如何我是否创建电子邮件保留策略？(i create an email retention policy?)
要创建电子邮件保留策略，您首先必须说明编写策略的原因，以符合法律要求、保留业务证明文档或确保重要信息不会丢失。该文件还应解释该政策影响哪些员工，以及包括哪些类型的电子邮件。你还必须决定电子邮件应该保存多长时间；法律可能会要求您将某些电子邮件保留一段特定的时间。指定一名员工负责监控策略有助于确保策略得到正确实施。。
电子邮件保留政策是关于公司希望其员工如何处理电子邮件通信的书面程序。电子邮件保留策略通常说明员工应保留哪些电子邮件、保留多长时间以及如何存储电子邮件。在许多司法管辖区，公司通信（包括电子邮件）必须保留多长时间都有法律要求，因此制定明确的电子邮件保留政策非常重要。
在编写您的政策时，请说明电子邮件保留政策适用于公司的哪些员工。根据最初实施策略的目的，它可能不适用于组织中的每个人。例如，不处理电子通信的仓库员工可能不需要遵守该政策。另一方面，客户服务代表可能需要保留大部分电子邮件。
描述哪些类型的电子邮件通信属于电子邮件保留策略的管理范围。例如，一些公司编写的电子邮件保留策略适用于处理行政、财务、一般和临时事务的电子邮件。您的公司政策可能会专门处理涉及法律要求事项的电子邮件。无论您选择哪一封电子邮件纳入保险单，请确保您对该主题的描述清晰、简洁。
该政策还应说明电子邮件应保留多长时间以及员工应如何保留电子邮件。为了符合记录，您可能有法律义务将客户信函保留五年。除了存储在服务器上的电子邮件存档中，法律还可能要求您打印电子邮件并在客户文件中保留硬拷贝。无论保留这些记录的过程是什么，请确保在编写电子邮件保留策略时详细说明。。
一个好的电子邮件保留策略应该包括负责监控需求的员工的部门或职位。您的公司可能有一个合规部门或员工负责确保公司流程符合法律。这可能是负责监控和实施电子邮件保留策略的自然人。明确说明谁负责管理该政策，以便员工知道在遇到问题时可以求助于谁。
制定政策后，最重要的步骤之一是传播政策。如果必须执行政策的员工不知道该政策的存在，则无法遵守该政策。您可能还想为受影响的员工举行会议或培训课程。这可确保他们收到遵守电子邮件保留策略所需的信息。
- 发表于 2022-01-03 12:21
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- 分类：商业金融
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