我是如何在一個小時內清除收件箱中的1328封電子郵件的

我的郵件通常都很有條理，我喜歡收件箱裡什麼都沒有，除了那些我還沒有採取行動的東西。然而，最近的一系列旅行和工作任務意味著我陷入了一種熟悉但危險的模式：從我需要的電子郵件中獲取資訊（必要時回覆），但不歸檔或刪除它們，也不檢查那些看起來不緊急的東西。最終的結果是：我的收件箱裡突然出現了1328封電子郵件，其中401封甚至沒有人讀過。聽起來像是一場噩夢，但實際上我只用了一個小時就把收件箱控制住了。...

Illustration for article titled How I Cleaned 1,328 Emails Out of My Inbox in an Hour

我很清楚，有一種受Gmail啟發的思想流派認為，你不必擔心管理或刪除電子郵件（也許除了給它貼標簽以外）：有足夠的空間儲存所有東西，搜尋會找到你想要的東西。每個人都有自己的空間，但我從來沒有這樣做過，我的電子郵件習慣可以追溯到空間相對寶貴的時候。保持收件箱整潔意味著我知道一切都已經處理好了。當你收到一批不受控制的電子郵件時，你會有一種巨大的成就感。

雖然我相信我可以一心一意地迅速解決我個人的麻煩，但我必須承認，我很驚訝這隻花了一個小時。我的策略中有哪些因素使之成為可能？

在斷開模式下工作

為了確保我不會分心，我在漫長的火車旅行中分配了時間去完成任務，並斷開了3G寬頻。這確保了我不能透過檢視googlereader或點選電子郵件中的連結來偷懶。如果你和我一樣，是一個專門的Outlook使用者，那麼這就相當簡單了，但由於添加了離線模式，即使Gmail是你首選的郵件客戶端，現在也是一個選項。

不要回覆任何人

我在這裡的目的是整理電子郵件，而不是處理信件。我用標簽標記了任何需要回覆的郵件，以便稍後在連線時返回(我需要列印的電子郵件也有類似的標簽，幾乎都是稅務收據。總有一天，我會從這個過程中剔除紙張，但今年可能不會。）

按發件人對收件箱排序

按郵件傳送人對郵件進行分類有幾個好處：您可以不必全部閱讀就可以刪除多條不相關的郵件（無論是來自某個人、時事通訊還是通知服務）。這會導致一些非常快速的批次刪除。

使用對你有意義的檔案系統

我有一個相當完善的電子郵件歸檔系統，它背後有大約十年的思想，有五大類和一堆子類。這對我來說很管用，但我不認為其他人應該照搬。如果你真的喜歡依靠搜尋，你可以把所有的東西都放在一個叫“完成”的資料夾裡，這樣收件箱就乾凈了。

對刪除內容毫不留情

不是所有的東西都需要保留。作為一名記者，我被大量無關的新聞稿轟炸。如果它們包含潛在的有用資訊，我會將它們儲存為文字檔案（空間小，易於索引）。其他所有內容都會被刪除。”不管磁碟空間有多便宜，“保留一切”都是一個糟糕的咒語。

瞭解您的鍵盤快捷鍵

在整個過程中，除了最初的“arrangeby:From”命令外，我不認為我使用了觸控板。使用鍵盤快捷鍵（主要是箭頭鍵、shift和Del）讓生活變得更快。

最後，情況就是這樣。大量的資訊被刪除，其他的則被歸檔。我有九條資訊需要回覆，六條資訊需要列印。我的收件箱裡還有13條資訊，需要採取某種行動，這是我可以忍受的數字（在短期的嘮叨列表中，還有一些現實的任務）。從那以後，我一直表現不錯，收件箱基本上都是空的，但至少我知道，如果我再懈怠一次，回到正軌不會太困難。話雖如此，我敢說我有辦法改進我的方法。在討論中分享你的想法。

編者按：這篇文章最初是2009年在tl80 Australia上發表的。從那以後，作者對這個過程做了一些修改。他說：“我清除電子郵件的基本方法仍然完全相同，但有一個改進：我現在把每一封電子郵件都轉發到我的Gmail帳戶，這會建立一個易於搜尋的存檔。我仍然更喜歡桌面郵件客戶端來進行寫作和日曆管理，所以我不需要每天使用Gmail，但這一過程意味著我不需要維護文字檔案的存檔，而且更加快了收件箱清理的速度。”

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安格斯·基德曼是tl80 Australia的編輯。在Twitter@gusworldau上關註他。

圖片由AnatolyM和Pablo Eder（Shutterstock）混合而成。

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