待办事项列表是你日常工作效率的关键，但是在所有的任务管理应用程序、不同的工作效率方法和其他各种各样的生活技巧之间，你的待办事项列表可能变得杂乱而复杂。下面是如何把它带回到基本和手工艺的待办事项清单，实际上可以帮助你完成事情。

为了提高你的工作效率，我们分享了无数不同的技巧、窍门和“生活小诀窍”，但到了某个时候，它变得太多了，你花在处理待办事项上的时间比实际花在做事情上的时间还要多。如果这听起来像你，那么是时候重新审视一下你如何管理你的待办事项清单了。

有些人认为待办事项清单是浪费时间，它们会导致你产生负罪感，阻碍你的工作效率。有人说你应该能记住你要做的一切。我们倾向于不同意：如果你有正确的态度，待办事项清单可以是你大脑中任务的一个很好的“备份”。我发现如果我把我的任务写下来，我的压力就会小得多，因为我知道我不会忘记任何事情，当我完成一项任务时，我可以直接进入下一项任务，而不必重新整理大脑中的列表。另外，它们非常适合那些因为没人愿意去做而容易被搁置一旁的小任务：付账单、打电话给客服等等。

这可能看起来很讽刺，你正在阅读这篇文章，并通过过程中，正是这个问题，让你陷入了这一困境，但如果做得好，你应该能够节省自己在未来的很多麻烦。这是你需要做的。

选择合适的介质

在过去的一年里，你尝试了多少待办应用？如果你的答案超过三个，那就太多了。挑一个坚持下去。根据你使用的设备和你愿意支付的费用来选择一个应该不会太难。查看我们的五个蜂巢，看看它们之间的细微差别，然后选择一个。我们将在本文的截图中使用Wunderlist，因为它是我们最喜欢的，但是我们使用的策略应该适用于几乎所有的待办应用程序。如果你发现一个应用程序太麻烦了，用笔和纸或纯文本文件是一个很好的选择。

不管你最终得到什么，确保它易于使用。添加和删除任务的速度越快，实际花费的时间就越多。在任何给定的时间，在待办事项应用程序中花费的时间都不应超过几秒钟。如果你是的话，你就又陷入了过度组织的深渊。

添加和组织任务

既然你已经有地方可以写下你的任务了，现在是时候确保你使用它的方式使你的待办事项清单变得有用了（而不仅仅是挂在你头上的另一个清单）。在我们的指南中，我们已经介绍了很多这方面的内容，让你的待办事项清单变得可行，而且有充分的理由，这些规则是非常永恒的。但是我们已经把事情简化了一点，这样你就可以慢慢地适应自己的生产力方法。现在，我们只想考虑让待办事项清单变得有用的最重要的事情。以下是你要记住的事情。

把大项目分解成可操作的任务：你以前听过这句话，但这是你能做的最重要的事情之一。如果你需要找到一个新的公寓，那么在你的任务列表中添加“寻找公寓”是没有用的。相反，添加该项目的第一步。也许这就是“调查洛杉矶犯罪率”这样你就能缩小一个街区的范围。不管它是什么，确保它是你能在几分钟内做的事情。完成后，您可以继续执行项目中的下一个任务。

添加完成任务所需的任何信息：包括电话号码、链接以及开始完成任务所需的其他信息。例如，如果您的任务之一是致电康卡斯特****，则您的任务会显示“致电康卡斯特，1-800-934-6489”。这样，如果您坐在那里等待几分钟，您就可以开始执行该任务，而无需打开浏览器并查找号码。

将工作任务、个人任务和其他任务分类：我最大的待办事项列表问题之一是将个人任务、工作任务和杂务都混合在同一个列表中。大多数待办应用程序都有一种方法来区分这些。一些应用程序称之为“上下文”标签，其他应用程序则有单独的带有标签的“列表”，因此您可以在每个标签之间进行切换。这样，你就可以在9-5点查看你的工作待办事项，当星期六来临，你有空闲时间消磨的时候，也可以查看你的个人待办事项(如果您使用的是纸笔方法，则只需在一张单独的纸上创建每个列表。）

有些人还建议在任务列表中添加一个“project”标记，这样您就可以知道它在更大的计划中的位置。我不这样做，因为我发现这一行交叉到“太复杂”，但如果你发现这个标签使事情更容易，继续并添加。

给每个任务一个优先级：给你的任务分配任意的数字或字母似乎很愚蠢，你不应该认为这些是非常重要的，但是给每个任务一个简单的1-4，当你创建它的时候，会让你的待办事项列表组织起来。这样，当你开始工作并查看你的待办事项清单时，你就不需要考虑首先要做什么，你只需要从清单的最上面开始，然后一路往下做。记住把紧迫性和重要性都考虑到优先事项中。再说一次，不要想得太多，你只是在给你的待办事项列表一种组织能力，在一定程度上。

保持清单简短：如果你有太多的任务在你的清单上，整个事情将开始感到压倒性的，你会再次陷入内疚感诱发毒品问题。你的待办事项清单越短，你就越能专注于现在。有人说把它控制在20项以下，也有人说把它控制在3项以下。不要想得太多。当某些事情没有完成或者你觉得清单悬在你头上的时候，你就会知道它是不是太大了。

关注现在：让你的待办事项清单简短可行的最好方法之一就是避免遥远的未来任务。如果你不需要考虑几个星期，把它放在一个单独的清单上（或者更好的是，你的日历），当它需要你的注意的时候就去担心它。

确保每天都能完成任务

所以现在你已经把你的初始任务列表写下来了，是时候开始工作了。从现在起，你不应该太乱处理你的待办事项清单，只要你坚持上面列出的简单原则。在你完成任务的时候把它们勾掉，在它们弹出的时候添加新任务，不要花太多时间去删减它，它所要做的就是分散你对实际工作的注意力。如果你发现你需要不断地进行删减，你需要找出你的系统中有什么是低效的，然后把它去掉。如果你不确定该做什么，就选择更简单的方法。

每天你都应该检查一些项目。如果你没有，你的待办事项列表就有问题（或者你什么都没做）。如果你需要的话，在一天结束的时候留出一点时间来快速评估你明天想要完成的事情，确保这些事情在你的待办事项清单的最上面，并且确保它们在第二天就被检查出来了。不要让自己负担过重（毕竟，新的任务总是会在一天中突然出现），但要确保你的列表已经被使用，并且任务不会在那里停留太久。如果有必要的话，在周末清理它，然后重新开始，确保它永远都是有用的。

其他“生活黑客”你可以稍后添加

这些都不是说我们每天分享的“生活黑客”毫无用处。只是有时候，我们有点过火，把事情搞得太复杂了。不过，每个人的工作方式都不一样，有些小贴士如果少用的话，可以让你的任务更容易完成（尽管它们远不是强制性的）。一旦你掌握了待办事项清单的窍门，并且使用它感觉像是第二天性，下面是一些你可以开始尝试的事情，一次一个，让事情更有效率。

• 列一张“有一天/可能”的清单，列出遥远的未来任务
• 添加更多标签和类别以更好地过滤
• 包括你为什么要做每项任务，并激励自己去完成它
• 不要浪费时间，把帕累托原理应用到你的任务清单上
• 用3+2规则来更现实地处理你的待办事项
• 为那些需要完成的小事情创建一个单独的“10分钟任务”列表

再说一次，你不需要把所有这些都包括进去。一旦你习惯了有一个真正有效的待办事项列表，你可能会发现一两个需要改进的地方，而这正是上面的技巧可以派上用场的地方。如果需要的话，选择一两个适合你工作流程的，然后继续前进。同样，你花在试验和修剪上的时间越多，你花在实际完成事情上的时间就越少。大卫·奇科·范摄。

标题图片由蒂娜梅尔霍特罗伯奇。