每个采购过程都使用四个基本步骤:确定需求、招标、采购和评估。每个步骤可以有多个组件,其中一些组件可能不适用于每次购买。通常,这些步骤是在很短的时间内随意完成的。在其他情况下,每个步骤都是正式的,可能需要相当长的时间。
在采购过程的需求确定阶段,潜在买家评估其需求。这包括确定他想要完成什么,他的支出预算将是什么,需要和想要什么功能。这一步还可能包括产品研究,以发现买方可能没有意识到的可能性和选择。
无论决策是简单到想买午餐,还是复杂到IT经理评估新的集成会计管理系统,都需要确定需求。找午餐的人会很快确定他的需求。他可能知道自己需要食物,想要花一定的钱,午餐时间只有30分钟,想吃沙拉。IT经理在进入下一阶段之前,可能需要与多个方面协商,以确定需求和限制 .
在采购过程的投标阶段,买方研究可用的供应商并要求定价。这可能很简单,因为午餐者用自己的预算确定自己需要光顾一家快餐店,然后在脑海中浏览一张靠近营业地的快餐店名单。IT经理可能会研究可用的软件和供应商,发出提案请求,然后评估投标,以确定最适合其公司需求的软件 .
采购流程的第三阶段是实际采购。对于买午餐的人来说,这就像点餐、在窗口付款和开车离开一样简单。对于IT经理来说,这可能包括谈判定价、获得采购批准、签署合同、接收产品和支付发票
采购过程通常以评估阶段结束。这是买方决定是否进行了良好的购买,以及是否保留产品或再次与供应商开展业务的地方。对于午餐者来说,这意味着吃他的饭并决定它是否好吃。对于IT经理来说,这意味着评估系统在一段时间内的有效性。在某些情况下,该过程的这一阶段可能需要援引担保或保证,甚至可能导致产品退货或要求退款。
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