待辦事項列表是你日常工作效率的關鍵，但是在所有的任務管理應用程式、不同的工作效率方法和其他各種各樣的生活技巧之間，你的待辦事項列表可能變得雜亂而複雜。下麵是如何把它帶回到基本和手工藝的待辦事項清單，實際上可以幫助你完成事情。

為了提高你的工作效率，我們分享了無數不同的技巧、竅門和“生活小訣竅”，但到了某個時候，它變得太多了，你花在處理待辦事項上的時間比實際花在做事情上的時間還要多。如果這聽起來像你，那麼是時候重新審視一下你如何管理你的待辦事項清單了。

有些人認為待辦事項清單是浪費時間，它們會導致你產生負罪感，阻礙你的工作效率。有人說你應該能記住你要做的一切。我們傾向於不同意：如果你有正確的態度，待辦事項清單可以是你大腦中任務的一個很好的“備份”。我發現如果我把我的任務寫下來，我的壓力就會小得多，因為我知道我不會忘記任何事情，當我完成一項任務時，我可以直接進入下一項任務，而不必重新整理大腦中的列表。另外，它們非常適合那些因為沒人願意去做而容易被擱置一旁的小任務：付賬單、打電話給客服等等。

這可能看起來很諷刺，你正在閱讀這篇文章，並透過過程中，正是這個問題，讓你陷入了這一困境，但如果做得好，你應該能夠節省自己在未來的很多麻煩。這是你需要做的。

選擇合適的介質

在過去的一年裡，你嘗試了多少待辦應用？如果你的答案超過三個，那就太多了。挑一個堅持下去。根據你使用的裝置和你願意支付的費用來選擇一個應該不會太難。檢視我們的五個蜂巢，看看它們之間的細微差別，然後選擇一個。我們將在本文的截圖中使用Wunderlist，因為它是我們最喜歡的，但是我們使用的策略應該適用於幾乎所有的待辦應用程式。如果你發現一個應用程式太麻煩了，用筆和紙或純文字檔案是一個很好的選擇。

不管你最終得到什麼，確保它易於使用。新增和刪除任務的速度越快，實際花費的時間就越多。在任何給定的時間，在待辦事項應用程式中花費的時間都不應超過幾秒鐘。如果你是的話，你就又陷入了過度組織的深淵。

新增和組織任務

既然你已經有地方可以寫下你的任務了，現在是時候確保你使用它的方式使你的待辦事項清單變得有用了（而不僅僅是掛在你頭上的另一個清單）。在我們的指南中，我們已經介紹了很多這方面的內容，讓你的待辦事項清單變得可行，而且有充分的理由，這些規則是非常永恆的。但是我們已經把事情簡化了一點，這樣你就可以慢慢地適應自己的生產力方法。現在，我們只想考慮讓待辦事項清單變得有用的最重要的事情。以下是你要記住的事情。

把大專案分解成可操作的任務：你以前聽過這句話，但這是你能做的最重要的事情之一。如果你需要找到一個新的公寓，那麼在你的任務列表中新增“尋找公寓”是沒有用的。相反，新增該專案的第一步。也許這就是“調查洛杉磯犯罪率”這樣你就能縮小一個街區的範圍。不管它是什麼，確保它是你能在幾分鐘內做的事情。完成後，您可以繼續執行專案中的下一個任務。

新增完成任務所需的任何資訊：包括電話號碼、連結以及開始完成任務所需的其他資訊。例如，如果您的任務之一是致電康卡斯特****，則您的任務會顯示“致電康卡斯特，1-800-934-6489”。這樣，如果您坐在那裡等待幾分鐘，您就可以開始執行該任務，而無需開啟瀏覽器並查詢號碼。

將工作任務、個人任務和其他任務分類：我最大的待辦事項列表問題之一是將個人任務、工作任務和雜務都混合在同一個列表中。大多數待辦應用程式都有一種方法來區分這些。一些應用程式稱之為“上下文”標簽，其他應用程式則有單獨的帶有標簽的“列表”，因此您可以在每個標簽之間進行切換。這樣，你就可以在9-5點檢視你的工作待辦事項，當星期六來臨，你有空閑時間消磨的時候，也可以檢視你的個人待辦事項(如果您使用的是紙筆方法，則只需在一張單獨的紙上建立每個列表。）

有些人還建議在任務列表中新增一個“project”標記，這樣您就可以知道它在更大的計劃中的位置。我不這樣做，因為我發現這一行交叉到“太複雜”，但如果你發現這個標簽使事情更容易，繼續並新增。

給每個任務一個優先順序：給你的任務分配任意的數字或字母似乎很愚蠢，你不應該認為這些是非常重要的，但是給每個任務一個簡單的1-4，當你建立它的時候，會讓你的待辦事項列表組織起來。這樣，當你開始工作並檢視你的待辦事項清單時，你就不需要考慮首先要做什麼，你只需要從清單的最上面開始，然後一路往下做。記住把緊迫性和重要性都考慮到優先事項中。再說一次，不要想得太多，你只是在給你的待辦事項列表一種組織能力，在一定程度上。

保持清單簡短：如果你有太多的任務在你的清單上，整個事情將開始感到壓倒性的，你會再次陷入內疚感誘發毒品問題。你的待辦事項清單越短，你就越能專註於現在。有人說把它控制在20項以下，也有人說把它控制在3項以下。不要想得太多。當某些事情沒有完成或者你覺得清單懸在你頭上的時候，你就會知道它是不是太大了。

關註現在：讓你的待辦事項清單簡短可行的最好方法之一就是避免遙遠的未來任務。如果你不需要考慮幾個星期，把它放在一個單獨的清單上（或者更好的是，你的日曆），當它需要你的註意的時候就去擔心它。

確保每天都能完成任務

所以現在你已經把你的初始任務列表寫下來了，是時候開始工作了。從現在起，你不應該太亂處理你的待辦事項清單，只要你堅持上面列出的簡單原則。在你完成任務的時候把它們勾掉，在它們彈出的時候新增新任務，不要花太多時間去刪減它，它所要做的就是分散你對實際工作的註意力。如果你發現你需要不斷地進行刪減，你需要找出你的系統中有什麼是低效的，然後把它去掉。如果你不確定該做什麼，就選擇更簡單的方法。

每天你都應該檢查一些專案。如果你沒有，你的待辦事項列表就有問題（或者你什麼都沒做）。如果你需要的話，在一天結束的時候留出一點時間來快速評估你明天想要完成的事情，確保這些事情在你的待辦事項清單的最上面，並且確保它們在第二天就被檢查出來了。不要讓自己負擔過重（畢竟，新的任務總是會在一天中突然出現），但要確保你的列表已經被使用，並且任務不會在那裡停留太久。如果有必要的話，在週末清理它，然後重新開始，確保它永遠都是有用的。

其他“生活駭客”你可以稍後新增

這些都不是說我們每天分享的“生活駭客”毫無用處。只是有時候，我們有點過火，把事情搞得太複雜了。不過，每個人的工作方式都不一樣，有些小貼士如果少用的話，可以讓你的任務更容易完成（儘管它們遠不是強制性的）。一旦你掌握了待辦事項清單的竅門，並且使用它感覺像是第二天性，下麵是一些你可以開始嘗試的事情，一次一個，讓事情更有效率。

• 列一張“有一天/可能”的清單，列出遙遠的未來任務
• 新增更多標簽和類別以更好地過濾
• 包括你為什麼要做每項任務，並激勵自己去完成它
• 不要浪費時間，把帕累託原理應用到你的任務清單上
• 用3+2規則來更現實地處理你的待辦事項
• 為那些需要完成的小事情建立一個單獨的“10分鐘任務”列表

再說一次，你不需要把所有這些都包括進去。一旦你習慣了有一個真正有效的待辦事項列表，你可能會發現一兩個需要改進的地方，而這正是上面的技巧可以派上用場的地方。如果需要的話，選擇一兩個適合你工作流程的，然後繼續前進。同樣，你花在試驗和修剪上的時間越多，你花在實際完成事情上的時間就越少。大衛·奇科·範攝。

標題圖片由蒂娜梅爾霍特羅伯奇。