，但看到文档中发生的事情对于控制格式是至关重要的。当你写作的时候，如果你发现它会分散你的注意力，你可以随时关掉它。

您还可以通过进入“文件”>“选项”>“显示”并在“始终在屏幕上显示这些格式标记”区域中选择项目，来精确控制显示哪些隐藏字符。

打开隐藏字符并不能显示的一个重要格式元素是文档中出现分节符的位置。为此，您需要切换到“草稿”视图（“视图”菜单>“草稿”）。

控制路段

节控制文档的流程。所有Word文档都以单个节开头。当您执行以下操作之一时，情况会发生变化：

• **分节符。可以通过**分节符（页面布局菜单>分节符）手动创建新节。分节符有两种基本类型。连续的休息会在不开始新页面的情况下开始新的部分。下一个分页符将在新页上开始新的部分。您还将看到另外两个可用的分节符：奇数页和偶数页。这些实际上只是下一页的分页符，强制新页从该页开始编号。
• 更改特定页面上的页面格式。记住，Word并不是只看到页面和部分。当您更改特定页面或页面范围的格式时，Word会自动在这些页面的两侧**分节符，从而为这些页面创建一个新的节。您应用的任何页面级格式都将真正应用于该节。

使用Word时，部分无疑是一个更令人沮丧的方面，尤其是当您必须单击草稿视图才能看到和使用它们时。

释放段落的力量

段落可以说是Word文档中最重要的元素。格式化文档的成功最终取决于对其工作方式的理解。换句话说，段落就是段落标记(¶) 加上该标记前面的所有字符，包括但不包括上一段标记（上面的屏幕截图中用红色标出的内容）。

那么为什么如此强调段落标记呢？因为在Word中，段落标记是一个非常特殊的字符。该标记实际上包含有关应用于段落的格式的信息。你有没有想过，为什么有时候你复制一个段落，粘贴到别的地方，而格式却跟不上？这是因为复制时没有选择段落标记。当你点击并拖动来选择文本而不是仅仅三次点击来选择整个段落时，这种情况经常发生。这就是为什么重要的是让那些隐藏的字符可见，这样你就知道你在用什么。

使用样式组织和应用格式

样式只是可以一次应用的格式信息的集合。样式是保持格式一致性和易于应用的最有效的方法，特别是如果您可以说服其他处理文档的人使用您的样式而不是直接应用格式。

Word的主菜单显示了一个简单的样式菜单，您可以在其中从内置的Word样式中进行选择。要显示真实的内容，请单击这些内置样式右侧的“更改样式”按钮。

Word提供两种类型的样式：

• 段落样式。段落样式包含应用于整个段落的格式。这包括您可能认为属于段落的格式（如制表符、行距、边框和缩进）以及字符格式（如字体、字体大小和颜色）。段落样式由段落标记表示。
• 角色样式。字符样式包含应用于段落中选定字符的格式。字符样式只能包含字符格式，如果将字符样式应用于同时应用了段落样式的字符组，则字符格式将替代段落格式。字符样式由样式化的字母a表示。

下面是一个例子。假设您已经创建了一个段落样式，用于块引号。它是缩进的，单间隔的，斜体的。您有一个为粗体而不是斜体化的书籍标题创建的字符样式。如果将该字符样式应用于段落中的某些单词，则这些单词将采用字符格式（粗体和非斜体化）。

您可以修改现有样式以满足您的需要，但是如果您真的想要更好的控制，请继续创建自己的样式。我喜欢在我的名字的开头加上“a”，这样它们都会出现在列表的最前面。如您所见，在创建样式时您有很大的能力。

你可以控制这样的事情：

• 自动用于以下段落的样式。对于常规正文文本，您需要使下一段使用相同的样式。但是，当您创建标题或标题样式时，可能需要遵循不同的样式（如常规正文文本样式）。
• 您可以将所需的所有字符格式应用于样式。
• 样式是否显示在快速样式列表中，快速样式列表是直接显示在主菜单工具栏上的一组样式。
• 当您直接将格式应用于使用该样式的段落时，该样式是否自动更新。这个设置有点危险，因为你可以改变你的风格，甚至没有意识到你正在这样做，它会影响任何其他段落使用这种风格。我通常把它关掉。
• 样式是仅为当前文档保存，还是作为模板的一部分保存，以便可以与其他文档一起使用。
• 段落格式，隐藏在窗口底部的“格式”按钮下。使用它来控制缩进、制表位、边框、项目符号列表和编号列表的格式等等。

先准备文件

这听起来对大多数作家来说是不直观的，但说到文字，在你添加一个单词之前，采取一定步骤准备文档确实有帮助。

没有什么比尝试用单词来修复部分问题或者试图在事实之后用样式来解决问题更令人沮丧的了。在创建（或带进来）文本之前，帮自己一个忙，把那些东西弄得不好。

现在，更现实的方法是继续写，完全不用担心格式问题。准备好格式化后，创建一个新文档，使用上面概述的提示进行准备，然后将文本复制到新文档中。只要记住将文本作为未格式化的文本复制到它的新家中，然后将所有样式应用到它。

如果您想更深入地了解如何使用模板和其他Word功能，请查看How to Geek School的新系列。

鲁迪·斯特拉默（Shutterstock）摄。