下拉列表限制输入字段的条目数。它们有助于防止拼写错误和拼写错误。而且Microsoft Excel支持令人惊讶的多功能下拉列表功能。因此，如果要使用Excel进行表单或数据收集，请使用户更容易使用下拉列表选择项目。

当某个单元格有特定选项可用时，请在该单元格中使用下拉列表。例如，您可以创建包含选项的下拉列表，如**和**、是和否，或任何其他自定义选项列表。

我们将向您展示如何将下拉列表添加到Excel电子表格中。

如何在excel中创建下拉列表

在Excel中创建下拉列表很容易，但过程并不明显。以下是在Excel中创建自定义下拉列表的步骤摘要：

1. 创建命名范围：此步骤是创建我们将在下拉列表中使用的列表所必需的。
2. 添加数据验证：这是一个不太明显的步骤，您将为单元格设置一个下拉列表。
3. 将命名范围添加到数据验证：最后，您将把它们放在一起，并定义下拉列表的源（即以前命名的范围）。
4. 设置数据验证的输入消息：此步骤是可选的。它允许您添加弹出消息以指导电子表格用户。

Excel并不容易，它很强大。这意味着你有很多选择，你很快就会看到。现在，让我们更详细地了解**Excel下拉列表的步骤。

1.创建命名范围

使用数据验证将项目列表添加到下拉列表的一种方法是将列表添加到工作表中，并命名包含列表的单元格范围。您可以将该列表添加到要添加下拉列表的同一工作表或其他工作表中。在下拉列表中使用命名的单元格区域可以更容易地进行维护。

我们将在Sheet2上创建一个下拉列表，其中包含一些不同类型的食物作为示例。在一列或一行的单独单元格中输入每个项目。选择项目，在“名称”框中输入选定单元格范围的名称，然后按enter键。

2.添加数据验证

转到要添加下拉列表的工作表。单击数据选项卡，然后单击数据工具部分中的数据验证。

确保“数据验证”对话框上的“设置”选项卡处于活动状态。

3.将命名范围添加到数据验证

然后，从“允许”下拉列表中选择“列表”。我们将使用我们定义的命名单元格区域中的名称来填充下拉列表。在“源”框中输入以下文本。

用你给你的细胞范围起的任何名字来代替“食物”。单击“确定”。

默认情况下选中“忽略空白”复选框。这允许您选择单元格，然后在不选择项目的情况下取消选择单元格。如果需要从下拉列表中选择选项，请取消选中忽略空白框。

4.设置数据验证的输入消息

如果希望在选择包含下拉列表的单元格时显示弹出消息，请单击“输入消息”选项卡。选中选择单元格时显示输入消息框，并填写标题和输入消息框。您还可以使用“错误警报”选项卡添加一条消息，在下拉列表中输入无效输入时显示该消息（例如，如果有人键入单元格而不是选择选项）。选中输入无效数据后显示错误警报框。选择样式并填写标题和错误消息框。

单击“确定”。

选择包含下拉列表的单元格时，用于选择选项的向下箭头将显示在该单元格的右侧。向下箭头按钮仅在选定单元格时显示。在本文后面，我们将向您展示一种在下拉列表旁边始终显示向下箭头的方法。

如果下拉列表包含八个以上的项目，单击箭头时，您将在下拉列表上看到一个滚动条。

高级下拉列表选项

现在您已经有了一个基本的下拉列表，让我们深入了解Excel的高级设置，以编辑和自定义您的列表。

编辑或删除命名范围

如果需要编辑或删除命名区域，则必须使用名称管理器。单击“公式”选项卡，然后单击“定义名称”部分中的“名称管理器”。

要在“名称管理器”对话框中更改名称的单元格范围，请在列表中选择名称，然后单击对话框底部的“单元格范围”按钮。然后，选择单元格范围，并在“名称管理器”对话框的精简版本上再次单击“单元格范围”按钮，方法与上面一节中所述的相同。

接下来，单击绿色复选标记保存选定名称的新单元格范围。

也可以通过在列表中选择名称，单击“编辑”，在“编辑名称”对话框中编辑名称，然后单击“确定”来更改名称。也可以在“编辑名称”对话框中更改单元格范围。

要删除名称，请在列表中选择该名称，然后单击“删除”。

创建相关下拉列表

从属下拉列表是选项根据另一个下拉列表中的选择而更改的列表。

例如，当我们在上面的“如何创建下拉列表”部分中创建的下拉列表中选择比萨饼时，第二个相关下拉列表包含不同种类的比萨饼。如果选择“中国菜”，则第二个相关下拉列表中的选项包含不同类型的中国菜。

在继续之前，请返回“如何创建下拉列表”部分，并创建主要喜爱的食物下拉列表（如果尚未创建）。

现在，我们将再创建三个列表并命名它们。在主下拉列表中输入每个选项的列表。选择其他列表之一，在“名称”框中输入该列表的名称，然后按enter键。对每个列表重复此操作。

其他列表的名称必须与主下拉列表中的选项匹配。例如，我们的其他三个列表中有一个包含cookies类型，并命名为cookies，如下所示。下图红色框中的其他两个列表分别为Pizza和Chinese。

在创建从属下拉列表之前，必须在主下拉列表中选择一项。你选择哪一个选项并不重要。然后，选择要添加从属下拉列表的单元格。

单击数据选项卡，然后单击数据工具部分中的数据验证。在“允许”下拉列表中选择“列表”。

在“源”框中输入以下文本。将“$B$2”替换为对包含主下拉列表的单元格的引用。在单元格引用中保留美元符号。表示对单元格的绝对引用，即使复制或移动引用该单元格的公式，该绝对引用也不会更改。

间接函数返回由文本字符串指定的引用，在本例中，返回单元格B2主下拉列表中所选选项的文本。例如，如果从主下拉列表中选择中文，=INDIRECT（$B$2）返回中文引用。因此，第二个下拉列表包含中文项目。

单击“确定”。

下例中“最喜爱的菜肴”下拉列表中的列表会根据“最喜爱的食物”下拉列表中选择的内容而变化。

复制并粘贴下拉列表

如果需要将带有数据验证的下拉列表复制到其他单元格，请使用Ctrl+C和Ctrl+V复制并粘贴该单元格。这将复制下拉列表和格式。

如果只想复制包含数据验证但不包含格式的下拉列表，请选择单元格并使用Ctrl+C正常复制。然后，转到“主页”选项卡并单击“剪贴板”部分中的“粘贴”。选择“粘贴特殊”。

在“特殊粘贴”对话框中，在“粘贴”区域中选择“验证”。然后，单击OK。

这将只复制下拉列表，而不复制原始单元格中的格式。

注意：在Excel中使用下拉列表时要小心。将不包含下拉列表的单元格复制到包含下拉列表的单元格上时，下拉列表将丢失。Excel不会提醒您或提示您确认操作。但是，可以使用Ctrl+Z撤消该操作。

选择包含下拉列表的所有单元格

由于下拉列表中不会显示向下箭头按钮，除非选中该单元格，因此很难知道哪些单元格包含下拉列表。可以对具有下拉列表的单元格应用不同的格式。但是，如果尚未格式化下拉列表，则需要首先找到所有下拉列表。有一种方法可以选择包含下拉列表的所有单元格，让您可以查看它们的位置。

首先，选择包含下拉列表的单元格。转到“主页”选项卡，然后单击“查找&amp；在编辑部分选择。然后，选择Go To Special。

在“转到特殊”对话框中，选择“数据验证”。“数据验证”下面的“全部”选项选择应用了任何数据验证规则的所有单元格。同一选项仅选择具有下拉列表的单元格，该下拉列表使用与所选单元格中相同类型的数据验证规则。

我们将接受默认的All选项，因为下拉列表的规则略有不同。一个使用命名范围获取其值，另一个使用间接函数。

单击“确定”。

我们选择了两个下拉列表。

现在您可以格式化这些单元格，使其与其他单元格区分开来，这样您就可以知道所有下拉列表的位置。如果您不想对下拉列表应用不同的格式，下一节将介绍另一种使它们始终可见的方法。

使下拉列表箭头始终可见

未选择单元格时，下拉列表上的向下箭头按钮将消失。我们将通过在下拉列表的右侧添加一个永久的向下箭头按钮来解决这个问题。

我们在Excel中的下拉列表上截取了向下箭头按钮的屏幕截图。我们将在下拉列表右侧的单元格中**该图像，这样即使未选择下拉列表，您也会看到一个向下箭头按钮。选择下拉列表时，列表的向下箭头按钮将显示在我们**的图像上。

首先，下载下拉arrow.png文件（右键单击该链接并选择“另存链接为”）。然后，选择下拉列表右侧的单元格并转到“**”选项卡。

然后，单击插图并选择图片。

在“**图片”对话框中，导航到保存下拉箭头.png文件的位置，然后选择该文件。然后，单击“**”。

图像**到单元格的左侧，看起来像是连接到左侧单元格中的下拉列表。现在，您知道了下拉列表的位置，您可以选择该单元格，真正的向下箭头按钮显示在假按钮上。

从单元格中删除下拉列表

如果决定要从单元格中删除下拉列表，请选择该单元格，然后按照前面在“如何创建下拉列表”部分中所述打开“数据验证”对话框（转到“数据”选项卡，然后单击“数据工具”部分中的“数据验证”）。单击“全部清除”按钮，无论当前选择哪个选项卡，该按钮都可用。

“数据验证”对话框上的选项将重置为默认值。单击“确定”。

下拉列表将被删除，单元格将恢复为默认格式。如果在删除下拉列表时选择了某个选项，则该单元格将填充该选项的值。

如果删除下拉列表时不希望保留任何值，可以复制空白单元格并将其粘贴到包含下拉列表的单元格上。下拉列表将被删除，单元格将变为空白单元格。

让下拉列表为您工作

充分利用下拉列表在Excel中输入数据，以提高工作效率，使您的生活更轻松。“开发人员”选项卡的“控件”部分提供了许多其他表单控件，您可以在工作表中试用这些控件。

如何使用Excel中的下拉列表？在下面的评论中与我们分享您的想法和想法。还有，你掌握了Excel图表了吗？

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