你用你的Mac電腦上的數字來追蹤、記錄、操作和分析數據嗎？不管您是否知道，該應用程序都提供了一些內置工具來幫助您更好地處理數據。

你可以把計算器收起來，不再花幾個小時手工做事情。我們在這裡向您展示如何在數字中使用公式和函數，使您的數據更易於使用。

使用公式編輯器

在開始以數字形式**公式和函數之前，熟悉公式編輯器很重要。

要輕鬆地執行此操作，請單擊要添加公式或函數的單元格，然後鍵入等號。這就是打開編輯器所需要的一切。您也可以從工具欄中單擊“**”&gt；“新建公式”，這也將打開“函數”瀏覽器（稍後我們將討論）。

可以通過拖動左側來移動公式編輯器，並通過使用雙面箭頭從其中一條邊拖動來調整其大小。

可以單擊單元格或拖動公式中所需的單元格區域，這些單元格將顯示在編輯器中。您還可以使用算術運算符進行加、減、乘和除。當然，你可以輸入帶或不帶小數的數字。

當您完成編輯器並希望應用公式時，您將單擊綠色的複選標記。如果你改變主意，單擊紅色的X關閉它而不保存任何更改。

在繼續之前，您應該知道如何刪除重複的數字，以確保您的數據是準確的。

快速簡便的公式

方便的是，數字提供了一些基本公式供您使用，而無需手動輸入。

選擇要使用公式的單元格。單擊工具欄中的“**”按鈕，然後從“總和”、“平均值”、“最小值”、“最大值”、“計數”或“乘積”中進行選擇。

數字可以根據工作表中的數據很好地猜測要使用哪些單元格，併為您突出顯示這些單元格。很多時候，數字是正確的，但並不總是正確的。如果突出顯示的單元格是正確的，請按Return鍵應用公式。

如果高亮顯示的單元格不是要使用的單元格，請單擊包含公式的單元格，公式編輯器將打開。然後，選擇正確的單元格，使其顯示在編輯器中。要完成公式，請單擊複選標記以應用它。

更有用的公式和函數

如果到目前為止我們提到的基本公式或函數還不足以滿足您的需要，那麼我們有一些其他有用的方法來處理您的數據。

比較值

可以使用比較運算符查看單元格中的值是否等於、大於、小於或不等於。公式的結果將顯示為True或False。如果您想比較幾個月或幾年的銷售額、收入或支出，這將非常有用。

舉個例子，我們想看看今年1月份的銷售額是否大於或等於上一年。

1. 選擇要在其中顯示公式的單元格，然後打開公式編輯器。
2. 單擊公式的第一個單元格。
3. 鍵入比較運算符。對於“大於或等於”，輸入<=。
4. 單擊公式的第二個單元格。
5. 單擊複選標記或按回車鍵。

你可以在我們的例子中看到，我們今年一月的銷售額實際上大於或等於去年，公式單元格中的結果為“真”。

拆分文本

如果您擁有的信息比您需要的要多，或者希望使用Right和Left函數提取特定數據，則可以拆分文本字符串。這對於從電話號碼、城市的州或地址字符串中提取區號非常有用。

對於本例，我們有一個電子表格，其中數據包含一個城市和一個客戶的兩個字母的州縮寫，如伊利諾伊州芝加哥。我們想把每個人的狀態拉到一個單獨的領域。

1. 選擇要在其中顯示公式的單元格，然後打開公式編輯器。
2. 單擊右上角的“格式”按鈕打開“函數”瀏覽器。
3. 搜索“Right”，在列表中選擇它，然後單擊“**函數”。
4. 在公式編輯器中，單擊“源字符串”，然後單擊包含數據的單元格。
5. 在編輯器的右側，單擊“字符串長度”並鍵入數字2。
6. 單擊複選標記以應用公式。

這個公式的作用是從字符串的右側（步驟3）拉出兩個字符（步驟5）。通過將這個公式應用到我們的專欄中，我們現在可以看到每個客戶的州縮寫。

刪除多餘的空格

如果電子表格中的數據來自數據庫，則可能並不總是按您需要的方式進行格式化。使用上面的客戶電子表格示例，您可以將客戶的名字和姓氏之間的空格過多。這可能會導致使用這些名稱的自動電子郵件甚至郵件合併出現問題。

有了數字修剪功能，我們可以一下子自動刪除那些多餘的空間。

1. 選擇需要公式的單元格，然後打開公式編輯器和函數瀏覽器。
2. 搜索“Trim”，在列表中選擇它，然後單擊Insert Function。
3. 在公式編輯器中，單擊“源字符串”，然後單擊包含數據的單元格。
4. 單擊複選標記以應用公式。

現在，我們有一個很好的和乾淨的名單，我們的客戶姓名沒有額外的空間來破壞我們的其他軟件。

連接數據

也許你的情況和上面的相反。可能有兩個不同單元格中的數據要合併為一個單元格。可以使用Concatenate函數對數字和文本執行此操作。

假設我們收到的數據將客戶的名字和姓氏分成兩個不同的單元格。我們的電子郵件軟件需要這些名字在一起。

1. 選擇需要公式的單元格，然後打開公式編輯器和函數瀏覽器。
2. 搜索“Concatenate”，在列表中選擇它，然後單擊Insert Function。
3. 單擊“字符串”，然後單擊名為的單元格並**逗號。
4. 添加中間帶空格（“”）的開始引號和結束引號，並**逗號。
5. 單擊包含姓氏的單元格。
6. 單擊複選標記以應用公式。

開始了！我們有一個列，將客戶的名字和姓氏放在一起，而不是分散在不同的單元格中。

轉換為純文本

另外一個非常方便的數字函數是純文本函數，特別是在從各種來源獲取數據時。您的電子表格中可能有格式為富文本的文本和數字。實例可以包括可單擊的鏈接和粗體、斜體或下劃線的名稱。

使用純文本函數，可以將數據精簡為簡單的純文本。

1. 選擇需要公式的單元格，然後打開公式編輯器和函數瀏覽器。
2. 搜索“純文本”，在列表中選擇它，然後單擊**函數。
3. 單擊“源字符串”，然後單擊包含數據的單元格。
4. 單擊複選標記以應用公式。

然後，您應該可以看到您的數據，而不必使用富格文本、HTML或其他格式。

複製公式和函數

通過我們在這裡展示的示例，您很可能希望將公式或函數應用於多個單元格。因此，您可以輕鬆地拖動公式，將其複製到行或列中的相鄰單元格中，具體取決於數據的佈局方式。

選擇要複製公式的單元格。當您看到單元格邊框上的黃點時，單擊它並拖動到要將其複製到並釋放的單元格。

該公式或函數不僅應複製到這些單元格，而且應立即應用到相應的數據。

以數字形式分析數據的更簡單方法

使用公式和函數可以更輕鬆地處理和分析數字電子表格中的數據。為了同時處理數字和文本，請嘗試一下這些公式，並探索數字必須提供的一些其他內置函數。你只是永遠不知道哪一個可能是一個巨大的幫助，直到你測試出來。

有關數字的更多幫助，請查看如何創建交互式圖表或使用條件格式。