Microsoft Word的查詢和替換功能不僅僅用於替換文字。您還可以使用Find和Replace在文件中查詢特定型別的格式，甚至用其他格式替換該格式。

何時查詢和替換格式有用？

有很多方法可以使用Find和Replace進行格式化，但是什麼時候應該考慮使用Find和Replace，而不是應用手動格式更改或使用其他選項（如Format Painter）？

有時，手動應用格式更改是有意義的。例如，如果需要更改文件中所有文字的顏色或刪除粗體文字的所有例項，可以透過選擇“全部”（Ctrl+A），然後應用所需的更改來實現。如果您需要更精確地控制更改的內容和不更改的內容，那麼最好是瀏覽文件並手動進行更改。

但是，有時“查詢”和“替換”可以透過比手動格式化更快、更容易地應用格式更改來幫助您節省時間。可以使用“查詢”和“替換”來搜尋和更改字元和段落格式。

以下是一些可能有用的示例：

• 您在文件中使用了一種字元格式，並希望將其更改為另一種格式。例如，假設您使用斜體字作為強調，現在您希望刪除該格式。
• 您有要應用（或更改）字元格式的特定單詞或短語。例如，假設您在整個文件中重複短語“小紅帽”，現在您決定讓該短語使用不同的字型和紅色文字。
• 您已經使用了特定的段落格式（對齊、縮排、間距等），並且希望更改該格式。例如，假設您將特定段落設定為向左對齊並具有特定的縮排，現在您希望刪除該縮排並將這些段落居中對齊。

現在是的，有了一些遠見，您可以設定字元和段落樣式，然後在整個文件中嚴格應用它們。這將使改變其中一些事情變得更容易管理。但當遠見變成事後諸葛亮時，發現並替換可以幫助你完成工作。

準備好了嗎？

使用查詢和替換更改字元格式

在查詢和替換格式時，您可以只為特定型別的格式建立搜尋，也可以結合搜尋文字來建立搜尋（您甚至可以使用萬用字元來進一步最佳化搜尋）。

如果只想使用字元格式

如果您想搜尋格式而不附帶文字，這很簡單。讓我們以前面的例子為例，我們決定刪除斜體文字。透過指向“主頁”>“替換”或按Ctrl+H來啟動“查詢和替換”對話方塊。

在“替換”選項卡上，單擊以將**點放置在“查詢內容”框中。接下來，單擊“格式”下拉選單並選擇“字型”選項。

在“查詢字型”視窗中，單擊“斜體”選項（或要搜尋的任何格式），然後單擊“確定”

回到Find and Replace視窗，您可以看到格式選擇現在列在“Find What”框下，以幫助您跟蹤正在搜尋的內容。

現在將**點放在“替換為”框中，返回格式>字型，這次選擇“常規”選項。完成後，您將看到格式顯示在“替換為”框下。

注意“不加粗”和“不斜體”的意思，你不能僅僅為了新增或刪除格式而使用這種技術從一種格式轉換到另一種格式。

不管怎樣，現在你可以開始搜尋了。點選“查詢下一個”按鈕，讓Word定位並突出顯示下一個你正在搜尋的內容。在這裡，我們找到了下一個斜體字。單擊“替換”按鈕進行更改。點選“查詢下一個”查詢下一個事件並重復。如果你覺得幸運的話，你也可以點選“全部替換”按鈕，讓Word繼續替換它找到的所有內容，而不必檢查每一個內容，但是我們建議在執行此操作之前儲存或複製你的文件。

如果要使用字元格式和文字

很簡單，但是如果你想同時處理格式和文字呢？讓我們舉一個更大的例子。

假設你剛剛完成了一份報告的打字和格式化，對於公司名稱“Lorem Incorporated”，你使用了粗體、斜體和藍色字型作為強調。您的文件如下所示：

您的經理審閱您的報告，並要求您刪除藍色、粗體和斜體。此外，您需要將“Lorem Incorporated”更改為“Lorem Inc.”您需要快速進行更改，然後儘快將修改後的報告透過電子郵件傳送給您的經理。您可以透過查詢和替換輕鬆完成所有這些操作。

透過指向“主頁”>“替換”或按Ctrl+H來啟動“查詢和替換”對話方塊。

在“查詢內容”框中鍵入“Lorem Incorporated”。如果尚未顯示，請單擊“更多”按鈕展開“查詢”和“替換”選項。

接下來，單擊左下角的“格式”按鈕，然後單擊“字型”選項。

在“查詢字型”視窗中，單擊“粗體斜體”字型樣式。在“字型顏色”下拉選單上，選擇藍色（當前應用於文字）。完成後單擊“確定”。

請注意，您剛才選擇的格式顯示在“查詢內容”框下。

下一步在“替換為”框中鍵入“Lorem Inc.”。再次單擊“格式”按鈕，然後單擊“字型”

選擇“常規”字型樣式，並在“字型顏色”下拉選單上選擇“自動”（預設為黑色）。完成後單擊“確定”。

現在，您可以依次使用“Find Next”和“Replace”按鈕逐步檢查文件中的每個事件，也可以單擊“Replace All”按鈕一次更改所有事件。如果您使用“全部替換”，我們建議您先儲存或建立文件的副本。

使用查詢和替換更改段落格式

您還可以使用Find和Replace來處理段落級格式，其工作方式與處理字元級格式幾乎相同。如果需要，您甚至可以使用它同時查詢和替換字元和段落格式。

但是讓我們舉一個更直接的例子來看看它是如何工作的。假設我們從另一個Word文件中複製並貼上了一些段落，以便在文件中使用。在我們的文件中，我們使用的是標準行距，其中段落前沒有增加空格，段落後有8磅的空格。

出於某種原因，我們從中提取段落的文件設定為段落前後都使用18磅的間距。我們使用格式貼上文字是因為我們希望保留字元級格式，如粗體文字。

結果看起來不太好，因為我們複製貼上的段落前後的空間比其他段落要大得多。

現在，解決這個問題的一種方法是按Ctrl+A選擇整個文件，然後將文件中所有段落的行距設定為其預設值。但是，如果我們確實有一些段落調整了行距，並希望保持這樣的行距呢？

你猜對了，找到並替換它去營救。從Home>Replace或按Ctrl+H再次啟動。

將**點放在“查詢內容”框中，開啟“格式”下拉選單，然後選擇“段落”選項。

在“查詢段落”視窗中，選擇要搜尋的格式。在本例中，我們搜尋的段落的前後間距為18磅。設定完成後，單擊“確定”

現在您將看到“查詢內容”框下列出的格式。

現在將**點放在“替換為”框中，再次開啟“格式”下拉選單，然後單擊“段落”

這一次，設定要用作替換的格式。我們將使用Word的預設值，即前面沒有空格，後面有8pt，與文件的其餘部分相同。設定好後，單擊“確定”。

現在你可以開始搜尋了。點選“查詢下一個”按鈕，讓Word定位並突出顯示下一個你正在搜尋的內容。在這裡，我們找到了這個奇怪的段落。單擊“替換”按鈕進行更改。點選“查詢下一個”查詢下一個事件並重復。您也可以點選“全部替換”按鈕，讓Word繼續替換它找到的所有內容，而無需檢查每個內容，但我們建議您在執行此操作之前儲存或複製文件。

在執行了替換之後，我們現在得到了一個段落，間距和其他段落一樣。

與我們這裡提供的簡單示例相比，您可以透過搜尋獲得更復雜的資訊。可以將多種不同型別的字元和段落格式組合到一個搜尋中。您甚至可以使用萬用字元和其他特殊字元來對找到的特定文字更具創造性。但這應該足夠讓你開始了！