没有比从你的待办事项清单上勾选一些东西更好的感觉了。完成！完了！任务完成了！然而，让一整天或一周的时间过去而不从你的任务清单上删除一项任务是很容易的。这是怎么发生的？嗯，你的待办事项清单可以是一个指导你完成工作的工具，也可以是一个巨大的未完成的定时**支柱，用来嘲弄你和你的效率低下。这完全取决于你怎么写。

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把你的待办事项清单看作是老板给助理的指示。就像一个好的计算机程序一样，如果指令清晰、具体且易于执行，你就是黄金。如果没有，你会得到不想要的结果，比如恐惧、拖延和自我厌恶。继续读下去，仔细看看如何写一个待办事项清单，让你的事情完成得非常简单。

你是你的老板

在工作日的任何时候，你都处于两种模式之一：思维模式（即你戴着老板的帽子）和行动模式（即你戴着私人助理的帽子）。当一个项目或任务出现时，你需要采取的步骤开始在你的脑海中形成。现在你进入了思考/老板模式——下达命令的男人/女孩。您的待办事项列表是这些订单的集合，您的助手稍后将收集并执行这些订单。当你戴着你的老板帽时，你应该以这样一种方式来写下指示，这样你的助手自己就可以在不需要思考或压力的情况下完成这些指示。把想法从表演中移开是让你的待办事项清单轻松结束的最好方法之一。

如何安排自己

当你需要在你的待办事项列表中添加一些东西时，请使用以下指导原则进行思考。

只把你肯定要做的事情放在清单上

有时你会想到你还没有准备好去做的任务。也许学习一门新的语言——虽然这是一个最终的目标——现在不适合你的生活。也许升级网站的优先级较低，因为你的业务正在以一种主要的方式转变，任何网站的大修都会在六个月内看起来非常不同，或者可能不需要。

不要让你不太愿意做的事情在你的待办事项清单上闲逛，直到你厌倦了看它们（并且厌倦了提醒你还没有完成的事情），而是把它们转移到一个单独的清单上，一个等待某一天/可能某个项目的地方。只有当你绝对地、积极地想要完成某件事时，你才会告诉你的助手去做，所以只有你承诺要完成的具体行动才会出现在你的待办事项清单上。

分解

你会主动避免去做的任务的最快路径是：把它变成一个模糊的怪物。在你的待办事项清单上放一个非特定的项目，比如“清理办公室”，我保证这是你最不可能开始做的事情。事实上，“清理办公室”根本不是一件要做的事；这是一个项目。《把事情做好》一书的作者大卫·艾伦说，项目不是任务；项目是任务的集合。这是一个重要的区别。把它内部化，因为你的待办事项清单不是你的项目清单。不要在其中添加多动作任务，如“清理办公室”。将项目分解为更小、更容易处理的子任务，如“清理文件柜”、“撕碎旧文件”和“为图书馆驱动器装箱不需要的书”。你的助手会问自己，“你想做什么？”当老板说“清理办公室，“那对你没有好处。

这些子任务越小，原子越多，它们就越可行。励志作家萨克将她的任务分解为五分钟的增量，并称之为“微动作”。她写道，“微动作是你在生活中完成任务所能迈出的非常微小的一步。我是一个正在恢复的拖延者，我的注意力持续时间很短，所以我发明了微动作作为一种在5分钟或更短的时间内完成项目的方法。我总觉得我能在5分钟内处理几乎任何事情！”

当你把这些微小的任务放在你的清单上时，你需要提前思考。下面的例子将模糊的待办事项（可能会造成障碍）与可行的对应事项进行了对比。

如您所见，将任务分解为下一个操作会为看起来像常规待办事项但实际上是小项目的项目创建多个任务。例如，更换破碎的玻璃桌面涉及测量桌子、呼叫和订购更换件，以及可能将其捡起来，这将为我们带来下一个指南。

只关注下一个动作

当你有一个多动作任务时——比如更换玻璃桌面——只在你的待办事项列表中保留下一个连续动作。任务完成后，参考项目列表（同样，与待办事项分开），并将其下一个操作添加到待办事项列表中。在任何给定时刻，您的待办事项列表应该只包含所有工作项目的下一个逻辑操作。就是这样，每一项工作只需要一小步。

想象一下，你在办公桌旁，开会前有10分钟的空闲时间，然后你拿出前面的障碍待办事项清单。你能找到牙医或学意大利语吗？没有。但是你可以从可行的清单中完成一项任务。你可以通过电子邮件向朋友介绍牙医推荐，或者查看大学网站提供的秋季课程。

使用特定的主动动词

当你告诉自己要做某事时，就下命令。“Acme帐户检查”之类的项目不会告诉您必须做什么。制定你的待办事项的具体行动，例如“在Acme re:Q2销售部给Rob打电话。”注意，我没有使用“联系”这个词；我用过电话。联系可能意味着电话、电子邮件或即时通讯，但当你把所有的想法都去掉，只留下行动时，你的动词将尽可能具体。想象一下，在一位私人助理工作的第一天，她会指导她你需要做什么。

包括尽可能多的信息

制定待办事项时，老板自己有责任尽可能让助理自己轻松完成工作。例如，如果您必须拨打电话，请输入姓名或号码。与其说“捐赠旧家具”，不如说“给亲善打电话，安排接送时间，555-9878。”当你在医生的候诊室里被困20分钟，只有**时，你不能捐赠旧家具，但如果你有电话号码，你肯定可以打电话。做一个好老板。为你的助手塞尔夫准备完成工作所需的所有细节。

保持你的清单简短

正如没有人希望看到一个包含2386条邮件的收件箱一样，也没有人希望有一个无休止的待办事项列表。这是压倒性的和令人沮丧的，好像在隧道的尽头没有光。相反，将你的待办事项清单控制在20项以下(今天早上，我的任务只有17项，我称自己为一个忙碌的人。）这听起来像是太短了吗？记住，你的待办事项清单不是项目细节或“总有一天我想”项目的垃圾场。这些是你承诺在不久的将来完成的任务，比如接下来的两周。将您的项目和某天/可能的项目放在别处。你的待办事项清单应该简短，不要再决定你是否真的认真去做。

确定任务的优先顺序

尽管你的待办事项清单上可能有20项，但现实情况是你每天只完成几项（假设你没有写下“起床、洗澡、煮咖啡、上班……之类的事情”——你不应该这样做）。因此，确保最重要的任务在你的清单的最顶端。你如何做到这一点取决于你使用什么工具或软件来跟踪你的待办事项，但一定要确保你一眼就能看出下一步需要做什么。

保持你的列表移动

虽然我的待办事项清单只有20项左右，但每天都有20项变化。每天，两到五项任务被勾选，两到五项任务被添加。请记住，你的待办事项清单是一份工作文件，而不是一份炫耀性的证明，证明了一个组织在悄悄地收集灰尘，因为你正在做一些没有写在任何地方的实际工作。

每周清理并更新您的列表

除了按优先级排序外，您还应该按年龄对列表进行排序。你名单上最长的项目是什么？很可能你对那些长期搁置的任务有心理障碍，它们需要重新编写或进一步分解。或者也许他们根本不需要完成(记得！从你的待办事项列表中删除一个项目甚至比勾选它要好，因为你已经节省了实际做这件事的时间和精力。）

就像一位经理每周与员工会面一次一样，每周五或周一安排一次20分钟的会议，回顾你的待办事项清单、项目清单和某一天/可能的清单。利用这段时间重写所有没有被分解的项目，清除不相关的项目，并将下一步操作从项目列表移到待办事项列表中。

这个简短的每周例行公事可以让你比以往任何时候都感觉到自己在比赛中处于领先地位。它集中你的精力，清除过去一周积累的任何碎屑。

记录完成的任务

正如任何一个好助手所做的那样，你要向老板展示你到底完成了多少工作。确保你把完成的事情放在某个地方，这样你就可以陶醉于自己的工作效率，甚至可以参考过去的工作活动。你的“完成”清单是你的待办事项清单是否有效的一个很好的指示器。如果超过两天没有新的完成事项，那么是时候重新整理你的待办事项清单，回到最佳实践中去了。

熟能生巧

这似乎是一套很长的指导方针，可以简单地添加到你的待办事项列表中。但是当你处理重要的任务时，90%的工作都是计划，这对于那些看起来最琐碎的任务来说也是如此。正如任何好习惯一样，熟能生巧。你越是练习创造有效待办事项的艺术，它就会越快、越容易到达你的面前，你越是从清单上划掉项目，带着那种美妙的完成感离开办公室。

注意：上面列出的许多概念（特别是下一步行动和项目的概念）来自大卫·艾伦的《生产力圣经》，即“完成事情”。此外，梅林·曼（Merlin Mann）关于建立一个更聪明的待办事项列表的两部分专题（第一部分和第二部分）以及他在2006年7月为《Macworld》杂志（尤其是第二页）撰写的后续文章也启发并启发了这篇文章。

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