如何防止電子郵件失控

掌握電子郵件的最新資訊可能會讓人不知所措、費時且乏味。它’收集大量未讀郵件並不難。因此，它’它很容易檢查你不斷湧入的資訊— 以犧牲其他任務為代價。...

掌握電子郵件的最新資訊可能會讓人不知所措、費時且乏味。它’收集大量未讀郵件並不難。因此，它’它很容易檢查你不斷湧入的資訊— 以犧牲其他任務為代價。

我有多個電子郵件帳戶，我努力保持未讀數量低。所以我做了一些研究，並就如何更好地管理收件箱提出了建議。以下是我發現的一些有用的技巧，可以讓你的收件箱更容易處理，減少處理電子郵件的時間，確保你不會忘記回覆重要的郵件。

不要檢查所有的電子郵件，因為他們進來

因為電子郵件一整天都在你的收件箱裡，所以很容易被它們分心，即使你正在做一些重要的事情。與其一收到郵件就馬上看，不如每天抽出一些時間來瀏覽郵件並回復。如果你不需要留意重要的電子郵件或公告，那麼在一天中安排幾個短時間來檢視你的電子郵件。除此之外，遠離你的收件箱。

每週或每隔幾天安排一段較長的時間來組織一些更繁重的收件箱也是個好主意，比如**和使用資料夾和標籤，傳送那些較長的電子郵件。

如果你仍在瀏覽你的電子郵件應用程式，你可能還想關閉電子郵件通知，保持該電子郵件應用程式關閉，並確保你沒有在其他選項卡中開啟收件箱。

你不必馬上全部回答

當你定期檢查收件箱時，只處理那些可以快速處理的郵件。如果一封郵件需要快速回復，請在瀏覽郵件時開啟並回復。但如果需要更多的時間，就留出時間以後再回答。您可以為這些電子郵件新增標籤，將它們放在特定的資料夾中，或者使用休眠功能在更方便的時間接收電子郵件。

在收件箱中建立多個分割槽或資料夾

使用不同的資料夾來儲存電子郵件。這些可以基於重要性、緊迫性、處理它們所需的時間，或者它們需要的行動型別。Gmail預設的標籤式佈局和Outlook專注的收件箱可以幫助過濾垃圾郵件和促銷郵件，並且更容易找到和檢查重要的郵件。在Gmail中，你也可以改變佈局，這樣你的郵件就可以被分為不同的部分，你可以選擇那些部分是什麼。同樣，Outlook允許您將電子郵件組織到自定義組中。

使用過濾器、規則和標籤

過濾器和規則將傳入的電子郵件定向到特定資料夾。它們可以幫助你節省時間，確保你的注意力集中在最重要的電子郵件上。標籤也可以是一個很好的方式來組織和幫助您跟蹤您的電子郵件，讓您排序您的郵件與不同的標籤，而不是使用資料夾。

**模板

有時你會反覆傳送類似的電子郵件。為了讓事情變得更簡單，你可以設定電子郵件模板並使用它們傳送電子郵件，這樣你就不必一遍遍地寫同樣的資訊。你也可以使用Gmail的智慧寫作和智慧回覆等工具來幫助你更快地寫電子郵件。

退訂

取消訂閱郵件列表和促銷郵件。瀏覽你的時事通訊，確保你只註冊了那些你真正讀過的，並刪除任何你最近沒有讀過的。另外，一定要取消訂閱任何你不需要的社交媒體提醒。（您可能需要進入您的社交媒體帳戶設定以關閉此功能。）或者，您可以使用單獨的電子郵件帳戶傳送促銷電子郵件，並將重要電子郵件保留在主帳戶中。

將不需要的群郵件靜音

如果您在一個不需要更新的對話中收到了CC'd，或者您正在回覆所有電子郵件執行緒，您可以禁用該執行緒以避免收到所有響應。要做到這一點，請開啟帖子中的任何訊息，單擊螢幕右上角（主題行上方）的三個點，然後從Gmail中的下拉選項中選擇“靜音”，如果使用Outlook，則選擇“忽略”。

不要把收件箱當成你的待辦事項

把一封郵件標記為“未讀”可能是一種誘惑，作為回覆郵件的提醒（我對此絕對有罪），或者因為它包含了你需要完成的任務，但這也會使你的收件箱變得混亂。保留一個單獨的待辦事項列表（有很多應用程式可用於此，或者您可以使用基本便箋或便箋應用程式）或將其放在特定的資料夾中。如果你使用Gmail，你可以將谷歌的任務應用程式與收件箱並排使用；只需點選螢幕右下角的“顯示側面板”小箭頭，然後在那裡選擇任務圖示。

這是一個好主意，有單獨的名單執行，你可以更新與專案從你的電子郵件。例如，如果你的電子郵件中包含了你有更多時間想閱讀的文章的連結，那麼就開始列一個閱讀列表——只是不要把它放在你的收件箱裡。