如何使用googlecalendar作為專案管理工具

谷歌日曆是偉大的管理約會，但這不是它能做的一切。共享、可搜尋性、時間線檢視和其他特性使googlecalendar成為一個簡單但功能強大的專案管理工具。數字營銷顧問、itive.net執行長安德里亞•瓦西里（Andrea vascellai）與您的團隊和客戶分享如何使用谷歌日曆。...

Illustration for article titled How to Use Google Calendar as a Project Management Tool

谷歌日曆是偉大的管理約會，但這不是它能做的一切。共享、可搜尋性、時間線檢視和其他特性使googlecalendar成為一個簡單但功能強大的專案管理工具。數字營銷顧問、itive.net執行長安德里亞•瓦西里（Andrea vascellai）與您的團隊和客戶分享如何使用谷歌日曆。

你需要一個很好的工具來更好地管理你的團隊，時間表，截止日期，相關專案的資料為你和你的客戶？以下是谷歌日曆如何幫助你。

為每個專案建立一個日曆-為了保護客戶隱私，我臨時更改了您在第一個螢幕截圖中看到的每個日曆的標題。不過，語法保持不變，“年”（11=2011，10=2010，等等），然後是“專案名稱”。使用適當的語法有助於保持日曆的有序性，並使其更易於瀏覽/搜尋。

共享–與參與專案的團隊成員共享日曆。如果客戶表示需要監視活動流和專案截止日期，您甚至可以與他們共享日曆。這種情況我經歷過好幾次了。

日程表–透過將任務放置在日程表上，您將自動將每個日程表轉換為詳細的專案日程表。我發現“議程”檢視特別有價值，因為它清楚地概述了即將到來的最後期限。

管理客戶端訪問許可權—就像我在上面談到“共享”時所說的，有時您可以計劃授予（或客戶端希望擁有）對日曆/時間線的訪問許可權。我面臨的一個問題是，在複雜的專案中，您可能需要建立兩個版本的日曆。一個是團隊需要/想要在專案開發期間編輯的技術細節，另一個是客戶需要/想要編輯的所有相關資訊（定期結果、截止日期、關鍵資料、會議等）。在更大的專案中，您也可以為多個團隊建立專用日曆。

解決問題——每個專案都會帶來大量的問題、障礙或問題。這些問題通常是團隊成員在處理任務時發現的。有什麼辦法？面臨問題的團隊成員將問題作為“全天”條目寫在日曆中，併在旁邊加上自己的名字。團隊中的其他成員，他們可以/知道如何解決問題、處理問題或在入門提示上寫下如何解決問題。問題解決後，條目將被標記為已修複。如果一天結束時問題仍未解決，則可以將其移動（單擊&amp；拖到第二天或另一個日期。我知道一開始這聽起來可能不容易或不自然，但我可以向你保證，一旦你進入它，它將幫助你更快更好地與您的團隊合作。這就像一個開放的、持續的解決問題的渠道。當然，如何以及由誰來解決問題的內部組織可以隨著公司和團隊的變化而變化。你可以透過讓你的團隊將“移動”元件新增到它中（檢視我在本文末尾共享的連結，瞭解如何將這些功能與你的iPhone同步），從而將這一功能提升到一個新的層次。

Hashtags#–我在其他幾篇文章中提到了使用Hashtags進行內部資料管理，但我也會在這篇文章中提到。谷歌日曆是可搜尋的（我永遠不會厭倦提醒它！）。這是非常重要的，因為它將我們的日曆變成一個資料庫。在日曆條目中使用標簽可以幫助我們搜尋和跟蹤特定的專案。為您處理的每個專案使用唯一的標簽。這些標簽與我的團隊在tweet和共享內容（照片、影片等）中使用的標簽相同。結果如何？每當我搜索一個hashtag時，我會得到一個完整的執行任務列表，上面有相關的日期和時間。這是事情變得有趣的地方，繼續讀下一點…

匯出資料（PDF）-每個日曆、搜尋結果或特定佈局（日、周、月、4天、議程）都可以列印，因此可以以PDF格式匯出。當你需要你所做工作的摘要（你可以透過搜尋與專案相關的特定標簽來獲得）或者你的專案的未來任務列表（列印/PDF“議程”佈局對我來說最合適）時，這真的很方便。信不信由你，在某些情況下，人們還是會要求你提供資料的PDF版本。我遇到過外部團隊和客戶（尤其是**和公共組織），他們通常還需要一些東西列印在紙上。嗯，是的，他們可以上網，但…你去弄清楚）。