掌握电子邮件的最新信息可能会让人不知所措、费时且乏味。它’收集大量未读邮件并不难。因此，它’它很容易检查你不断涌入的信息— 以牺牲其他任务为代价。

我有多个电子邮件帐户，我努力保持未读数量低。所以我做了一些研究，并就如何更好地管理收件箱提出了建议。以下是我发现的一些有用的技巧，可以让你的收件箱更容易处理，减少处理电子邮件的时间，确保你不会忘记回复重要的邮件。

不要检查所有的电子邮件，因为他们进来

因为电子邮件一整天都在你的收件箱里，所以很容易被它们分心，即使你正在做一些重要的事情。与其一收到邮件就马上看，不如每天抽出一些时间来浏览邮件并回复。如果你不需要留意重要的电子邮件或公告，那么在一天中安排几个短时间来查看你的电子邮件。除此之外，远离你的收件箱。

每周或每隔几天安排一段较长的时间来组织一些更繁重的收件箱也是个好主意，比如**和使用文件夹和标签，发送那些较长的电子邮件。

如果你仍在浏览你的电子邮件应用程序，你可能还想关闭电子邮件通知，保持该电子邮件应用程序关闭，并确保你没有在其他选项卡中打开收件箱。

你不必马上全部回答

当你定期检查收件箱时，只处理那些可以快速处理的邮件。如果一封邮件需要快速回复，请在浏览邮件时打开并回复。但如果需要更多的时间，就留出时间以后再回答。您可以为这些电子邮件添加标签，将它们放在特定的文件夹中，或者使用休眠功能在更方便的时间接收电子邮件。

在收件箱中创建多个分区或文件夹

使用不同的文件夹来存储电子邮件。这些可以基于重要性、紧迫性、处理它们所需的时间，或者它们需要的行动类型。Gmail默认的标签式布局和Outlook专注的收件箱可以帮助过滤垃圾邮件和促销邮件，并且更容易找到和检查重要的邮件。在Gmail中，你也可以改变布局，这样你的邮件就可以被分为不同的部分，你可以选择那些部分是什么。同样，Outlook允许您将电子邮件组织到自定义组中。

使用过滤器、规则和标签

过滤器和规则将传入的电子邮件定向到特定文件夹。它们可以帮助你节省时间，确保你的注意力集中在最重要的电子邮件上。标签也可以是一个很好的方式来组织和帮助您跟踪您的电子邮件，让您排序您的邮件与不同的标签，而不是使用文件夹。

**模板

有时你会反复发送类似的电子邮件。为了让事情变得更简单，你可以设置电子邮件模板并使用它们发送电子邮件，这样你就不必一遍遍地写同样的信息。你也可以使用Gmail的智能写作和智能回复等工具来帮助你更快地写电子邮件。

退订

取消订阅邮件列表和促销邮件。浏览你的时事通讯，确保你只注册了那些你真正读过的，并删除任何你最近没有读过的。另外，一定要取消订阅任何你不需要的社交媒体提醒。（您可能需要进入您的社交媒体帐户设置以关闭此功能。）或者，您可以使用单独的电子邮件帐户发送促销电子邮件，并将重要电子邮件保留在主帐户中。

将不需要的群邮件静音

如果您在一个不需要更新的对话中收到了CC'd，或者您正在回复所有电子邮件线程，您可以禁用该线程以避免收到所有响应。要做到这一点，请打开帖子中的任何消息，单击屏幕右上角（主题行上方）的三个点，然后从Gmail中的下拉选项中选择“静音”，如果使用Outlook，则选择“忽略”。

不要把收件箱当成你的待办事项

把一封邮件标记为“未读”可能是一种诱惑，作为回复邮件的提醒（我对此绝对有罪），或者因为它包含了你需要完成的任务，但这也会使你的收件箱变得混乱。保留一个单独的待办事项列表（有很多应用程序可用于此，或者您可以使用基本便笺或便笺应用程序）或将其放在特定的文件夹中。如果你使用Gmail，你可以将谷歌的任务应用程序与收件箱并排使用；只需点击屏幕右下角的“显示侧面板”小箭头，然后在那里选择任务图标。

这是一个好主意，有单独的名单运行，你可以更新与项目从你的电子邮件。例如，如果你的电子邮件中包含了你有更多时间想阅读的文章的链接，那么就开始列一个阅读列表——只是不要把它放在你的收件箱里。