在Visio2010中構建組織結構圖
如今，為了管理一家企業，有一個組織結構圖來保持一切都處於可管理狀態是非常重要的。在這裡，我們將向您展示如何在Visio2010中構建一個。
這篇客座文章是我們在Office2010俱樂部的朋友寫的。
需要組織結構圖
如今，建立組織結構圖的需求變得越來越不可或缺，因為公司開始關注廣泛的招聘，以獲得更廣泛的可用性，提高生產率，並瞄準不同的市場。考慮到這種嚴格的變化，建立組織結構圖可以幫助利益相關者輕鬆理解不斷增長的組織結構和層次結構。它顯示了組織的基本結構，並定義了在不同部門工作的員工之間的關係。
巧的是，MicrosoftVisio2010提供了一種建立組織結構圖的簡單方法。像以前一樣，列出組織層次結構的傳統方法已經被用來定義部門的結構以及可能的溝通，包括橫向和縱向溝通。為了將這些定義組織結構的列表轉換為詳細的圖表，Visio2010提供了一個用於匯入Excel電子表格的載入項，該載入項可以方便地從電子表格中提取資料以建立組織結構圖。
重要的是，您不需要沉迷於定義組織層次結構和粉筆結構的迷宮中，因為您只需要指定列標題和行標題，以及需要匯入的資料，它將自動建立具有每個員工指定憑據的組織層次結構，分為相應的部門。
在Visio 2010中建立組織結構圖
首先，我們建立了一個Excel電子表格，其中包含欄位、姓名、主管、職務、部門和電話。Name欄位包含在不同部門工作的所有員工的姓名，而Supervisor欄位包含主管或團隊領導的姓名。此欄位對於建立組織結構圖至關重要，因為它定義了圖表中的基本結構和層次結構。
現在啟動Visio2010，轉到“檢視”選項卡，在“載入項”選單下，從“業務選項”中單擊“組織結構圖嚮導”。
這將啟動組織結構圖嚮導，在第一步中，啟用已儲存在檔案或資料庫中的資訊選項，然後單擊下一步。
在匯入Excel工作表時，選擇匯入Excel電子表格的第二個選項。
指定Excel檔案路徑，然後單擊“下一步”繼續。
在這一步中，您需要指定實際定義組織結構的欄位。在我們的例子中，這些是Name&Supervisor欄位。指定欄位後，單擊“下一步”繼續。
因為組織結構圖主要是為了顯示在組織中工作的部門/員工的層次結構，以及他們是如何聯絡在一起的，以及誰監督誰。考慮到這一點，在這一步中我們將省去Supervisor欄位，因為它不必包含，因為Visio會自動用粉筆劃出Excel工作表中定義的基本結構。在“顯示的欄位”類別下新增其餘欄位，然後單擊“下一步”。
現在選擇要包含在組織結構圖形狀中的欄位，然後單擊“下一步”。
此步驟是將圖表分成多個頁面，如果您要處理100多名員工，則可能需要指定要顯示組織結構圖的頁數。但在我們的例子中，我們處理的資料量要少得多，因此我們將啟用“我希望向導自動在頁面間斷開組織結構圖”選項。指定需要顯示在頁面頂部的名稱。如果層次結構少於20個，請輸入組織中排名最高的員工的姓名，然後單擊“完成”結束嚮導。
它將立即使用指定的Excel電子表格建立組織結構圖。組織結構圖上方顯示出最高級別的員工，監督不同部門的各類員工。如下圖所示，其直屬下屬進一步管理其他員工等。
對於高階定製，請轉到“組織結構圖”選項卡，在這裡您將找到用於設定組織結構圖層次結構和管理其他員工職位的不同組。在“排列”組下，可以更改形狀的排列方式，並提供輕鬆的圖表導航。您還可以更改職位型別並隱藏所選員工的下屬。
在圖片組中，可以**同步組的員工、部門等圖片，可以選擇建立同步複製，擴充套件所選員工的下級。在組織資料組下，可以從顯示選項中更改組織圖的整體佈局，包括：形狀顯示、顯示分隔符、啟用/禁用匯入欄位、更改塊位置、填充顏色等。
如果在任何時候，您需要**新職位或宣佈空缺，組織結構圖模具始終位於左側欄上。將所需的組織結構圖形狀拖到主圖表頁中，以保持結構完整性，即，要**特定員工的下屬，請將職位形狀拖到現有員工形狀框上。
例如，我們在組織中增加了一名顧問，他直接擔任CEO，為了維持這一點，我們拖了顧問箱，然後把它扔到CEO的盒子上，以使其直接處於從屬地位。
向新位置新增詳細資訊很容易，只需右鍵單擊“新建位置”框並單擊“屬性”。
這將開啟“形狀資料”對話方塊，開始填充所有相關資訊，然後單擊“確定”。
在這裡您可以看到新建立的位置很容易填充所有指定的資訊。現在擴充套件組織結構圖不再需要維護長列表。在“設計”選項卡下，您還可以在組織圖上嘗試不同的設計和佈局，使其看起來更加華麗和專業。
結論
組織結構圖是顯示詳細的組織層次結構的一種很好的方式；它定義了員工的憑證、部門結構、新空缺、新僱用的員工、最近增加的部門，重要的是顯示了不同部門和員工之間最方便的互動方式等。
- 發表於 2021-04-13 15:16
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