精益政府定义了一个机构,通过消除不必要的步骤来满足公众的需求,从而减少繁文缛节。它基于一个简化流程的概念,使政府工作人员能够用更少的资源做更多的事情,并用更少的人员缩短响应时间。随着汽车的大规模生产,这个概念首先出现在制造业。政府机构认识到了这一好处,并开始在公共部门实施这一理念,以提供更好的服务。。
顾问通常协助分析和采用精益政府战略。他们可能会监控现有的功能,以确定花费金钱和浪费时间、延迟向公众提供服务的步骤。根据咨询公司实现精益政府所采用的方法,目标是消除非必要的工作和浪费。
创建精益政府的一种方式是利用任务的连续流动来加速工作。例如,申请建筑许可证的公众通常会等到申请经过几个不同的部门。实施精益政府时,将监控客户需求水平,并调整人员配置以满足该需求。
可以合并部门,以消除许可证从一个部门转移到下一个部门所浪费的时间。接受原始申请的员工可能会接受培训,以便在一个区域内完成许可审批所需的所有步骤。理论上,这减少了完成工作所需的延迟和资源。
精益政府中通常使用的另一个概念围绕着先进先出的概念。对于需要注意的工作,典型的政府程序包含在托盘中。当工作堆积起来时,第一个任务会在堆的底部结束,这会延迟先提交文件的客户的处理。当当天收到的工作在当天得到处理时,它会加快处理速度,并随着工作周的进展消除文书工作的积累。
这一策略还可以使单个员工的工作量标准化。每个员工每天都要对自己的工作负责,而不是工作效率更高、做得更多的员工。在部门内,每个员工都接受培训,以处理客户的请求并毫不拖延地完成任务。通过监控与工作量相关的可用时间,可以调整人员配置水平,以满足客户需求。
精益政府可能会使用六西格玛概念,鼓吹改变当前的做法,从客户的角度来检查服务。它基本上使用数学公式来计算错误的数量,并为错误设定可接受的标准。六西格玛哲学认为缺陷是不可接受的,应该消除错误的来源。
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